Notion, Asana, HubSpot: anche gli strumenti interni meritano buone foto

C'è una strana doppia morale nel modo in cui trattiamo le foto dei collaboratori. Per il sito web e per LinkedIn molte aziende si danno un gran daffare. Lì tutto deve brillare. Ma non appena si passa agli strumenti in cui avviene il lavoro vero, la cura svanisce di colpo. In Notion, Asana o HubSpot si muovono le stesse persone, eppure le loro immagini diventano all'improvviso un dettaglio secondario. Se ci pensate un attimo, tutto questo non ha alcun senso.

Perché dove trascorre davvero la maggior parte del tempo il vostro team? Non sulla propria pagina Chi siamo. Non su LinkedIn. Ma esattamente in questi strumenti interni, dove si assegnano i compiti, si scrivono i documenti e si curano i contatti con i clienti. Lì le persone si incontrano tutto il giorno attraverso piccole foto profilo. E proprio dove avviene la vera collaborazione, i volti sono curati peggio di tutti. Questa è la vera ironia.

Il luogo in cui il lavoro accade davvero

Prendete uno strumento per la gestione dei compiti come Asana. Ogni attività ha un responsabile, e accanto a ogni nome c'è una piccola immagine. Vedete queste immagini di continuo, mentre scorrete i progetti, controllate le responsabilità o assegnate un compito. Sono il linguaggio visivo con cui la responsabilità diventa visibile all'interno del team. Un volto trasforma un'assegnazione in una persona che si conosce.

In Notion succede lo stesso. Chi ha modificato per ultimo questa pagina, chi ha lasciato quel commento, chi sta lavorando a quel documento. Ovunque minuscoli avatar che vi accompagnano lungo la giornata. E in HubSpot si va addirittura oltre, perché lì i vostri volti non compaiono soltanto all'interno. Stanno accanto ai contatti, agli affari, alla comunicazione con i clienti. Alcune di queste schermate le vedono anche persone esterne.

Tutti questi strumenti hanno una cosa in comune. Mostrano di continuo piccole immagini di persone. E proprio perché sono così quotidiani, plasmano il senso di collaborazione più di qualsiasi pagina patinata che magari si apre una volta al mese. È la routine a formare la cultura, non le vetrine.

Perché trascurarle costa caro

Si potrebbe obiettare che gli strumenti interni sono, appunto, interni, e che lì non conta poi così tanto. Questo ragionamento sottovaluta due cose. La prima è che il confine tra dentro e fuori è ormai da tempo permeabile. I clienti vengono invitati negli spazi di progetto, i partner ottengono l'accesso a board condivise, la cronologia di un contatto HubSpot viene mostrata durante un colloquio con il cliente. Ciò che considerate puramente interno lo vedono, sorprendentemente spesso, anche gli estranei.

La seconda è che la trascuratezza agisce anche verso l'interno. Un team i cui strumenti sono pieni di segnaposto grigi e selfie storti manda a ogni nuovo collega un messaggio sommesso. Qui non si bada troppo per il sottile. Questo messaggio si radica senza mai essere pronunciato. Abbassa impercettibilmente l'asticella della cura, e proprio in un punto in cui la cura dovrebbe invece essere visibile ogni giorno.

Lo ritengo un aspetto sottovalutato. Le aziende investono in processi elaborati e software costosi per collaborare meglio, e in questo modo dimenticano la cosa più umana in assoluto. Cioè che le persone lavorano più facilmente insieme quando hanno un volto davanti a sé. Un avatar curato non è una questione di cosmesi. È un piccolo tassello di fiducia nel quotidiano.

Una foto per tanti palcoscenici

La cosa pratica è che questo lavoro dovete farlo una sola volta. Un buon ritratto funziona ovunque. La stessa immagine che convince su LinkedIn fa un'ottima figura anche in Notion, Asana e HubSpot. Non vi servono immagini diverse per ogni piattaforma. Vi serve una foto forte, da inserire con coerenza dappertutto.

Ma è proprio qui che spesso nasce il problema. Molti non hanno affatto un'immagine del genere. Hanno organizzato una foto per quell'unica occasione importante e per tutto il resto ricorrono al primo scatto che capita. Se invece tutti nel team possiedono un unico ritratto curato, da usare ovunque, nasce d'un tratto una coerenza che attraversa tutti gli strumenti. Ed è proprio questa coerenza a far apparire un team compatto, in qualunque strumento lo si incontri.

È anche una questione di semplicità. Un'immagine che va bene ovunque risparmia a ogni singola persona del team la solita piccola decisione: quale taglio caricare adesso. Si carica semplicemente quell'unica buona immagine. Fine.

Uno standard che potete fissare con facilità

La mia opinione su questo è netta. Se vi date la pena di creare buone foto per il grande palcoscenico, usatele allora anche per quello piccolo. Sarebbe un peccato avere un ritratto forte e lasciarlo inutilizzato proprio là dove il vostro team passa la maggior parte del tempo. Fate della buona immagine lo standard su tutti gli strumenti, non solo per l'apparire verso l'esterno.

Il modo più semplice per riuscirci è pensare subito alla foto quando si configurano nuovi accessi. Un nuovo collega riceve il suo accesso a Notion, il suo posto in Asana, il suo profilo HubSpot. Proprio in quel momento l'immagine ne fa parte. Così lo standard nasce da sé, senza doverci tornare sopra in seguito e senza imbarazzanti raccolte collettive mesi dopo.

Se finora vi ha scoraggiato la fatica di procurare a tutti un'immagine decorosa e uniforme, vale la pena dare un'occhiata alle possibilità odierne che fanno a meno dello studio. Generano da semplici foto di partenza ritratti puliti e armoniosi, rendendo realistico che davvero ognuno nel team abbia una buona immagine. Ed è proprio questa la condizione perché anche i vostri strumenti interni sembrino finalmente un team.