Equipas de RH: como evitar o caos das fotografias no onboarding

Conhecem bem aquela sexta-feira à tarde. Na segunda entra alguém novo, o portátil está encomendado, o acesso foi pedido, o e-mail de boas-vindas já está em rascunho. E depois, ao percorrerem a checklist, reparam que há mais uma vez um ponto por resolver que ninguém assume verdadeiramente. A fotografia. Quem a tira, quando, com que câmara e se combina sequer com as dos restantes na página da equipa. Adiam-na para a próxima sessão coletiva, que fica marcada algalgures no outono.

É exatamente assim que nasce o caos das fotografias com que as equipas de RH se debatem ano após ano. Não por descuido, mas porque a fotografia é o único ponto do onboarding que depende de uma logística externa. Tudo o resto conseguem tratar por vós próprios. No caso da imagem, ficam à espera de um fotógrafo, de uma marcação, de bom tempo para a foto no exterior. E como é tão complicado, o campo continua vazio, muitas vezes durante meses.

Porque é que o marcador de posição cinzento mina o vosso onboarding

Imaginem a nova colega no primeiro dia. Faz login na intranet, abre o organograma e procura-se a si própria. Lá está ela, entre uma série de rostos sorridentes, como um contorno cinzento. No chat, ao lado do nome, aparece um símbolo vazio. Na página da equipa exibe-se uma silhueta onde todos os outros têm um retrato. É um pormenor minúsculo. Mas contradiz precisamente a mensagem que todo o vosso onboarding deveria transmitir, ou seja, que era esperada e que pertence por inteiro ao grupo.

Já conheci responsáveis de RH que tinham tudo preparado na perfeição. A caixa de boas-vindas em cima da secretária, a equipa que arranjou um bolo, o mentor já atribuído. E, ainda assim, ficava aquela moldura vazia que, todos os dias de novo, sinalizava que ali faltava algo. Para a pessoa que chega, é como umas boas-vindas semiabertas. Não diz nada, mas repara.

Para o exterior, o efeito é igualmente real. Um candidato que analisa a vossa página da equipa, ou um cliente que quer saber quem é o seu novo interlocutor, vê a falha de imediato. E as falhas fazem duvidar do rigor, sem que ninguém chegue a formular esse pensamento em voz alta.

O verdadeiro problema está na logística, não no orçamento

Se forem honestos ao olhar para isto, a fotografia de onboarding quase nunca falha por dinheiro e quase nunca falha por falta de vontade. Falha na cadeia de marcações. O caminho clássico exige que cada pessoa que entra espere pela próxima grande sessão fotográfica. Numa empresa que contrata cinco ou dez pessoas por trimestre, isso significa que uma parte da equipa anda sempre com o marcador de posição. Teriam de fazer deslocar um fotógrafo por causa de uma única pessoa, e isso não compensa, por isso deixam andar.

A solução de recurso passa então a ser a fotografia rápida com o telemóvel no corredor, diante da parede branca ao lado da fotocopiadora. O resultado, como é óbvio, não combina de forma alguma com as imagens profissionais dos restantes colaboradores. Passam a ter uma fotografia, é certo, mas ela destaca-se como um corpo estranho. Em vez da falha temporal, trouxeram para casa uma quebra de estilo. Ambas as coisas minam a coerência que, à partida, é o que confere a uma equipa aquela impressão de conjunto tão segura de si.

É este o dilema que os RH conhecem tão bem. Ficam entre duas más opções. Ou esperam e suportam o contorno cinzento, ou improvisam e aceitam a quebra de estilo. Ambos os caminhos vos custam algo, e ambos são, no fundo, evitáveis.

Façam da fotografia um ponto de onboarding como qualquer outro

A solução começa com uma atitude. Tratem a fotografia do colaborador como parte fixa do vosso processo de onboarding, tão natural como a atribuição do endereço de e-mail ou a preparação do posto de trabalho. Numa checklist bem feita, ela não fica lá no fundo, em diversos, mas sim logo ao lado dos acessos. O objetivo é claro. No primeiro dia, a pessoa que chega tem um login a funcionar, um posto preparado e uma imagem que combina com o resto da equipa.

Para que isso resulte, a criação da fotografia tem de estar desligada da marcação. Enquanto estiverem à espera de um fotógrafo, este ponto continua a ser sempre o estrangulamento. Assim que a fotografia passa a ser uma coisa que conseguem tratar por vós próprios e de imediato, o problema desaparece. Sem sessão coletiva, sem depender do tempo, sem meses de espera. A imagem nasce no dia do onboarding e está no sistema à tarde.

O efeito secundário é maior do que imaginam. Uma equipa a que conseguem associar de imediato um rosto cresce em conjunto mais depressa. Em equipas distribuídas, em que talvez nunca se encontrem pessoalmente, a fotografia é muitas vezes a única referência de quem está do outro lado da mensagem. Uma imagem em falta não é ali cosmética, mas sim uma verdadeira barreira à colaboração.

O que um fluxo de fotografias sem atritos significa para os RH

Pensem por um momento em quanto trabalho silencioso este único ponto consome. Andar atrás do fotógrafo, lembrar as chefias, gerir a lista de espera até à próxima sessão, entregar mais tarde a imagem em falta e integrá-la no sistema. São todas pequenas tarefas que ninguém tem na descrição de funções e que, ainda assim, aterram regularmente na vossa secretária. Um processo que trata da fotografia de imediato liberta-vos precisamente deste atrito recorrente.

E não se trata apenas de eficiência. Um onboarding bem conseguido é uma promessa às pessoas que quiseram conquistar. Cortejaram-nas, talvez contra outras propostas. O primeiro dia é o momento em que se revela se cumprem aquilo que o processo de recrutamento prometeu. Quem, desde o primeiro instante, está plenamente visível, no chat, no organograma, no site, sente que chegou. Quem começa como marcador de posição fica sempre um pouco em estado de espera.

A boa notícia é que esta barreira está hoje mais baixa do que nunca. Onde antes era obrigatória uma sessão de estúdio para cada nova entrada, os caminhos modernos e sem estúdio permitem criar um retrato uniforme em minutos, logo no primeiro dia de trabalho. Assim cai a última desculpa para deixar alguém entrar no novo ano como um contorno cinzento. A fotografia é demasiado importante para voltar a ser adiada para o outono.