Os pedidos dos media precisam de retratos profissionais disponíveis de imediato

Existe um telefonema com que toda a empresa secretamente sonha e para o qual quase nenhuma está preparada. Uma redação entra em contacto, quer citar-vos, colocar-vos em destaque, escrever sobre vós. Um presente, porque uma atenção assim raramente se pode comprar. Mas depois vem a frase que decide entre o êxito e o fracasso. Podem enviar-nos depressa uma foto. E depressa, na linguagem das redações, muitas vezes não quer dizer amanhã, mas dentro da próxima hora.

Nesse momento decide-se se passam a fazer parte da história ou se ficam apenas como uma nota de rodapé. Se tiverem um bom retrato profissional e atual à mão, ele segue de imediato e acaba no artigo. Se tiverem primeiro de procurar, perguntar, pedir desculpa por uma imagem antiga ou até sugerir uma sessão fotográfica, o comboio já partiu na maior parte das vezes. A redação trabalha ao ritmo dela, não ao vosso. Quem não consegue acompanhar esse ritmo perde o lugar para alguém que entrega mais depressa.

Na redação corre um relógio diferente

Para perceber a força deste tema, é preciso saber como funcionam as redações. Ali reina um ritmo permanente de prazos. Um artigo tem uma hora de emissão fixa ou um fecho de edição, e tudo tem de estar pronto até lá, texto e imagem. Se a imagem faltar, o artigo não fica mais bonito, é construído sem vós. Um redator que precisa de uma foto às catorze horas e às catorze horas não a tem não espera até à noite. Usa uma alternativa ou deixa de fora o vosso rosto por completo. O relógio corre, e não corre a vosso favor.

É esta a verdadeira lição. Nos pedidos dos media, a qualidade concorre com a rapidez, e a rapidez ganha muitas vezes. Um retrato perfeito que só conseguem entregar dentro de três dias não vale nada se o prazo é hoje. Uma imagem sólida, disponível de imediato, pelo contrário, entra no artigo. A disponibilidade vence a perfeição assim que o tempo aperta. Quem percebe isto, ao pensar em retratos profissionais, não pensa apenas na melhor imagem, mas sobretudo naquela que está rapidamente ao alcance.

A oportunidade perdida raramente volta

O que é amargo num pedido dos media perdido é o seu caráter definitivo. Um artigo aparece uma vez, numa ocasião concreta, numa janela concreta. Se saiu sem vós, não há como acrescentar depois. A cobertura segue em frente, o tema arrefece, a oportunidade fica gasta. Da próxima vez podem ser mais rápidos, mas essa janela em concreto fica fechada. E ninguém sabe quando se abre a próxima ou sequer se se abre.

Lembro-me de uma empresa que foi contactada sobre um tema relevante para o setor, precisamente a sua especialidade. A redação queria uma imagem da especialista que iria ser citada. Havia apenas uma foto antiga e desfocada, e uma melhor não se conseguia arranjar assim tão depressa. No fim, o artigo saiu com a citação, mas sem imagem, e o concorrente, que tinha enviado de imediato um retrato limpo, ficou logo ao lado com o palco visual. A competência técnica estava na primeira empresa. A visibilidade foi para a segunda. A diferença não foi conhecimento, mas uma imagem já disponível.

A preparação vence a reação

A boa notícia é que este problema é totalmente resolúvel, e antes, não no momento do pedido. Quem espera que a redação telefone já perdeu, porque então já não sobra tempo para a qualidade. Quem, pelo contrário, se precave, consegue entregar em segundos e manter a calma. Preparação significa ter à mão um conjunto de retratos profissionais, atuais, das pessoas relevantes, num local que todos conheçam e que, em caso de necessidade, encontrem de imediato.

Isso implica mais do que a imagem em si. São precisos os formatos certos, uma resolução suficiente para impressão e web, um arquivo claro e uma responsabilidade definida, para que, no momento agitado, ninguém tenha primeiro de procurar quem tem que foto e onde. Esta preparação parece pouco espetacular, quase aborrecida. Mas é a diferença entre um pedido dos media respondido com segurança e uma oportunidade perdida. O trabalho está no antes, para que o depois corra sem esforço.

Não é só o topo que precisa de ter uma imagem pronta

Um erro frequente é pensar apenas na direção de topo. Mas os media perguntam muitas vezes precisamente pela pessoa que se adequa ao tema, e essa nem sempre é a diretora. Ora é o especialista de uma área, ora a responsável de um projeto concreto, ora alguém da segunda linha que, por acaso, é o interlocutor certo. Se só existirem boas imagens dos rostos do topo, ficam de novo de mãos a abanar num pedido sobre qualquer outra pessoa.

Faz mais sentido cobrir todos os rostos potencialmente públicos, ou seja, todos os que possam entrar em cena como voz especializada. Isto parece muito, mas é abarcável quando se aborda uma vez de forma sistemática. O efeito é tranquilidade. Seja por quem for que a redação pergunte, há um retrato adequado e atual à mão. Esta abrangência distingue as empresas que levam a sério o trabalho com os media daquelas que suam de novo a cada pedido. A visibilidade torna-se planeável, em vez de depender do acaso.

Como estar preparados para o próximo telefonema

O primeiro passo é uma pergunta honesta a vós próprios. Se agora, nesta hora, uma redação quisesse uma imagem das vossas vozes especializadas mais importantes, conseguiriam entregar de imediato. Em quem a resposta seria sim, em quem teriam de passar ou enviar uma imagem embaraçosamente antiga. Este balanço revela sem piedade onde estão vulneráveis. Cada pessoa sem um retrato atual e à mão é uma oportunidade potencialmente perdida, à espera de se concretizar.

O segundo passo é fechar essas falhas, sem que isso se torne uma grande operação logística. Foi precisamente aí que uma boa preparação para os media quase sempre falhava no passado. Organizar uma sessão fotográfica para cada pessoa relevante era tão trabalhoso que se ia adiando, até o pedido chegar e ser tarde demais. Hoje é possível criar, a partir de simples selfies, retratos profissionais coerentes e uniformes, sem qualquer dia de estúdio, de modo que até um vasto conjunto de vozes especializadas se pode munir depressa de imagens utilizáveis. O obstáculo que antes vos apanhava despreparados deixa assim de existir.

No fim, trata-se de uma verdade simples sobre a atenção. Os media dão-vos visibilidade, mas apenas nas condições deles e ao ritmo deles. Quem, no momento decisivo, tem uma boa imagem pronta transforma um pedido em presença. Quem tem de procurar oferece-a a quem foi mais rápido. Retratos profissionais disponíveis de imediato não são, por isso, um exercício de aplicação para o arquivo. São o vosso bilhete de entrada em histórias que outros contam sobre vós, e esse bilhete tem de estar à mão antes de o telefone tocar.