Отделам кадров: как избавиться от фотохаоса при онбординге

Вам знаком этот вечер пятницы. В понедельник выходит новый сотрудник, ноутбук заказан, доступы запрошены, приветственное письмо готово в черновиках. И тут, пробегая глазами по чек-листу, вы замечаете, что снова остался один пункт, за который толком никто не отвечает. Фотография. Кто её сделает, когда, какой камерой и подойдёт ли она вообще к остальным на странице команды. Вы откладываете это до следующей общей фотосессии, а она состоится где-то ближе к осени.

Именно так и возникает тот самый фотохаос, с которым отделы кадров борются из года в год. Не из-за небрежности, а потому что фотография остаётся единственным пунктом онбординга, который зависит от внешней логистики. Всё остальное вы можете сделать сами. А с фотографией вы ждёте фотографа, ждёте свободного окна в графике, ждёте хорошей погоды для съёмки на улице. И поскольку всё это так хлопотно, поле остаётся пустым, нередко месяцами.

Почему серая заглушка подрывает ваш онбординг

Представьте новую коллегу в её первый день. Она заходит в корпоративный портал, открывает оргструктуру и ищет себя. И вот она стоит среди множества улыбающихся лиц серым силуэтом. В чате рядом с её именем появляется пустая иконка. На странице команды красуется контур там, где у всех остальных портрет. Это крошечная деталь. Но она напрямую противоречит той мысли, которую должен транслировать весь ваш онбординг, а именно что её ждали и что она полностью своя.

Я встречал руководителей отделов кадров, у которых всё было подготовлено идеально. Приветственный набор стоял на столе, команда позаботилась о торте, наставник был назначен. И всё же оставалась эта пустая рамка, которая каждый день заново давала понять: здесь ещё чего-то не хватает. Для нового человека это ощущается как наполовину распакованный приём. Она ничего не говорит, но замечает это.

Вовне эффект столь же реален. Соискатель, который изучает вашу страницу команды, или клиент, который хочет знать, кто его новый контактный человек, сразу видит этот пробел. А пробелы заставляют усомниться в вашей основательности, даже если эту мысль никто никогда не произнесёт вслух.

Настоящая проблема кроется в логистике, а не в бюджете

Если посмотреть честно, фотография при онбординге почти никогда не срывается из-за денег и почти никогда из-за нежелания. Она срывается из-за цепочки согласований по времени. Классический путь требует, чтобы каждый новичок ждал следующей большой фотосессии. В компании, которая нанимает пять или десять человек за квартал, это означает, что часть команды постоянно ходит с заглушкой. Ради одного человека вам пришлось бы вызывать фотографа, а это не окупается, поэтому вы этого не делаете.

Тогда за неимением лучшего в ход идёт быстрое фото на телефон в коридоре, у белой стены рядом с копиром. Результат, разумеется, никак не сочетается с профессиональными снимками остальных сотрудников. Фотография у вас теперь есть, но она бросается в глаза как чужеродный элемент. Вместо пробела во времени вы получили разрыв в стиле. И то, и другое подрывает единство, которое как раз и придаёт команде уверенный целостный вид.

В этом и состоит та самая загвоздка, которую отдел кадров знает так хорошо. Вы оказываетесь между двумя плохими вариантами. Либо ждать и терпеть серый контур, либо импровизировать и мириться со стилевым разрывом. Оба пути чего-то вам стоят, и оба на самом деле можно обойти.

Сделайте фотографию таким же пунктом онбординга, как любой другой

Решение начинается с установки. Относитесь к фотографии сотрудника как к неотъемлемой части процесса онбординга, так же само собой разумеющейся, как выдача рабочей почты или обустройство рабочего места. В аккуратном чек-листе она стоит не в самом низу под рубрикой «прочее», а сразу рядом с доступами. Цель ясна. В первый же день у нового человека есть работающий логин, обустроенное место и фотография, которая сочетается с остальной командой.

Чтобы это получилось, создание фотографии нужно отвязать от расписания. Пока вы ждёте фотографа, этот пункт всегда будет узким местом. Как только фотография превращается в то, что вы можете сделать сами и сразу, проблема исчезает. Никаких общих фотосессий, никакой зависимости от погоды, никаких месяцев ожидания. Снимок делается в день онбординга и уже к обеду оказывается в системе.

Побочный эффект больше, чем вы думаете. Команда, где каждому лицу сразу можно сопоставить имя, срастается быстрее. В распределённых командах, где люди, возможно, никогда не встречаются лично, фотография часто становится единственной зацепкой, кто же там сидит на другом конце сообщения. Отсутствующий снимок в таком случае вовсе не косметика, а реальный барьер для совместной работы.

Что означает для отдела кадров отлаженный процесс с фотографиями

Задумайтесь на секунду, сколько тихой работы съедает этот один пункт. Напоминания фотографу, напоминания руководителям, ведение списка ожидания до следующей сессии, последующее досылание снимков и внесение их в систему. Всё это множество мелких задач, которых нет ни в чьей должностной инструкции и которые тем не менее регулярно оказываются на вашем столе. Процесс, при котором фотография решается сразу, снимает с вас как раз эту постоянно возвращающуюся возню.

И речь не только об эффективности. Продуманный онбординг служит обещанием людям, которых вы хотели заполучить. Вы их добивались, возможно, в конкуренции с другими предложениями. Первый день становится тем моментом, когда выясняется, держите ли вы слово, данное в процессе найма. Тот, кто с первой минуты полностью виден, в чате, в оргструктуре, на сайте, чувствует, что пришёл по-настоящему. А тот, кто стартует заглушкой, отчасти остаётся в подвешенном состоянии.

Хорошая новость в том, что сегодня этот барьер как никогда низок. Там, где раньше для каждого новичка была неизбежна студийная съёмка, современные подходы без студии позволяют создать единый портрет за считанные минуты, прямо в первый рабочий день. Так отпадает последняя отговорка, чтобы отправлять человека в новый год серым контуром. Фотография слишком важна, чтобы снова откладывать её до осени.