Team People & Culture: la foto dei dipendenti come parte della Employee Experience

Voi ragionate per journey. Dal primo contatto durante il processo di selezione al primo giorno, fino al momento in cui qualcuno, dopo anni, se ne va e continua comunque a parlare bene di voi. Ogni touchpoint conta, ognuno viene misurato, ognuno prima o poi finisce in una retrospettiva. E poi c'è quel punto preciso che quasi mai compare in modo pulito in una journey map, anche se in realtà lo attraversano proprio tutti. La foto del dipendente.

Nella maggior parte delle aziende è un campo di un modulo. A un certo punto, durante la prima settimana, arriva una mail: portate una foto, per favore, oppure mettetevi un attimo davanti alla parete bianca del terzo piano. Quello che per voi è un passaggio amministrativo, per la persona dall'altra parte è un piccolo test. È la domanda se questo posto prende sul serio il modo in cui uno si presenta e viene visto. Proprio per questo vale la pena guardare la foto una volta dalla prospettiva della Employee Experience, e non da quella del manuale dei processi.

La prima impressione va in entrambe le direzioni

Voi sapete quanto lavoro c'è dietro i primi giorni. La postazione è pronta, la persona di riferimento è a disposizione, il pacchetto di benvenuto è sul tavolo. E poi nel pomeriggio qualcuno dice: ah già, per la pagina del team ci serve ancora una foto veloce, mettiti lì davanti. Nessuna luce, nessuna preparazione, la persona appena arrivata ancora tesa e stanca per tutte le novità. Quella foto accompagnerà poi quella persona per anni. Nell'intranet, nella firma, in ogni presentazione in cui viene mostrato il team.

Quello che succede qui è sottile, ma importante. La nuova collega legge, dal modo in cui viene trattata la sua foto, quanta cura si mette qui nel trattare le persone. Uno scatto fatto senza attenzione dice sottovoce: non ci teniamo poi così tanto a te. Una foto su cui qualcuno ha ragionato dice l'esatto contrario. E siccome sono proprio questi segnali sommessi ad essere il vostro mestiere, non dovreste lasciare la foto al caso.

L'impressione, tra l'altro, va in entrambe le direzioni. Anche voi vedete la persona per la prima volta così come appare nel sistema. Se la foto è brutta, si crea inconsciamente una sensazione storta, che con la reale competenza non ha nulla a che fare. Una foto pulita non è quindi cosmetica. È la base equa da cui una persona parte da voi.

Il senso di appartenenza nasce nei dettagli

Nei vostri concept parlate molto di belonging. Del sentirsi parte di qualcosa, dell'essere visti, del far parte di un insieme. E poi date un'occhiata a una tipica pagina del team. Metà delle foto viene da un vecchio shooting, l'altra metà sono scatti col cellulare di qualità variabile, un paio di persone non ne hanno nessuna e sono rappresentate da segnaposto grigi. Chi compare come un cerchio grigio mentre la collega accanto è ritratta in modo professionale sente benissimo che qui qualcosa non quadra.

Sembra una sciocchezza. Ma il senso di appartenenza non nasce nei grandi eventi di kick-off, bensì proprio in dettagli come questi, visibili ogni giorno. Un team la cui pagina di panoramica mostra tutti nella stessa luce, nello stesso stile e con la stessa cura appare come un insieme unito. Un mosaico di foto raffazzonate appare come un insieme di battitori liberi. Voi volete la prima cosa, non la seconda.

Non si tratta di appiattire tutti. La personalità può e deve restare visibile. Ma la cornice dovrebbe essere la stessa, proprio come in un album di famiglia ben fatto ogni foto è diversa eppure appartiene all'insieme. Nel momento in cui capite la foto come parte del senso di appartenenza, tutto il vostro atteggiamento verso di essa cambia. Non è più una spunta su una lista, ma un momento pensato con cura.

Da adempimento obbligatorio a momento consapevole

Immaginate che la foto non fosse il fastidioso residuo in fondo alla checklist, bensì una parte pianificata e piacevole dell'arrivo. La nuova persona sa tutto in anticipo, non deve organizzare nulla, niente stress con macchina fotografica e parete. Ottiene un risultato con cui si sente a proprio agio e può persino dire la sua su quale foto la rappresenti alla fine. Da un momento subìto nasce un momento di riconoscimento.

Per voi come team People & Culture questo ha un doppio vantaggio. Vi liberate dell'eterna caccia alle foto mancanti e guadagnate un touchpoint carico di positività. Le persone ricordano queste piccole cose. Non le credenziali di accesso che hanno funzionato senza intoppi, ma la sensazione che il loro modo di presentarsi qui sia stato preso sul serio. Sono proprio questi ricordi a portare, più avanti, una raccomandazione.

La presenza cresce insieme al team

Un ultimo punto che voi, per il vostro ruolo, capite come pochi altri. Un'organizzazione non è mai finita. Arrivano persone, altre se ne vanno, i team vengono riorganizzati, qualcuno cambia reparto e improvvisamente ha bisogno di una foto adatta alla nuova area. Un singolo shooting risolve questo problema solo per un giorno soltanto. Subito dopo ricomincia la deriva.

Per questo vale la pena pensare alla foto del dipendente non come a un progetto, ma come a un processo continuo che respira insieme al team. Chi inizia oggi domani ha una foto della stessa qualità, senza che nessuno debba coordinare un appuntamento, prenotare una sala o aspettare bel tempo. Le soluzioni moderne senza studio rendono ormai possibile esattamente questo, senza che una persona debba stare per ore davanti a una parete. Non dovete metterlo in pratica oggi. Ma la prossima volta che tratterete la foto come un campo di un modulo, pensate un attimo a che momento vi si nasconde dentro.