Equipas de eventos: fotos de oradores que não se procuram em cima da hora

Faltam dez dias para a vossa conferência. O programa está fechado, o local reservado, o catering confirmado. Só falta uma coisa: oito retratos de oradores para o site, o folheto do programa e os anúncios nas redes sociais. Já insistiram três vezes. Agora começam a chegar as primeiras imagens. Uma é uma captura de ecrã de um vídeo antigo de palestra, esbatida e escura. Outra é enviada pelo orador dentro do táxi, na horizontal, com óculos de sol na cabeça. E outra é tão pequena que, ao imprimir, se desfaz numa papa. Vocês conhecem este jogo, e detestam-no.

Um evento vive dos seus rostos. Os oradores são a razão pela qual alguém compra um bilhete, pela qual as participantes tiram o dia, pela qual a imprensa sequer repara. E as imagens desses rostos são a primeira coisa que os potenciais convidados veem, muito antes de começar a primeira palestra. Se essas imagens são uma manta de retalhos, a perceção de todo o vosso evento sofre, por muito bom que o programa seja no conteúdo.

As imagens dos oradores vendem os vossos bilhetes

A página dos oradores é uma das mais visitadas de qualquer site de evento. Quem pondera comprar um bilhete vai ver quem está afinal em palco. Um retrato forte sinaliza: aqui fala alguém de peso, vale a pena. Uma imagem fraca e desfocada, pelo contrário, semeia dúvidas, independentemente de quão brilhante a pessoa realmente seja. O interessado lê a qualidade da imagem como a qualidade do evento.

E agora surge o efeito que muitas equipas de eventos subestimam. As imagens dos oradores nunca aparecem sozinhas. Aparecem em galeria, lado a lado, no site, no folheto do programa, na imagem para partilha. E nessa fila, cada desvio salta logo à vista. Nove retratos profissionais e, no meio, uma captura de ecrã pixelizada, isso puxa toda a grelha para baixo. O olho fica preso na imagem mais fraca, não na mais forte.

Para uma conferência especializada de preço elevado, isso é um problema a sério. Talvez cobrem várias centenas de francos por bilhete. Por esse valor, o interessado espera profissionalismo em cada detalhe, e a galeria de oradores é o seu primeiro teste. Se não o passarem, o cursor vai mais depressa para o botão de fechar do que gostariam.

A uniformidade é para vocês especialmente difícil

Aqui reside o verdadeiro nó do setor de eventos. Os vossos oradores não vos pertencem. Vêm de empresas diferentes, países diferentes, mundos diferentes. Cada um envia a imagem que tem à mão, em todas as qualidades e formatos imagináveis. Um tem uma foto profissional de agência, outra apenas uma imagem de férias, o terceiro nada e é preciso pressioná-lo primeiro.

Uma sessão fotográfica central está totalmente fora de questão. Não podem simplesmente convocar para estúdio uma oradora de Estocolmo e um keynote do Silicon Valley. Muitas vezes veem o palco pela primeira vez no próprio dia do evento. Tudo o que têm são os ficheiros que chegam por e-mail, e esses são, por natureza, um caos.

É precisamente por isso que um site de evento no qual todos os oradores surgem, ainda assim, uniformes, parece um pequeno milagre. Sinaliza organização e exigência ao mais alto nível. O convidado pensa inconscientemente, se já dominam as imagens de forma tão limpa, então também no local vai correr tudo sem sobressaltos. Este crédito de confiança vale ouro.

A pressão do tempo é a vossa companhia constante

Toda a equipa de eventos conhece a contagem decrescente. Quanto mais perto da data, mais cheia fica a agenda e menos tempo sobra para os atrasados. As imagens de oradores em falta caem quase sempre nas últimas duas semanas, quando vocês já estão a fazer malabarismo com a montagem de stands, o plano de execução e mil outras coisas. É precisamente aí que ainda têm de andar a caçar fotos, verificá-las e pô-las em forma.

E não termina com o prazo de desistências. Um orador cancela em cima da hora, entra um substituto, e de repente volta a faltar uma imagem, três dias antes do fecho de impressão do folheto. Estas mudanças de última hora são a regra no setor de eventos, não a exceção. Um conjunto de imagens rígido, produzido de uma só vez, ajuda pouco, porque a composição muda até ao fim.

O que precisam é de uma forma de transformar depressa aquilo que os oradores entregam em algo uniforme. Não numa produção fotográfica dispendiosa semanas antes, mas de forma flexível, à última hora, mesmo três dias antes do limite.

Assim tiram o stress de cima de vocês

O melhor momento para tratar das imagens dos oradores é o momento da confirmação, não o momento do pânico. Peçam uma imagem a cada orador logo na confirmação e definam com clareza o que precisam. Assim têm margem, caso tenham de insistir. Mas mesmo com o melhor planeamento, mantém-se o problema de fundo: o que chega é heterogéneo, e a qualidade varia muito.

Aqui vale a pena olhar para soluções modernas e sem estúdio. Hoje é possível gerar, a partir de uma simples selfie que um orador tira em dois minutos com o telemóvel, um retrato profissional e uniforme no estilo do vosso evento. Sem estúdio, sem deslocações, sem que a oradora de Estocolmo tenha de ir a lado nenhum. Assim, mesmo com o orador substituto de última hora, obtêm em pouquíssimo tempo uma imagem que combina com a galeria. A contagem decrescente continua a correr, mas as fotos dos oradores já não vos põem o suor na testa.