Team Operations: pensare finalmente le foto dei dipendenti come un processo scalabile

Riconoscete un processo scadente già da lontano. Dipende da una singola persona, vive di passaparola invece che di regole, e funziona bene esattamente fino a quando il volume resta piccolo. Appena diventa più grande crolla sotto il peso e nessuno l'ha visto arrivare, anche se era evidente. Un processo proprio così è, in quasi ogni organizzazione, la foto dei dipendenti.

Con dodici persone non si nota. Lì l'assistente fa in fretta un paio di foto e, se ne manca una, si chiede al volo. Con duecento persone su tre sedi e continuo ricambio, da questa soluzione a passaparola nasce un problema di qualità dei dati che attraversa ogni sistema. Guardiamola una volta come guardate voi i processi. Con lucidità, lungo throughput, fonti di errore e standardizzazione.

Il classico processo non scalabile

Un processo scalabile ha un paio di caratteristiche che sapreste elencare nel sonno. È indipendente dalle singole persone. A parità di input fornisce sempre lo stesso output. Non diventa più costoso in modo lineare quando il volume cresce. E ha punti di consegna definiti, in cui è chiaro chi fa cosa. La classica foto del dipendente viola ognuna di queste caratteristiche.

Dipende da una persona, di solito quella in ufficio che per caso ha una macchina fotografica. L'output oscilla a seconda della luce del giorno, dell'umore e dello sfondo. Diventa più costoso con ogni sede, perché ovunque dovete organizzare separatamente. E la consegna è poco chiara, per cui le foto si perdono regolarmente tra HR, IT e comunicazione. Chi dovrebbe caricare la foto aggiornata nel sistema, e in quale risoluzione poi. Spesso non lo sa nessuno con precisione.

Il risultato lo conoscete dai dati. Foto mancanti, formati disomogenei, scatti superati di persone che ormai hanno tutt'altro aspetto. Ognuno di questi è una piccola ferita nella qualità dei dati, e nell'insieme danno una presenza che appare poco professionale, benché l'organizzazione stessa lavori in modo altamente professionale. È esattamente il tipo di contraddizione che in una revisione di processo vi salta subito all'occhio.

Dove il processo si rompe concretamente

Se misurate onestamente, trovate sempre gli stessi punti di rottura. Il primo è il momento dell'onboarding. Le persone iniziano di continuo, non in blocco, e ordinare un fotografo per ogni singola persona non conviene. Quindi accumulate, e nell'attesa la persona gira con un segnaposto grigio. Per settimane, a volte per mesi.

Il secondo punto di rottura è la coerenza tra le sedi. Zurigo fotografa diversamente da Ginevra, il team esterno all'estero ancora diversamente. Alla fine ottenete tre mondi di immagini che nella directory comune stanno uno accanto all'altro e stonano. Il terzo è l'aggiornamento. Una foto scattata una volta invecchia, ma non c'è nessun innesco che avvii un nuovo scatto. E allora resta lì semplicemente, finché non diventa imbarazzante.

Questi tre punti hanno una cosa in comune. Non si rompono per gli errori delle singole persone, ma perché il processo è fin dall'inizio manuale e dipendente dagli eventi. Un processo manuale che vive di rare azioni collettive non può proprio rappresentare il cambiamento continuo. Voi trattate un compito continuo come un progetto una tantum, e questo si paga a ogni nuova assunzione.

Standardizzare senza disumanizzare

La soluzione non è togliere la persona dalla foto, ma togliere l'arbitrarietà dal processo. Standardizzare qui significa che cornice, formato, risoluzione e qualità sono fissati, mentre la persona stessa resta libera. Un buon standard è come un template aziendale. Vi toglie le decisioni sempre uguali e lascia spazio a ciò che deve restare individuale.

Fondamentale è l'idea del self service. Un processo scalabile sposta l'acquisizione lì dove può avvenire senza coordinamento, cioè alla persona stessa. Lei fornisce l'input, il sistema garantisce una qualità uniforme, voi mantenete l'approvazione. Così disaccoppiate il throughput dalla vostra stessa capacità. Che la settimana prossima inizino cinque o cinquanta persone, per il processo non fa più alcuna differenza.

Il processo che cresce insieme a voi

Alla fine è la stessa domanda di ogni sistema che costruite. Scala insieme quando l'organizzazione cresce, oppure diventa un freno. Un processo fotografico basato su appuntamenti collettivi e passaparola diventa garantito un freno, perché diventa più costoso e oneroso in modo lineare. Un processo in cui ogni persona arriva da sé a un risultato coerente cresce invece senza sforzo.

È proprio qui che entrano in gioco le moderne soluzioni senza studio, che da un selfie generano un'immagine professionale e uniforme e si agganciano in modo pulito ai flussi esistenti. Non dovete impostarlo come un grande progetto. Basta trattare la foto una volta come ogni altro processo di cui siete responsabili. Misurate il costo reale, trovate i punti di rottura e sostituite ciò che per struttura non scala. Il resto viene da sé.