Office Manager: coordinare gli shooting fotografici è roba del passato

Ci sono compiti nel vostro lavoro che nessuno nota finché non vanno storti. Il rifornimento del caffè, l'ordine che deve arrivare puntuale, la sala riunioni improvvisamente prenotata due volte. E poi c'è quel compito che vi accompagna per settimane, costa innumerevoli piccole mail e alla fine non lo nota comunque nessuno. L'appuntamento per le foto dei nuovi colleghi.

Sulla carta è una banalità. Nella realtà è uno di quei compiti che sembra di dover tenere insieme un branco di gatti. Bisogna contattare un fotografo, riservare una sala, trovare una data in cui possano esserci più persone possibili contemporaneamente. E poi tre giorni prima qualcuno dà buca perché è saltato fuori un appuntamento con un cliente, e voi ricominciate da capo. Parliamone onestamente: perché è così faticoso e cosa si può cambiare.

Il lavoro invisibile dietro un singolo appuntamento

Sedetevi una volta e sommate quello che un classico shooting collettivo divora davvero. Chiedete tre preventivi a fotografi e li confrontate. Chiarite quale sala è abbastanza grande e dove la luce va bene. Fate girare un sondaggio su quale giorno vada bene a chi e ne valutate le risposte. Ricordate alle persone due giorni prima, altrimenti metà se ne dimentica. Il giorno stesso spostate ancora i tavoli e vi assicurate che il fotografo trovi parcheggio.

Ogni singolo passaggio dura solo qualche minuto. Ma in totale sono ore che non compaiono in nessuna descrizione di ruolo e che comunque ricadono sicuramente su di voi. La parte amara è che questo lavoro resta invisibile finché tutto fila liscio. Se invece qualcosa va storto, perché una foto manca o è sfocata, la domanda arriva subito a voi. Vi accollate il rischio, ma raramente il riconoscimento.

E poi arriva la parte che quasi nessuno mette in conto. Il recupero. Due persone erano malate il giorno dello shooting, una ha iniziato solo dopo, una collega era in smart working. Rifare tutto il lavoro una seconda volta per questa manciata di persone non conviene, e allora restano semplicemente senza una foto aggiornata. Nasce così il mosaico raffazzonato sulla pagina del team di cui poi tutti si stupiscono.

Perché gli appuntamenti collettivi non funzionano per struttura

Il vero problema non è la vostra organizzazione. Voi lo fate bene, altrimenti non funzionerebbe proprio nulla. Il problema è che un appuntamento collettivo vive di un presupposto che in un ufficio vivo non è mai vero. Cioè che tutte le persone rilevanti siano disponibili nello stesso momento nello stesso posto. In un'azienda in cui c'è sempre qualcuno da un cliente, in viaggio, part time o in smart working, questo non capita praticamente mai.

Per questo ogni appuntamento collettivo è sempre solo un'istantanea, già superata il giorno dopo. Appena le foto sono fatte, qualcuno di nuovo inizia e la deriva ricomincia subito. Voi rincorrete una completezza che per struttura non può proprio esistere. Nessuna sorpresa che sembri la fatica di Sisifo.

Se lo vedete una volta così, sparisce anche il senso di colpa. Non dipende da voi se nessuno ha mai una foto adatta tutti insieme. Dipende dal formato dell'appuntamento collettivo, che semplicemente non è pensato per la realtà di un ufficio moderno. E un formato che per struttura non funziona non andrebbe organizzato ancora meglio, bensì sostituito.

L'appuntamento che non è più vostro

Immaginate che la foto non fosse più un compito che finisce sul vostro tavolo. Una nuova persona arriva, riceve una breve indicazione su come ottenere la sua foto e se ne occupa da sé, quando le fa comodo. Niente sala, niente sondaggio, niente mail di promemoria, niente da riordinare. Voi vedete il risultato solo quando è pronto e dovete soltanto approvarlo. Tutto il coordinamento che oggi vi costa ore semplicemente scompare.

Non è fantascienza. È esattamente in questa direzione che si sviluppano le moderne soluzioni senza studio, che da un semplice selfie ricavano un risultato professionale, senza fotografo e senza appuntamento. Per voi questo significa soprattutto una cosa. Uno di quei compiti fissi e ingrati che non è mai finito e non viene mai visto sparisce dalla vostra quotidianità. Non dovete deciderlo oggi. Ma la prossima volta che imposterete il sondaggio per le date, potete tranquillamente chiedervi se serva ancora davvero.

Tempo che voi impiegate meglio

Alla fine non si tratta del fotografare, ma del vostro tempo. Ogni ora che passate a fare i giocolieri con i calendari vi manca da un'altra parte. Nelle cose che tengono davvero insieme il vostro posto di lavoro. La disponibilità quando qualcuno arriva con un problema. La visione d'insieme che impedisce al caos di nascere. I tanti piccoli gesti che fanno sentire tutti in ufficio in buone mani.

Liberarsi di un compito che non serve a nessuno e vi costa solo nervi non è quindi un lusso. È una buona gestione di sé. Non dovete dimostrare di saper coordinare gli shooting fotografici con particolare abilità. Potete invece chiedervi quale di questi piccoli compiti ricorrenti in verità non debba proprio più esistere. L'appuntamento per le foto è un buon inizio.