Office Managers: coordenar sessões de fotografia é coisa do passado

Há tarefas no vosso trabalho que ninguém vê até correrem mal. Repor o café, a encomenda que tem de chegar a horas, a sala de reuniões que de repente está reservada em duplicado. E depois há aquela tarefa que vos acompanha durante semanas, custa inúmeros pequenos emails e, no fim, mesmo assim não dá nas vistas de ninguém. A sessão de fotografia para os novos colegas.

No papel é uma ninharia. Na realidade é uma daquelas tarefas que se parecem com pastorear um bando de gatos. É preciso contactar um fotógrafo, reservar uma sala, encontrar uma data em que o maior número possível de pessoas possa ao mesmo tempo. E depois, três dias antes, alguém desmarca porque surgiu uma reunião com um cliente, e vocês começam tudo de novo. Falemos com franqueza sobre porque é que isto é tão penoso e sobre o que se pode mudar.

O trabalho invisível por trás de uma única data

Sentem-se uma vez e somem tudo aquilo que uma sessão de fotografia coletiva clássica realmente consome. Pedem três orçamentos a fotógrafos e comparam-nos. Esclarecem qual a sala grande o suficiente e onde a luz está boa. Enviam um inquérito a perguntar em que dia cada um pode e analisam as respostas. Lembram as pessoas dois dias antes, porque senão metade esquece-se. No próprio dia ainda afastam depressa as mesas e garantem que o fotógrafo encontra estacionamento.

Cada passo individual demora apenas alguns minutos. Mas no total são horas que não constam de nenhuma descrição de funções e que, mesmo assim, vos pertencem de certeza. O mais amargo é que este trabalho permanece invisível enquanto tudo corre bem. Já se algo correr mal, porque falta uma imagem ou está desfocada, a pergunta cai imediatamente sobre vós. Vocês carregam o risco, mas raramente o reconhecimento.

E depois vem a parte que quase ninguém planeia. O reforço. Duas pessoas estavam doentes no dia, uma começou só depois, uma colega estava em teletrabalho. Fazer todo aquele esforço uma segunda vez por causa deste punhado de pessoas não compensa, por isso ficam mesmo sem imagem atualizada. É assim que surge a manta de retalhos na página da equipa com que mais tarde toda a gente se admira.

Porque é que as sessões coletivas não funcionam por natureza

O verdadeiro problema não é a vossa organização. Vocês fazem isto bem, senão nada avançaria. O problema é que uma sessão coletiva vive de um pressuposto que num escritório com vida nunca é verdade. Ou seja, que todas as pessoas relevantes estão disponíveis à mesma hora no mesmo sítio. Numa empresa em que há sempre alguém em reunião com um cliente, em viagem, em part-time ou em teletrabalho, isso quase nunca acontece.

Por isso qualquer sessão coletiva é sempre apenas um retrato de um instante que já no dia seguinte está desatualizado. Mal as imagens estão feitas, começa alguém de novo, e o afastamento recomeça de imediato. Vocês correm atrás de uma completude que, por natureza do sistema, não pode sequer existir. Não admira que isto se pareça com um trabalho de Sísifo.

Assim que virem a coisa desta forma, desaparece também a má consciência. A culpa de nunca todos terem uma imagem adequada não é vossa. A culpa é do formato da sessão coletiva, que simplesmente não foi feito para a realidade de um escritório moderno. E um formato que por natureza não funciona não deve ser organizado ainda melhor, mas antes substituído.

A data que deixa de ser vossa

Imaginem que a fotografia deixava de ser uma tarefa que cai em cima da vossa mesa. Uma pessoa nova chega, recebe uma breve indicação de como obter a sua imagem e trata disso sozinha, quando lhe der jeito. Sem sala, sem inquérito, sem emails de lembrete, sem arrumações. Vocês só veem o resultado quando está pronto e só têm de o aprovar. Toda a coordenação que hoje vos custa horas simplesmente desaparece.

Isto não é música do futuro. É precisamente nesta direção que evoluem as soluções modernas, sem estúdio, que transformam uma simples selfie num resultado profissional, sem fotógrafo e sem marcação. Para vós isso significa sobretudo uma coisa. Uma daquelas tarefas permanentes e ingratas, que nunca fica pronta e nunca é vista, desaparece do vosso dia a dia. Não têm de decidir isto hoje. Mas da próxima vez que estiverem a montar o inquérito de datas, podem muito bem perguntar-se se isto ainda é mesmo necessário.

Tempo que aproveitam melhor

No fim, não se trata de fotografar, mas do vosso tempo. Cada hora que passam a fazer malabarismos com calendários faz falta noutro lado. Nas coisas que realmente mantêm o vosso local de trabalho coeso. Na disponibilidade quando alguém chega com um problema. Na visão de conjunto que evita que se instale o caos. Nos muitos pequenos gestos que fazem com que toda a gente no escritório se sinta bem acolhida.

Livrarem-se de uma tarefa que não serve a ninguém e só vos custa paciência não é, por isso, um luxo. É boa autogestão. Não têm de provar que sabem coordenar sessões de fotografia com especial destreza. Podem, em vez disso, perguntar-se quais destas pequenas tarefas recorrentes na verdade já nem precisam de existir. A sessão de fotografia é um bom começo.