A coordenação consome mais orçamento do que a própria sessão fotográfica

Quando uma sessão fotográfica ultrapassa o orçamento previsto, toda a gente pensa primeiro no fotógrafo. Demasiado caro, demasiadas horas extra, demasiado equipamento. Quase sempre estão enganados. O dinheiro desaparece noutro lado, nomeadamente na coordenação. E essa não consta de nenhum orçamento.

A coordenação é o trabalho que surge antes de a primeira câmara ser retirada da mala e que continua muito depois de a última ser guardada. É invisível porque se reparte por muitos ombros e não aparece em nenhuma rubrica orçamental própria. É precisamente por isso que é tão sistematicamente subestimada.

O fotógrafo é a parte fácil

Pode surpreender, mas o fotógrafo é a rubrica mais previsível de todo o projeto. Indica um preço, aparece à hora combinada, entrega um resultado. Contrato claro, prestação clara. Se ao menos tudo o resto fosse assim tão simples.

Em torno dessa única data clara cresce uma montanha de pequeno trabalho. Alguém tem de acertar o dia com todos. Alguém constrói uma lista de horários e mantém-na atualizada quando algo muda pela terceira vez. Alguém reserva a sala, trata da iluminação e das tomadas, esclarece quem recebe as pessoas. Alguém escreve a todos a dizer o que devem vestir e responde às vinte perguntas que se seguem. Alguém envia um lembrete na véspera, alguém intercepta os doentes de manhã e reorganiza o plano. Nenhuma destas tarefas é grande. Em conjunto, são um segundo projeto.

Porque ninguém vê estes custos

Este trabalho esconde-se tão bem porque ninguém o faz de uma só vez. Divide-se em dezenas de microtarefas que decorrem por entre o trabalho verdadeiro. Um e-mail aqui, uma chamada ali, um breve insistir de passagem.

Como nenhum bloco isolado é grande o suficiente para dar nas vistas, a soma nunca aparece em lado nenhum. Ninguém escreve nos custos do projeto: trinta horas de coordenação interna. Essas trinta horas existem à mesma. Estão no salário de uma assistente, de uma gestora de escritório, de uma pessoa de recursos humanos que na verdade estaria ali para outra coisa. E como essas pessoas já constam da folha de pagamentos, o tempo delas dedicado à sessão parece gratuito. Mas não é. Simplesmente falta noutro lado.

É esse o cerne do problema. Os custos visíveis são analisados e negociados. Os custos invisíveis são simplesmente suportados. O honorário do fotógrafo ainda é pressionado na proposta. O triplo desse valor em coordenação interna passa sem comentário, porque ninguém o reconhece como custo.

Quanto maior a empresa, pior fica

Numa empresa pequena, a coordenação é maçadora, mas controlável. Dez pessoas numa manhã, isso uma pessoa gere em paralelo. A partir de certa dimensão, a relação inverte-se para o absurdo.

Com duzentas pessoas espalhadas por vários locais, a coordenação torna-se um projeto por si só. Diferentes fusos horários na agenda, diferentes disponibilidades, vários dias de sessão que voltam todos a exigir a sua própria articulação. Agora já não é uma pessoa a tratar disso em paralelo, mas uma pequena equipa durante semanas. E a cada dia adicional, a cada data de recuperação, a cada deslocação a outro local, a rubrica invisível cresce, enquanto o honorário do fotógrafo permanece quase igual.

É exatamente aqui que a coordenação ultrapassa a própria sessão fotográfica. O fotógrafo talvez cobre três dias. A articulação interna ao longo de semanas devora, em horas de trabalho, um múltiplo disso. Só que ninguém vê, porque não existe nenhum documento de faturação para isso.

O que sobra sem coordenação

A pergunta interessante não é como tornar a coordenação mais eficiente. A pergunta interessante é se precisam sequer dela. Porque é precisamente aqui que entram as soluções sem estúdio, e este ponto perde-se quase sempre no debate sobre a qualidade de imagem.

Quando cada pessoa cria a sua imagem de forma autónoma e independente do local, quase toda a montanha de coordenação desaparece. Sem lista de horários, sem sala, sem e-mails de lembrete, sem intercetar faltas, sem datas de recuperação. O que fica é uma breve indicação a todos para criarem a sua imagem até uma determinada data. As trinta ou cem horas de articulação interna simplesmente deixam de existir. Não porque alguém trabalha mais depressa, mas porque a tarefa nem sequer chega a surgir.

É essa a verdadeira razão pela qual a conta honesta do orçamento surpreende tantas vezes. Não estão a comparar honorário do fotógrafo com preço de subscrição. Estão a comparar um honorário mais uma montanha invisível de coordenação com um preço quase sem essa montanha. Para a única imagem de alta qualidade de um pequeno grupo de liderança, a coordenação continua a valer a pena, aí o esforço é controlável e o resultado é especial. Mas para o conjunto dos colaboradores, a coordenação é o devorador silencioso de orçamento. Quem o torna visível toma de repente a decisão com números completamente diferentes.