Отделы кадров экономят время, когда фотографии стандартизированы

В работе отдела кадров есть задача, которой нет ни в одной должностной инструкции, но которая всё равно регулярно съедает время. Фотография. Приходит новый коллега, и кто-то должен позаботиться о том, чтобы появился портрет. Для интранета, для сайта, для пропуска, для организационной структуры. Звучит как мелочь. На практике это небольшая стройка, которая никогда не заканчивается.

Схема повторяется при каждом новом сотруднике. Кто-то спрашивает, есть ли уже снимок. Чаще всего нет. И тогда новый человек рано или поздно присылает фотографию, которая просто оказалась под рукой. Кадр, вырезанный со свадьбы, селфи из машины, случайный снимок прошлого лета. Кадровик смотрит на это, тихо вздыхает и просит другое фото. Так начинается круг, который может растянуться на недели.

Почему отсутствие фотографии стоит так много времени

Настоящие затраты кроются не в самой фотографии, а в том, чтобы бегать за ней. Каждый отдельный запрос требует сообщения, напоминания, повторной проверки. Для одного сотрудника это терпимо. Для компании, которая нанимает тридцать человек в год, всё это превращается в постоянный фоновый шум. Всегда кто-то только что пришёл, всегда где-то не хватает снимка, всегда кто-то должен об этом помнить.

К этому добавляется вопрос качества. Поскольку чётких требований нет, каждый присылает что-то своё. Один шлёт снимок в высоком разрешении, другая присылает размытый фрагмент. То фон белый, то это гостиная, то человек стоит посреди толпы. Кадровику приходится решать, годится снимок или нет, и принимать это решение снова и снова. Именно здесь и утекает время, по капле, но безостановочно.

Досаднее всего то, что в итоге единого образа всё равно не получается. Вы вкладываете множество мелких усилий и всё равно получаете лоскутное одеяло. Затраты есть, а результат не убеждает. Это худшая из всех возможных комбинаций.

Стандарт снимает необходимость решать в каждом отдельном случае

Решение выглядит буднично и действует сразу. Установите стандарт. Понятное, зафиксированное на бумаге требование к тому, как должна выглядеть фотография сотрудника. Какой фон, какая обрезка кадра, какое разрешение, какая примерная тональность снимка. Как только это правило появляется, ежедневные решения по каждому отдельному случаю исчезают. Вам больше не нужно заново раздумывать над каждым снимком, подходит он или нет. Вы просто сверяете его со стандартом.

Эффект больше, чем кажется. Решение, принятое один раз и затем закреплённое, больше не нужно обсуждать. Новые сотрудники с самого начала знают, что от них требуется. Уточняющих вопросов становится меньше, потому что ожидания ясны. А если что-то всё же не подходит, причину можно назвать однозначно. Снимок соответствует стандарту или нет. Никаких споров о вкусах, никаких долгих объяснений.

У стандарта есть ещё одно приятное свойство. Он делает задачу передаваемой. Пока всё держится в голове одного человека, процесс рушится, стоит этому человеку уйти в отпуск. А письменное правило может применить кто угодно. Тема фотографий превращается из вопроса конкретного человека в отлаженный процесс, а процессами управлять куда спокойнее, чем постоянными решениями в частном порядке.

Что единообразие даёт помимо экономии времени

Стандартизированные фотографии не только экономят время, но и улучшают образ компании изнутри и снаружи. Организационная структура, в которой все портреты выглядят одинаково, производит впечатление порядка и профессионализма. Страница команды, где у всех один и тот же фон, излучает сплочённость. А интранет, где лица оформлены единообразно, облегчает ориентацию, потому что ничто не отвлекает от главного.

Кстати, для новых сотрудников это недооценённый сигнал. Тот, кто в первый же день получает аккуратный профессиональный портрет, точно такой же, как у коллег, быстрее ощущает себя частью целого. Фотография становится маленьким, но заметным актом принятия в коллектив. Она сигнализирует о причастности, причём наглядно и на равных. Смонтированный из личного снимка кадр этого дать не может.

При уходе сотрудников и переходах на новые роли стандарт тоже окупается. Когда кто-то меняет должность или ему нужен новый снимок, требование уже давно определено. Никому не нужно изобретать велосипед заново. Процесс просто продолжает работать, а именно это и есть цель любой хорошей кадровой работы. Меньше исключений, больше надёжных, предсказуемых процессов.

Как закрепить стандарт в повседневной работе

Стандарт приносит пользу только тогда, когда он входит в повседневность. Поэтому встройте его туда, где люди и так проходят по установленному пути. Включите фотографию в процесс адаптации новичков, прямо рядом с договором, доступами и оборудованием. Так она станет частью старта, а не тем, что досылают позже и в итоге забывают. Тот, кто в первый день знает, что портрет входит в набор обязательного, присылает его без долгих напоминаний.

Позаботьтесь также о том, чтобы реализация оставалась простой. Чем проще путь к подходящему снимку, тем реже вам придётся напоминать. Именно здесь сейчас всё меняется. Подходы без студии позволяют получить из обычного селфи единообразный профессиональный портрет, который сам собой соответствует стандарту. Так отпадает самое большое препятствие, а именно усилия со стороны отдельного человека. А для вас в отделе кадров это означает то, о чём вы давно мечтаете. Тему фотографий, которая работает сама, без того чтобы вам постоянно приходилось о ней думать.