Versionar fotos de colaboradores parece aborrecido, mas ajuda

Comecemos com uma imagem que provavelmente conhecem. Alguém pergunta no chat pela fotografia atual de uma colega para a newsletter. Cinco minutos depois estão quatro ficheiros na pasta. Um chama-se Retrato_final, outro Retrato_final_2, outro Retrato_FINAL_novo e outro simplesmente Cópia de Imagem. Já ninguém sabe qual deles é o certo. Então alguém pega simplesmente no de cima. E é assim que uma fotografia de dois anos vai parar à newsletter, na qual a colega ainda tem outro penteado e está sentada num escritório que há muito deixou de existir.

Versionar soa a um tema para programadores e arquivos de pastas. A algo que se faz quando não há mais nada para fazer. E, no entanto, é no fundo uma pergunta perfeitamente banal. Como sabeis qual é a imagem válida. Quem não consegue responder a esta pergunta perde, todos os meses, um bocadinho de controlo sobre o próprio rosto para o exterior. E o rosto para o exterior é mais caro do que a maioria pensa.

O problema não começa na foto, mas no nome do ficheiro

Imaginem uma empresa com quarenta pessoas. Cada uma tem uma fotografia. Parece manejável. Ora, o site precisa de uma imagem quadrada, a intranet de uma redonda, a assinatura de uma pequena, o dossiê de imprensa de uma grande. De quarenta fotografias tornam-se depressa duzentos ficheiros. E como ninguém tem um sistema, estão espalhados. Numa unidade de disco, num histórico de chat, nas transferências de três computadores diferentes.

Agora uma pessoa muda de departamento. Recebe uma fotografia nova, porque na antiga ainda usa a camisola da equipa anterior. Trocais a imagem no site. Pronto, pensais. Mas na assinatura ainda está colada a antiga. Na intranet também. E no dossiê de imprensa que na semana passada seguiu para um jornalista, mais ainda. Existem agora duas verdades sobre o mesmo rosto, e ambas circulam ao mesmo tempo.

O erro raramente está na fotografia em si. Está no facto de ninguém ter definido qual o ficheiro que é o único válido e onde ele se encontra. Uma imagem sem nome claro e sem lugar fixo é como um documento sem data. Pode usar-se, mas não se pode confiar nela.

O que versionar quer dizer, afinal

Versionar não é nada de técnico, se o entenderem bem. É um acordo. Estabeleceis que, para cada pessoa, existe exatamente uma imagem atual. Essa imagem tem um nome inequívoco que revela a pessoa, a data e a finalidade. As versões mais antigas não desaparecem, migram para uma pasta de arquivo claramente identificada. Assim mantém-se rastreável o que era válido e quando, sem que as versões antigas vos continuem a atrapalhar.

Um bom esquema reconhece-se por uma pessoa estranha perceber, ao fim de dez segundos, o que se pretende. Apelido, nome próprio, data da fotografia, depois a finalidade, como Web ou Impressão. Quem o fizer com consequência nunca mais tem de adivinhar. E, mais importante ainda, ninguém tem de perguntar. Isso não só poupa tempo, como evita o género silencioso de erro que ninguém repara até se tornar visível lá fora.

O belo efeito secundário é a fiabilidade. Se sabeis que na pasta Atual está sempre exatamente a versão válida, podeis pegar de olhos fechados. Já não tendes de comparar, nem de ponderar, nem de perguntar à colega se é agora esta a imagem nova. Pegais simplesmente no que ali está. Esta tranquilidade vale mais do que qualquer estrutura de pastas arrumada por si só.

O momento em que realmente dói

Um exemplo da vida real. Uma colaboradora deixa a empresa não em bons termos. Quer que a sua imagem desapareça de todos os pontos públicos, e tem todo o direito a isso. Começa agora a busca. Site, feito. Página da equipa, feito. Mas onde está a fotografia em todos os outros sítios. Em que apresentação antiga, em que PDF, em que landing page de uma campanha de há um ano. Sem versionamento, isso torna-se uma caça ao tesouro de desfecho incerto. Com versionamento, é uma lista que ides percorrendo.

A mesma dor experimentais num rebranding. A empresa recebe um novo visual, novos fundos, uma nova linguagem visual. Todas as fotografias têm de ser trocadas. Se sabeis onde cada imagem é usada e qual a versão atual, torna-se uma mudança ordenada. Se não, ainda meses depois surgem imagens antigas que já deviam ter desaparecido. Nada parece mais pouco profissional do que uma nova apresentação com os restos mortais da antiga.

Há um teste simples para a própria empresa. Perguntai-vos quanto tempo precisaríeis para, de uma única pessoa, encontrar e substituir todas as fotografias publicamente visíveis. Se a resposta honesta for meio dia, não tendes um problema de fotografia. Tendes um problema de organização, e ele custa-vos, a cada alteração, de novo.

Como se começa, sem transformar isto num projeto

Não tendes de arrancar com um grande sistema. Uma pasta partilhada chega perfeitamente para o início. Lá dentro, duas subpastas, uma para as imagens atuais, outra para o arquivo. Ao lado, um breve documento que explica a regra de nomes, para que também os novos a compreendam de imediato. E uma lista simples que regista que imagem está em uso e onde. Mais do que isso não é preciso ao começo.

Importante é só que todos a cumpram. Um sistema que metade da equipa ignora é pior do que nenhum, porque cria uma falsa segurança. Designai uma pessoa que cuide da pasta. Não como fiscal, mas como aquela junto de quem, na dúvida, está a verdade. Esta única responsabilidade substitui dez discussões no chat.

E se estais mesmo agora a pensar em como montar as vossas imagens de raiz, novas e uniformes, vale a pena um segundo pensamento. As vias modernas e sem estúdio para fotografias profissionais de colaboradores fornecem muitas vezes as imagens já bem nomeadas e em vários recortes. Assim, metade do esforço de organização desaparece antes de surgir. Versionar continua a ser aborrecido, ainda assim. Só que da boa maneira, aquela que nunca mais vos deixa mal.