Ивент-команды: фото спикеров без гонки перед самым дедлайном

До Вашей конференции десять дней. Программа готова, площадка забронирована, кейтеринг подтверждён. Не хватает лишь одного: восьми портретов спикеров для сайта, программного буклета и анонсов в соцсетях. Вы уже трижды напоминали. Теперь приходят первые снимки. Один это скриншот из старого видео выступления, размытый и тёмный. Другой докладчик присылает из такси, горизонтальный, с очками на макушке. А третий настолько мал, что при печати расползётся в кашу. Вы знаете эту игру и ненавидите её.

Мероприятие держится на своих людях. Спикеры это причина, по которой кто-то покупает билет, по которой участники освобождают себе день, по которой пресса вообще обращает внимание. И фотографии этих людей то первое, что видят потенциальные гости, задолго до первого доклада. Если эти снимки разношёрстное лоскутное одеяло, страдает восприятие всего Вашего мероприятия, каким бы сильным ни было содержание программы.

Фото спикеров продают Ваши билеты

Страница докладчиков одна из самых посещаемых на любом сайте мероприятия. Тот, кто раздумывает над покупкой билета, смотрит, кто вообще будет на сцене. Сильный портрет сигналит: здесь выступает человек уровня, это стоит того. А слабый, нерезкий снимок, наоборот, сеет сомнения, совершенно независимо от того, насколько блестящ этот человек на самом деле. Потенциальный участник читает качество фото как качество мероприятия.

А теперь эффект, который многие ивент-команды недооценивают. Фото спикеров никогда не стоят поодиночке. Они стоят рядом галереей: на сайте, в буклете, на карточке для соцсетей. И в этом ряду любой выбивающийся кадр сразу бросается в глаза. Девять профессиональных портретов и один пиксельный скриншот между ними, и вся сетка тянется вниз. Взгляд цепляется за самый слабый снимок, а не за самый сильный.

Для дорогой профессиональной конференции это настоящая проблема. Вы, возможно, просите несколько сотен франков за билет. Потенциальный участник ждёт за это профессионализма в каждой детали, и галерея спикеров его первый тест. Если Вы его не проходите, курсор уходит к крестику закрытия быстрее, чем Вам хотелось бы.

Единообразие у Вас особенно трудно

Вот в чём подлинная сложность ивент-отрасли. Ваши спикеры Вам не принадлежат. Они из разных компаний, разных стран, разных миров. Каждый присылает то фото, что у него под рукой, в любом мыслимом качестве и формате. У одного профессиональный снимок от агентства, у другой только отпускное фото, у третьего вообще ничего, и его сначала приходится подгонять.

Централизованная фотосъёмка полностью исключена. Вы не можете просто вызвать в студию докладчицу из Стокгольма и кейноут-спикера из Кремниевой долины. Сцену они нередко впервые видят в день мероприятия. Всё, что у Вас есть, это файлы, приходящие по почте, а они по своей природе хаос.

Именно поэтому сайт мероприятия, где все спикеры всё же выглядят единообразно, кажется маленьким чудом. Он сигналит об организованности и высоте требований на самом высоком уровне. Гость бессознательно думает: если они даже фото держат так чисто, то и на месте всё пройдёт гладко. Этот аванс доверия дорогого стоит.

Цейтнот Ваш постоянный спутник

Любая ивент-команда знает обратный отсчёт. Чем ближе дата, тем плотнее календарь и тем меньше времени на отстающих. Недостающие фото спикеров почти всегда всплывают в последние две недели, когда Вы и без того жонглируете застройкой стендов, тайм-планом и тысячей других дел. И именно тогда Вам ещё выбивать, проверять и приводить в порядок фотографии.

И после дедлайна на отказы это не заканчивается. Спикер срывается в последний момент, приходит замена, и вдруг снова не хватает фото, за три дня до сдачи буклета в печать. Такие внезапные замены в ивент-отрасли правило, а не исключение. Жёсткий, единожды сделанный набор снимков тут мало поможет, ведь состав меняется до самого конца.

Вам нужен способ быстро сделать из того, что присылают спикеры, нечто единообразное. Не в громоздкой фотопродукции за недели до, а гибко, в сжатые сроки, хоть за три дня до старта.

Так Вы снимаете с себя стресс

Лучший момент разобраться с фото спикеров это момент согласия, а не момент паники. Просите каждого докладчика о фото сразу при подтверждении и чётко оговаривайте, что Вам нужно. Тогда у Вас есть запас, если придётся напоминать. Но даже при лучшем планировании основная проблема остаётся: то, что приходит, разнородно, и качество сильно скачет.

Здесь стоит присмотреться к современным решениям без студии. Сегодня из обычного селфи, которое спикер за две минуты делает на телефон, можно получить профессиональный, единый портрет в стиле Вашего мероприятия. Совсем без студии, без поездок, и докладчице из Стокгольма никуда ехать не нужно. Так и при замене спикера в последний момент Вы за считанные минуты получаете фото, которое вписывается в галерею. Обратный отсчёт всё равно идёт, но фото спикеров больше не гонят Вам пот на лоб.