Team di comunicazione: le foto per la stampa non vanno improvvisate

Venerdi pomeriggio, ore 16. Chiama una redattrice economica: sta scrivendo un ritratto della vostra amministratrice delegata e l'articolo va online lunedi. Le serve entro stasera un'immagine stampabile, almeno 300 dpi, orizzontale sarebbe l'ideale. Voi dite di si, ovviamente, e riattaccate. Poi aprite la cartella delle immagini. E dentro trovate: uno screenshot pixelato di una videochiamata, una foto di gruppo della festa di Natale con una spalla tagliata a meta e un ritratto del 2019 in cui la direttrice porta ancora i vecchi occhiali e sembra un'altra persona. Benvenuti nella quotidianita di molti uffici comunicazione.

Il lavoro con la stampa vive di velocita e di affidabilita. Una redazione che vi chiede un'immagine una volta e riceve solo scuse, la volta dopo la chiede altrove. E la foto che alla fine finisce sul giornale o sul portale di news plasma l'idea che migliaia di lettrici si fanno della vostra azienda, senza che voi possiate piu incidere sul testo. Tanto piu amaro se quell'unica immagine e frutto del caso.

L'immagine viaggia piu lontano di quanto pensiate

Una foto per la stampa non e come un'immagine sul vostro sito, che potete sostituire quando volete. Una volta uscita, vive di vita propria. La redazione la archivia, altri media la riprendono, riaffiora anni dopo in un contesto del tutto diverso. Una sola foto debole puo accompagnarvi per mezza decade, e voi non avete piu alcun controllo su di essa.

Immaginate che la vostra azienda finisca all'improvviso sotto i riflettori. Magari in positivo: una grande commessa, un premio. Magari in modo delicato: un richiamo, una crisi. In entrambi i casi le giornaliste afferrano la prima immagine che trovano. Se non ne avete fornita una buona, ne prendono una qualsiasi dalla rete. E cosi accanto al titolo compare un'istantanea poco vantaggiosa che voi non avreste mai autorizzato. Proprio nel momento in cui tutti guardano.

Per questo un archivio fotografico curato e aggiornato fa parte della dotazione di base di ogni team di comunicazione, non e un optional. E la vostra assicurazione contro il momento in cui bisogna fare in fretta.

Cosa serve davvero a una redazione

Le giornaliste ragionano in formati e in secondi. Non hanno tempo per scontornare la vostra immagine, schiarirla o ritagliarla. Quello che serve loro e una foto che funzioni subito. Alta risoluzione, sfondo neutro e pulito, un volto ben illuminato e chiaramente riconoscibile. L'ideale e fornire sia il formato verticale sia quello orizzontale, perche nessuno sa in anticipo come verra costruita la pagina.

Altrettanto importante e l'attualita. Una foto in cui la persona sembra nettamente piu giovane che nella realta strappa un fastidioso aggrottare di fronte al lettore che magari conosce la direttrice da un evento. Mina la vostra credibilita nel piccolo. Un'immagine per la stampa deve mostrare la persona com'e oggi, non com'era tre promozioni fa.

E poi l'uniformita nel team dirigenziale. Se inviate un comunicato sulla nuova doppia guida aziendale e i due ritratti vengono palesemente da mondi diversi, uno asettico da studio, l'altro scattato in giardino, l'effetto e poco professionale. Un redattore che li affianca nota subito la frattura, e con lui il pubblico.

Un archivio fotografico degno di questo nome

Molti uffici comunicazione le foto le hanno da qualche parte, ma senza un sistema. Le immagini sono sparse su dischi di rete, negli allegati delle mail, in vecchie presentazioni. Nessuno sa al volo qual e il ritratto attuale e autorizzato della responsabile marketing. Nel momento critico perdete minuti preziosi a cercare, mentre la scadenza incombe.

Un buon kit stampa cambia le cose. Per ogni persona rilevante un ritratto aggiornato in piu formati, con un nome chiaro, in un unico posto che trovi anche chi vi sostituisce quando siete in ferie. In piu una breve nota su chi appare nell'immagine e sul fatto che l'uso e libero. Sembra banale, ma proprio nei momenti di stress fa risparmiare parecchi nervi.

Il punto debole e la manutenzione. Appena l'archivio e pronto, qualcuno cambia in direzione, arriva una nuova responsabile di area, un portavoce va in pensione. E subito avete di nuovo dei buchi. Un unico servizio fotografico con tutta la dirigenza e costoso e complicato dal punto di vista organizzativo, e invecchia dal giorno in cui il fotografo lascia lo studio.

Essere pronti invece di improvvisare

Il vero cambio di mentalita e questo: le foto per la stampa non sono un compito che sbrigate quando qualcuno le chiede. Sono un compito che sbrigate prima che qualcuno le chieda. Chi inizia a cercare solo alla telefonata della giornalista ha gia perso. Chi puo dire con calma le mando l'immagine tra cinque minuti conquista fiducia e chiamate future.

Perche questo vantaggio non crolli a ogni cambio di personale, vale la pena guardare a strade moderne, senza studio. Oggi da un semplice selfie si puo generare un ritratto professionale e uniforme, senza che la nuova responsabile comunicazione debba prima bloccare un appuntamento fotografico. Cosi tenete il vostro kit stampa sempre aggiornato e coerente, anche quando i piani alti sono in movimento. Alla fine conta solo una cosa: alla prossima chiamata delle 16 non vi mettete a sudare, perche l'immagine giusta e gia pronta.