O offboarding também abrange fotografias no site e no LinkedIn

Uma saída está hoje surpreendentemente bem organizada. Há listas de verificação para o portátil, para as chaves, para os acessos a dezenas de sistemas. O departamento de recursos humanos vai riscando ponto por ponto e, no último dia, a pessoa está limpamente desligada da empresa. Quase limpamente. Porque uma coisa não consta de nenhuma dessas listas e, por isso, fica por fazer. O rosto.

Enquanto o computador já foi há muito reatribuído, a antiga colega continua a sorrir na página da equipa. O seu retrato está na ficha de contactos, na secção de pessoas de contacto, talvez até num comunicado de imprensa que se encontra facilmente na rede. E no seu perfil profissional pode ainda constar o nome da vossa empresa, apesar de ela já trabalhar noutro sítio há muito. Isto não é um tema secundário. É uma lacuna que ninguém nota até se tornar incómoda.

Porque é que o rosto não consta de nenhuma lista de verificação

A razão é banal e precisamente por isso tão persistente. Bloquear acessos é uma tarefa técnica com uma responsabilidade clara, quase sempre na área de informática. Retirar uma fotografia do site cai numa zona cinzenta entre marketing, informática e recursos humanos, e o que fica entre três cadeiras fica por fazer. Ninguém se sente responsável, portanto nada acontece. A pessoa já saiu há muito, a sua imagem digital permanece.

A isto acresce que uma imagem não dá sinal. Um acesso bloqueado que ainda funciona acaba por dar nas vistas a certa altura. Uma fotografia que fica demasiado tempo online não o faz por si só. Fica simplesmente ali pendurada, silenciosa e paciente, e recorda aos visitantes uma pessoa que já não tem nada a ver com a empresa. Esse silêncio é traiçoeiro, porque torna o problema invisível até que alguém de fora tropece nele.

O prejuízo é maior do que parece

À primeira vista, uma fotografia esquecida parece inofensiva. À segunda, toca em vários pontos delicados de uma só vez. Há o ponto jurídico. O consentimento para a utilização de uma imagem está muitas vezes associado à relação de trabalho, e com o fim desta pode desaparecer também a base para a publicação. Quem continua a mostrar o rosto durante meses depois disso move-se em gelo fino, sobretudo se a pessoa já não o quiser expressamente.

Há o ponto humano. Para muitos, parece errado continuar a servir de garoto-propaganda de uma empresa que deixaram, talvez não em bons termos. A imagem sugere um pertencer que já não existe. E há o ponto comercial. Se um interessado contacta a suposta pessoa de contacto e descobre que ela já saiu há meio ano, toda a vossa apresentação parece desatualizada e desatenta. Um único pormenor semeia dúvidas sobre a atualidade de tudo.

As plataformas também fazem parte disto

A própria presença na web é apenas metade do trabalho. As redes profissionais são o segundo local onde as saídas deveriam tornar-se visíveis, mas muitas vezes não se tornam. Enquanto no perfil de uma antiga pessoa a vossa empresa continuar a figurar como posto atual, cria-se uma imagem distorcida. Para quem está de fora, parece que ela ainda faz parte da equipa. Isto não podem alterar diretamente, porque o perfil pertence à pessoa, mas podem abordá-lo de forma amigável e pedi-lo na conversa de despedida.

Ao contrário, vale a pena olhar para as ligações que vocês próprios controlam. As páginas de empresa nas plataformas listam por vezes os colaboradores, e essa lista envelhece se ninguém a cuidar. Quem sai deveria desaparecer dali tal como novos rostos se juntam. Isto não é uma perseguição a antigos colaboradores, mas simplesmente honestidade sobre a situação atual. Uma equipa mostra quem está lá hoje, não quem lá esteve um dia.

Como tornar a imagem parte fixa da saída

A solução é pouco espetacular. Ponham o rosto na lista de offboarding, mesmo ao lado do portátil e dos acessos. Basta um único ponto, formulado como tarefa clara com responsabilidade clara. Quem remove o retrato do site, da ficha de contactos, das visões gerais internas, e quem aborda o perfil profissional. Assim que pertence a alguém, fica feito. Assim que não pertence a ninguém, fica por fazer. É assim simples a diferença.

Ajuda um pequeno registo que anote onde um rosto surge em todos os sítios. Quem apenas suspeita que a fotografia existe em vários locais ignora com certeza um deles. Quem tem uma lista percorre-a. É precisamente aqui que compensa um arquivo de imagens organizado, no qual seja possível verificar que retrato está em uso e onde. Assim, a busca vaga transforma-se numa execução curta e segura, e ninguém tem de adivinhar se ainda há uma imagem antiga a dormitar algures.

No fim, um offboarding bem feito é também uma questão de decência. Quem sai tem o direito de sair mesmo, com tudo, também com o próprio rosto. As formas modernas, sem estúdio, de criar imagens até facilitam isso, porque os retratos atuais entram rapidamente e preenchem a lacuna que uma saída deixa. Assim, a vossa imagem externa mantém-se honesta. Mostra as pessoas que hoje representam a vossa empresa e deixa as outras partir com dignidade.