Equipas de Operations: pensar finalmente as fotografias dos colaboradores como um processo escalável

Vocês reconhecem um mau processo à distância. Depende de uma única pessoa, vive de recados em vez de regras e funciona bem exatamente enquanto o volume se mantém pequeno. Assim que cresce, colapsa sob a carga e ninguém o viu chegar, apesar de ser óbvio. É exatamente assim o processo da fotografia do colaborador em quase todas as organizações.

Com doze pessoas isso não dá nas vistas. A assistência tira depressa umas quantas imagens e, se faltar uma, pergunta-se rapidamente. Com duzentas pessoas em três localizações e rotatividade constante, esta solução de recado transforma-se num problema de qualidade de dados que se estende por todos os sistemas. Vamos olhar para isto tal como olham para os processos. De forma serena, ao longo do débito, das fontes de erro e da normalização.

O clássico processo não escalável

Um processo escalável tem algumas propriedades que enumeram a dormir. É independente de pessoas individuais. Com o mesmo input entrega sempre o mesmo output. Não fica linearmente mais caro quando o volume aumenta. E tem pontos de passagem definidos, em que é claro quem faz o quê. A fotografia clássica do colaborador viola cada uma destas propriedades.

Depende de uma pessoa, normalmente a do escritório, que por acaso tem uma câmara. O output oscila conforme a luz do dia, a disposição e o fundo. Fica mais caro a cada localização, porque têm de organizar tudo em separado em todo o lado. E a passagem é pouco clara, razão pela qual as imagens se perdem regularmente entre RH, TI e Comunicação. Quem é que deve colocar a fotografia atual no sistema, e em que resolução afinal. Muitas vezes ninguém sabe ao certo.

O resultado conhecem-no dos dados. Imagens em falta, formatos inconsistentes, fotografias antigas de pessoas que já têm outro aspeto. Cada uma delas é uma pequena ferida na qualidade dos dados e, no conjunto, resultam numa imagem que parece pouco profissional, apesar de a própria organização trabalhar de forma altamente profissional. É precisamente o tipo de contradição que vos salta à vista de imediato numa revisão de processos.

Onde o processo quebra em concreto

Se medirem com honestidade, encontram sempre os mesmos pontos de rutura. O primeiro é o momento do onboarding. As pessoas começam de forma contínua, não em grupo, e contratar um fotógrafo para cada pessoa individual não compensa. Por isso juntam vários, e durante a espera a pessoa anda por aí com um marcador cinzento. Durante semanas, por vezes meses.

O segundo ponto de rutura é a consistência entre localizações. Zurique fotografa de forma diferente de Genebra, a equipa externa no estrangeiro de outra forma ainda. No fim ficam com três universos de imagem que aparecem lado a lado no diretório comum e não combinam. O terceiro é a atualização. Uma imagem tirada uma vez desatualiza-se, mas não há qualquer gatilho que despolete uma nova fotografia. Por isso fica mesmo, até se tornar embaraçoso.

Estes três pontos têm uma coisa em comum. Não quebram por erros de pessoas individuais, mas porque o processo é, desde o início, manual e dependente de acontecimentos. Um processo manual que vive de raras ações coletivas não consegue sequer refletir a mudança contínua. Vocês tratam uma tarefa contínua como um projeto único, e isso cobra a fatura a cada nova contratação.

Normalizar sem desumanizar

A solução não é tirar a pessoa da imagem, mas tirar a arbitrariedade do processo. Normalização significa aqui que o enquadramento, o formato, a resolução e a qualidade estão definidos, enquanto a própria pessoa permanece livre. Um bom padrão é como um modelo corporativo. Poupa-vos as decisões sempre iguais e deixa espaço para aquilo que deve ser individual.

O importante é a ideia de autosserviço. Um processo escalável transfere a captação para onde ela pode acontecer sem coordenação, ou seja, para a própria pessoa. Ela fornece o input, o sistema garante uma qualidade uniforme, vocês mantêm a aprovação. Assim desacoplam o débito da vossa própria capacidade. Se na próxima semana começarem cinco ou cinquenta pessoas deixa de fazer qualquer diferença para o processo.

O processo que cresce convosco

No fim, trata-se da mesma pergunta de qualquer sistema que constroem. Escala junto quando a organização cresce, ou torna-se um travão. Um processo de fotografia que assenta em sessões coletivas e recados torna-se garantidamente um travão, porque fica linearmente mais caro e mais trabalhoso. Já um processo em que cada pessoa chega sozinha a um resultado consistente cresce sem esforço.

É precisamente aqui que entram as soluções modernas, sem estúdio, que geram a partir de uma selfie uma imagem profissional e uniforme e se encaixam de forma limpa nos fluxos existentes. Não têm de montar isto como um grande projeto. Basta tratar a fotografia uma vez como qualquer outro processo pelo qual são responsáveis. Meçam o esforço real, encontrem os pontos de rutura e substituam aquilo que por natureza não escala. O resto surge por si.