Notion, Asana, HubSpot: as ferramentas internas também precisam de boas fotos

Existe um duplo critério curioso na forma como se lida com as fotografias dos colaboradores. Para o site e para o LinkedIn, muitas empresas esforçam-se imenso. Aí, tudo tem de brilhar. Mas assim que se trata das ferramentas onde o verdadeiro trabalho acontece, o cuidado desaparece de repente. No Notion, no Asana ou no HubSpot circulam as mesmas pessoas, só que as suas imagens passam subitamente a ser um pormenor secundário. Não faz sentido nenhum quando se pensa um pouco no assunto.

Afinal, onde é que a vossa equipa passa mais tempo? Não é na própria página de apresentação. Não é no LinkedIn. É precisamente nestas ferramentas internas, onde se distribuem tarefas, se redigem documentos e se cultivam os contactos com os clientes. É aí que as pessoas se cruzam o dia inteiro com pequenas fotografias de perfil. E é justamente onde a colaboração real acontece que os rostos estão pior tratados. É essa a verdadeira ironia.

O lugar onde o trabalho realmente acontece

Peguem numa ferramenta de tarefas como o Asana. Cada tarefa tem um responsável e, ao lado de cada nome, aparece uma pequena imagem. Vocês veem estas imagens constantemente, quando percorrem os projetos, verificam responsabilidades ou atribuem uma tarefa. São a linguagem visual através da qual a responsabilidade se torna visível na equipa. Um rosto transforma uma atribuição numa pessoa que se conhece.

No Notion passa-se o mesmo. Quem editou esta página pela última vez, quem deixou o comentário, quem está a trabalhar no documento. Por toda a parte, minúsculos avatares que vos acompanham ao longo do dia. E no HubSpot vai-se ainda mais longe, porque aí os vossos rostos não surgem apenas internamente. Aparecem junto aos contactos, aos negócios, à comunicação com os clientes. Algumas destas vistas são vistas também por pessoas de fora.

Todas estas ferramentas têm uma coisa em comum. Mostram continuamente pequenas imagens de pessoas. E porque são tão quotidianas, moldam a sensação de colaboração com mais força do que qualquer página reluzente que talvez se abra uma vez por mês. É o dia a dia que forma a cultura, não a montra.

Porque o descuido sai caro

Poderia objetar-se que as ferramentas internas são, afinal, internas e que aí a exigência não é assim tão relevante. Este raciocínio subestima duas coisas. Em primeiro lugar, a fronteira entre dentro e fora já é permeável há muito tempo. Clientes são convidados para espaços de projeto, parceiros recebem acesso a quadros partilhados, um histórico de contacto no HubSpot é partilhado durante uma reunião com um cliente. Aquilo que julgam ser puramente interno é, surpreendentemente vezes, visto também por estranhos.

Em segundo lugar, o descuido também produz efeitos para dentro. Uma equipa cujas ferramentas estão cheias de espaços reservados cinzentos e selfies tortas envia a cada novo colega uma mensagem discreta. Aqui não se leva as coisas muito a sério. Essa mensagem enraíza-se sem nunca ser dita. Baixa imperceptivelmente a exigência de cuidado, e precisamente num sítio onde o cuidado deveria estar visível todos os dias.

Considero este um ponto subestimado. As empresas investem em processos elaborados e software caro para colaborar melhor e esquecem-se, nesse processo, do que há de mais humano de todos. Nomeadamente, que as pessoas trabalham mais facilmente umas com as outras quando têm um rosto à sua frente. Um avatar bem tratado não é uma questão de cosmética. É uma pequena peça de confiança no dia a dia.

Uma foto para muitos palcos

O prático é que só têm de fazer este trabalho uma vez. Um bom retrato funciona em toda a parte. A mesma imagem que convence no LinkedIn fica igualmente bem no Notion, no Asana e no HubSpot. Não precisam de imagens diferentes para cada plataforma. Precisam de uma fotografia forte que coloquem de forma consistente em todo o lado.

Mas é precisamente aqui que reside muitas vezes o problema. Muitos nem sequer têm uma imagem dessas. Trataram de uma fotografia para aquela aparição importante e, para tudo o resto, recorrem ao instantâneo que estiver mais à mão. Porém, quando toda a equipa possui um único retrato decente que usa em toda a parte, surge de repente coerência em todas as ferramentas. E é essa coerência que faz uma equipa parecer coesa, independentemente da ferramenta em que a encontramos.

É também uma questão de simplicidade. Uma imagem que serve em todo o lado poupa a cada pessoa da equipa a mesma pequena decisão de sempre sobre qual o recorte a carregar. Carrega-se simplesmente a boa imagem. Pronto.

Um padrão que podem estabelecer com facilidade

A minha opinião sobre isto é clara. Se se dão ao trabalho de criar boas fotos para o grande palco, então usem-nas também para o pequeno. Seria uma pena ter um retrato forte e deixá-lo abandonado justamente ali onde a vossa equipa passa a maior parte do tempo. Façam da boa imagem o padrão em todas as ferramentas, não apenas para a apresentação externa.

A forma mais fácil de o conseguir é pensar já na foto ao configurar os novos acessos. Um novo colega recebe o seu acesso ao Notion, o seu lugar no Asana, o seu perfil no HubSpot. É exatamente nesse momento que a imagem faz parte do processo. Assim, o padrão surge por si mesmo, sem cobranças posteriores e sem constrangedoras ações de recolha meses mais tarde.

Se até agora o esforço de obter para todos uma imagem uniforme e apresentável vos afastou, vale a pena olhar para as possibilidades atuais sem estúdio. Elas geram, a partir de fotografias de partida simples, retratos limpos e harmoniosos, tornando realista que realmente toda a gente na equipa tenha uma boa imagem. É precisamente essa a condição para que também as vossas ferramentas internas passem finalmente a parecer uma equipa.