Fotografias empresariais conformes com o RGPD exigem processos claros

Existe uma ilusão cómoda em que muitas empresas caem. Julga-se que uma fotografia já está em ordem quando ninguém se opõe e todos sorriem simpaticamente. Esta ideia é encantadora e, infelizmente, errada. A segurança jurídica nas fotografias de colaboradores não nasce do ambiente, mas sim da estrutura. Não é um sentimento, é um procedimento, e esse procedimento tem de ser tão claro que até seja compreendido por alguém que nunca ouviu falar de proteção de dados.

O aspeto positivo é que aqui não se trata de magia jurídica. Trata-se de organização. Quem consentiu para quê, onde é que isso está registado e o que acontece quando algo muda. Estas perguntas soam prosaicas, mas é precisamente a sua resposta prosaica que vos protege. Um processo bem feito não é um monstro burocrático. É o seguro que mais tarde vos poupa surpresas desagradáveis.

O consentimento é mais do que um aceno de cabeça

O erro mais frequente começa logo no início. Alguém tira uma fotografia, a pessoa acena simpaticamente com a cabeça e todos partem do princípio de que basta. Não basta. Um consentimento sólido é concreto, voluntário e verificável. Concreto significa que a pessoa sabe para que fim a sua imagem será usada, para o site, para sistemas internos, para apresentações. Voluntário significa que ninguém se sente pressionado, sobretudo numa relação de dependência como a que existe com o empregador.

Verificável é o ponto que muitos esquecem. Devem conseguir comprovar que o consentimento foi dado e em que medida. Um sim verbal no corredor desaparece com o tempo e, em caso de litígio, fica a palavra de um contra a palavra de outro. Registem, portanto, por escrito ou em formato digital, sem alarido, mas de forma inequívoca. E lembrem-se de que um consentimento é revogável. Quem hoje aceita pode amanhã decidir de outra forma, e o vosso processo tem de ter uma resposta para isso.

A finalidade vincula, e vincula de forma estreita

Há um princípio que atravessa todo o direito da proteção de dados e que é surpreendentemente razoável. Os dados só podem ser usados para a finalidade para a qual foram recolhidos. Uma fotografia que alguém autorizou para a lista de contactos interna não deve ir parar, sem que lhe perguntem, a um cartaz publicitário público. Isto parece óbvio, mas é violado constantemente, quase sempre por comodidade. Como já se tem a imagem, usa-se em todo o lado.

É precisamente aqui que reside um perigo silencioso. Um retrato migra da wiki interna para a página de carreiras, daí para uma brochura, depois para uma campanha nas redes sociais. A cada passo afasta-se da finalidade original e, a certa altura, um rosto está num contexto ao qual a pessoa nunca deu autorização. Um bom processo impede este desvio, ao registar para que fim cada imagem se destina e ao respeitar esse limite. A limitação da finalidade não é uma amarra, é uma proteção contra o próprio excesso.

O que acontece quando alguém sai

Há um momento que quase todos os processos esquecem e que mais tarde se torna particularmente desagradável. A saída. Um colaborador deixa a empresa e a sua imagem permanece. Na página da equipa, na antiga newsletter, em apresentações que ainda circulam. Isto é delicado do ponto de vista jurídico e humano, porque com a saída desaparece muitas vezes a base para a utilização. Um rosto que já não pertence à empresa também não deveria continuar a fazer publicidade por vocês.

Um procedimento bem pensado prevê o fim desde o início. Onde é que a imagem desta pessoa está guardada e como a retiram de forma fiável de novo. Isto pressupõe que saibam onde as vossas imagens estão sequer, e é surpreendente como poucas empresas o sabem. Quem desconhece o paradeiro das suas fotografias também não as consegue remover de forma limpa em caso de necessidade. A possibilidade de eliminação não é, por isso, um tema técnico secundário, mas sim a espinha dorsal de um manuseamento sério.

Um processo que sobrevive ao dia a dia

O melhor processo de proteção de dados não serve de nada se existir apenas numa pasta que ninguém abre. Tem de sobreviver ao dia a dia, e isso significa que tem de ser simples. Poucos passos claros, formulados de forma compreensível, integrados no fluxo normal. Quando entra uma pessoa nova, o consentimento faz parte do acolhimento. Quando alguém sai, a eliminação faz parte do processo de saída. Assim, uma tarefa especial e maçadora transforma-se em algo evidente.

Importante é também que a responsabilidade tenha um nome. Um processo pelo qual ninguém se sente responsável evapora-se. Definam quem gere os consentimentos, quem mantém a visão geral das imagens e quem decide em caso de dúvida. Não tem de ser um cargo importante, basta que haja clareza. Uma empresa em que toda a gente sabe a quem se dirigir em questões de imagem trabalha de forma mais tranquila e mais segura do que uma em que todos apontam vagamente para os outros.

No fim, a mensagem é simples. Fotografias empresariais juridicamente seguras não são fruto do acaso, mas o resultado de um procedimento que concebem de forma consciente. Existem hoje formas modernas, sem estúdio, de criar retratos a partir de selfies, e as melhores delas tornam-vos fácil, e não difícil, obter o consentimento e eliminar as imagens. Quem leva o processo a sério ganha em dobro. Protege as suas pessoas e protege-se a si próprio.