فرق الموارد البشرية: هكذا تتخلصون من فوضى الصور عند استقبال الموظفين الجدد

تعرفون جيدا أجواء يوم الجمعة بعد الظهر. يوم الاثنين يبدأ موظف جديد عمله، الحاسوب المحمول تم طلبه، صلاحية الدخول قُدِّم طلبها، ورسالة الترحيب جاهزة في المسودات. وبينما تراجعون قائمة المهام تكتشفون أن هناك بندا واحدا ما زال معلقا ولا أحد يتحمل مسؤوليته فعلا. إنها الصورة. من يلتقطها، ومتى، وبأي كاميرا، وهل تتناسب أصلا مع بقية الصور في صفحة الفريق. فتؤجلونها إلى موعد التصوير الجماعي القادم، والذي يقع في مكان ما من الخريف.

بهذه الطريقة بالضبط تنشأ فوضى الصور التي تعاني منها فرق الموارد البشرية عاما بعد عام. ليس بسبب الإهمال، بل لأن الصورة هي البند الوحيد في عملية الاستقبال الذي يعتمد على منظومة خارجية. كل شيء آخر يمكنكم إنجازه بأنفسكم. أما بالنسبة للصورة فأنتم تنتظرون مصورا، تنتظرون موعدا، تنتظرون طقسا جيدا للتصوير في الخارج. ولأن الأمر معقد إلى هذا الحد، يبقى هذا الحقل فارغا، وغالبا لأشهر طويلة.

لماذا يقوّض المربع الرمادي الفارغ عملية استقبالكم بأكملها

تخيلوا الزميلة الجديدة في يومها الأول. تسجّل دخولها إلى الشبكة الداخلية، تفتح الهيكل التنظيمي وتبحث عن نفسها. وها هي بين وجوه مبتسمة كلها، مجرد ظل رمادي. في المحادثة يظهر بجانب اسمها رمز فارغ. وفي صفحة الفريق يبرز مجرد شبح في المكان الذي يوجد فيه لدى الجميع صورة شخصية. إنه تفصيل ضئيل للغاية. لكنه يناقض تماما الرسالة التي يُفترض أن ترسلها عملية الاستقبال بأكملها، وهي أنها كانت منتظَرة وأنها جزء كامل من الفريق.

لقد رأيت مسؤولين في الموارد البشرية أعدّوا كل شيء بإتقان تام. صندوق الترحيب كان على المكتب، الفريق أحضر كعكة، والمرشد المسؤول تم تعيينه. ومع ذلك ظل هذا المربع الفارغ الواحد يشير كل يوم من جديد إلى أن شيئا ما ما زال ناقصا هنا. بالنسبة للشخص الجديد يبدو الأمر وكأنه ترحيب لم يكتمل تفريغه من علبته. إنها لا تقول شيئا، لكنها تلاحظ ذلك.

وعلى المستوى الخارجي يكون الأثر حقيقيا بالقدر نفسه. فالمتقدم للوظيفة الذي يتفحص صفحة فريقكم، أو العميل الذي يريد معرفة من سيكون جهة اتصاله الجديدة، يرى الفجوة على الفور. والفجوات تثير الشك في مدى دقتكم دون أن ينطق أحد بهذه الفكرة أبدا.

المشكلة الحقيقية تكمن في التنظيم اللوجستي، لا في الميزانية

إذا نظرتم بصدق فإن صورة الموظف الجديد لا تفشل تقريبا أبدا بسبب المال ولا بسبب غياب الرغبة. إنها تفشل بسبب سلسلة المواعيد. فالطريقة التقليدية تفرض أن ينتظر كل موظف جديد حتى موعد التصوير الجماعي الكبير القادم. وفي شركة توظّف خمسة أو عشرة أشخاص في الربع الواحد، يعني ذلك أن جزءا من الفريق يتنقل دائما بمربع فارغ. سيتعين عليكم استدعاء مصور من أجل شخص واحد فقط، وهذا لا يستحق التكلفة، فتصرفون النظر عنه.

