Team eventi: foto dei relatori che non si cercano all'ultimo minuto

Mancano dieci giorni alla vostra conferenza. Il programma e pronto, la location prenotata, il catering confermato. Manca solo una cosa: otto ritratti dei relatori per il sito, il programma cartaceo e gli annunci sui social. Avete gia sollecitato tre volte. Ora arrivano le prime immagini. Una e uno screenshot da un vecchio video di una conferenza, sbiadito e scuro. Una la manda il relatore dal taxi, storta, con gli occhiali da sole sulla testa. E un'altra e cosi piccola che in stampa si sfalda in una poltiglia. Conoscete questo gioco, e lo detestate.

Un evento vive dei suoi protagonisti. I relatori sono il motivo per cui qualcuno compra un biglietto, per cui le partecipanti si liberano la giornata, per cui la stampa presta attenzione. E le immagini di questi protagonisti sono la prima cosa che i potenziali ospiti vedono, molto prima che inizi il primo intervento. Se queste immagini sono un mosaico raffazzonato, ne soffre la percezione dell'intero evento, per quanto valido sia il programma nei contenuti.

Le foto dei relatori vendono i vostri biglietti

La pagina dei relatori e tra le piu visitate di ogni sito di evento. Chi pensa di comprare un biglietto va a vedere chi sale davvero sul palco. Un ritratto forte segnala: qui parla qualcuno di livello, ne vale la pena. Un'immagine debole e sfocata, al contrario, semina dubbi, del tutto a prescindere da quanto la persona sia brillante nella realta. Il potenziale ospite legge la qualita dell'immagine come qualita dell'evento.

Ecco l'effetto che molti team eventi sottovalutano. Le foto dei relatori non stanno mai da sole. Stanno una accanto all'altra come galleria, sul sito, nel programma, nella grafica da condividere. E in questa fila ogni elemento fuori posto salta subito all'occhio. Nove ritratti professionali e in mezzo uno screenshot pixelato: tira giu tutta la griglia. L'occhio si ferma sull'immagine piu debole, non sulla piu forte.

Per una conferenza specialistica di alto profilo questo e un problema serio. Magari chiedete diverse centinaia di franchi per un biglietto. Il potenziale ospite si aspetta in cambio professionalita in ogni dettaglio, e la galleria dei relatori e il suo primo test. Se non lo superate, il cursore corre verso la crocetta di chiusura piu in fretta di quanto vorreste.

L'uniformita per voi e particolarmente difficile

Qui sta il vero nodo del settore eventi. I vostri relatori non appartengono a voi. Vengono da aziende diverse, paesi diversi, mondi diversi. Ognuno manda l'immagine che ha sottomano, in ogni qualita immaginabile e in ogni formato. Uno ha una foto professionale d'agenzia, l'altra solo un'immagine delle vacanze, il terzo niente e va prima incalzato.

Un servizio fotografico centralizzato e del tutto fuori discussione. Non potete convocare in studio una relatrice di Stoccolma e un keynote speaker della Silicon Valley. Spesso vedono il palco per la prima volta il giorno stesso dell'evento. Tutto quello che avete sono i file che arrivano via mail, e sono per loro natura un caos.

Proprio per questo un sito di evento in cui tutti i relatori appaiono comunque uniformi sembra un piccolo miracolo. Segnala organizzazione e ambizione al massimo livello. L'ospite pensa inconsciamente se gestiscono cosi bene persino le immagini, allora anche sul posto filera tutto liscio. Questo credito di fiducia vale oro.

La pressione del tempo e la vostra compagna fissa

Ogni team eventi conosce il conto alla rovescia. Piu si avvicina la data, piu il calendario si riempie e meno tempo resta per i ritardatari. Le foto mancanti dei relatori arrivano quasi sempre nelle ultime due settimane, quando in realta state gia destreggiandovi tra allestimento stand, programma di sala e mille altre cose. E proprio allora dovete ancora rincorrere foto, controllarle e sistemarle.

E non finisce dopo la scadenza per le disdette. Un relatore rinuncia all'ultimo, arriva un sostituto e all'improvviso manca di nuovo un'immagine, tre giorni prima della chiusura in stampa del programma. Questi cambi dell'ultimo minuto nel settore eventi sono la regola, non l'eccezione. Un set di immagini rigido, prodotto una volta sola, vi serve a poco, perche l'organico cambia fino all'ultimo.

Quello che vi serve e un modo per trasformare in fretta cio che i relatori consegnano in qualcosa di uniforme. Non con una laboriosa produzione fotografica settimane prima, ma in modo flessibile, dell'ultimo minuto, anche a tre giorni dalla scadenza.

Cosi vi togliete lo stress

Il momento migliore per chiarire le foto dei relatori e quello della conferma, non quello del panico. Chiedete a ogni relatrice un'immagine subito alla conferma e stabilite con chiarezza cosa vi serve. Cosi avete un margine se dovete insistere. Ma anche con la migliore pianificazione resta il problema di fondo: quello che arriva e disomogeneo e la qualita oscilla parecchio.

Qui vale la pena guardare a soluzioni moderne, senza studio. Oggi da un semplice selfie, che un relatore scatta in due minuti col cellulare, si puo generare un ritratto professionale e uniforme nello stile del vostro evento. Senza studio, senza spostamenti, senza che la relatrice di Stoccolma debba andare da qualche parte. Cosi anche per il relatore sostituto dell'ultimo minuto ottenete in pochissimo tempo un'immagine che si adatta alla galleria. Il conto alla rovescia corre lo stesso, ma le foto dei relatori non vi fanno piu sudare freddo.