ويصبح الحل الاضطراري عندئذ هو الصورة السريعة بالهاتف في الممر، أمام الجدار الأبيض بجانب آلة النسخ. والنتيجة بالطبع لا تتناسب بأي شكل مع الصور الاحترافية لبقية العاملين. صحيح أن لديكم الآن صورة، لكنها تبرز كجسم غريب. فبدلا من الفجوة الزمنية أصبح لديكم قطيعة في الأسلوب. وكلاهما يقوّض التجانس الذي يمنح الفريق أصلا ذلك الانطباع العام المتماسك.

هذه هي المعضلة التي تعرفها الموارد البشرية جيدا. أنتم عالقون بين خيارين سيئين. إما الانتظار وتحمّل الظل الرمادي، أو الارتجال وقبول القطيعة في الأسلوب. كلا المسارين يكلفكم شيئا، وكلاهما في الحقيقة يمكن تجنّبه.

اجعلوا الصورة بندا من بنود الاستقبال مثل أي بند آخر

الحل يبدأ بموقف. تعاملوا مع صورة الموظف باعتبارها جزءا ثابتا من عملية استقبالكم، بديهية مثل منح عنوان البريد الإلكتروني أو تجهيز مكان العمل. في قائمة مهام منظمة لا تكون في الأسفل تحت بند متفرقات، بل بجانب صلاحيات الدخول مباشرة. الهدف واضح. في اليوم الأول يكون لدى الشخص الجديد تسجيل دخول يعمل، ومكان عمل مجهّز، وصورة تتناسب مع بقية الفريق.

ولكي ينجح ذلك، يجب فصل إنشاء الصورة عن الموعد. فما دمتم تنتظرون مصورا، سيبقى هذا البند هو عنق الزجاجة دائما. وبمجرد أن تصبح الصورة أمرا يمكنكم إنجازه بأنفسكم وفورا، تختفي المشكلة. لا موعد جماعي، لا اعتماد على الطقس، لا انتظار لأشهر. الصورة تُنشأ في يوم الاستقبال وتكون في النظام بعد الظهر.

والأثر الجانبي أكبر مما تظنون. فالفريق الذي يمكنكم أن تربطوا كل فرد فيه بوجه على الفور يتماسك بشكل أسرع. وفي الفرق الموزعة التي قد لا يلتقي أفرادها شخصيا أبدا، تكون الصورة غالبا المرجع الوحيد لمعرفة من يجلس على الطرف الآخر من الرسالة. وغياب الصورة هناك ليس مسألة تجميلية، بل حاجز حقيقي أمام التعاون.

ماذا يعني سير العمل السلس للصور بالنسبة للموارد البشرية

فكّروا للحظة في مقدار العمل الصامت الذي يلتهمه هذا البند الواحد. المتابعة مع المصور، تذكير المديرين، إدارة قائمة الانتظار حتى الموعد التالي، ثم استلام الصورة لاحقا وإدخالها. كلها مهام صغيرة لا يذكرها أي وصف وظيفي، ومع ذلك تصل إلى مكتبكم بانتظام. والعملية التي تنجز الصورة على الفور تعفيكم بالضبط من هذا الاحتكاك المتكرر.

والأمر يتعلق بأكثر من الكفاءة. فعملية الاستقبال المتقنة وعد للأشخاص الذين أردتم كسبهم. لقد تودّدتم إليهم، وربما في مواجهة عروض أخرى. اليوم الأول هو اللحظة التي يتبيّن فيها ما إذا كنتم توفون بما وعد به مسار التقديم. فمن يكون مرئيا بالكامل منذ اللحظة الأولى، في المحادثة، في الهيكل التنظيمي، على الموقع الإلكتروني، يشعر بأنه قد وصل فعلا. ومن يبدأ كمربع فارغ يبقى جزئيا في حالة انتظار.

الخبر السار هو أن هذه العقبة اليوم منخفضة كما لم تكن من قبل. فحيث كان موعد الاستوديو في الماضي إلزاميا لكل موظف جديد، تتيح اليوم الطرق الحديثة التي لا تحتاج إلى استوديو إنشاء صورة شخصية متجانسة في دقائق، مباشرة في يوم العمل الأول. وبذلك يسقط آخر عذر لجعل أحدهم يبدأ عامه الجديد كظل رمادي. الصورة أهم من أن تُؤجَّل مجددا إلى الخريف.