Os departamentos de RH poupam tempo quando as fotografias são padronizadas

Há uma tarefa no departamento de recursos humanos que ninguém tem descrita na sua função e que, ainda assim, consome tempo de forma regular. A fotografia. Um novo colega começa e alguém tem de garantir que existe um retrato. Para a intranet, para o site, para o crachá, para o organograma. Parece uma bagatela. Na prática, é um pequeno estaleiro permanente que nunca fica totalmente concluído.

O padrão repete-se a cada entrada. Pergunta-se se já existe uma imagem. Quase nunca existe. Então, a nova pessoa acaba por enviar, mais tarde, uma fotografia que tinha à mão. Um recorte de uma foto de casamento, uma selfie tirada no carro, um instantâneo do último verão. O RH olha para ela, suspira baixinho e pede outra. E assim começa um ciclo que se pode arrastar durante semanas.

Porque é que a fotografia em falta custa tanto tempo

O esforço real não está na fotografia, mas na perseguição. Cada pergunta custa uma mensagem, um lembrete, uma nova verificação. Numa entrada, isso é tolerável. Numa empresa que contrata trinta pessoas por ano, torna-se um ruído de fundo constante. Há sempre alguém novo, falta sempre uma imagem em algum lado, alguém tem sempre de se lembrar disso.

A isto acresce a questão da qualidade. Como não existe uma orientação clara, cada pessoa entrega algo diferente. Um envia uma imagem de alta resolução, outra um recorte desfocado. Ora o fundo é branco, ora é a sala de estar, ora a pessoa está no meio de uma multidão. O RH tem então de decidir se a imagem serve ou não, e tomar essa decisão vezes sem conta. É precisamente aqui que o tempo desaparece, gota a gota, mas sem parar.

O mais frustrante é que, no final, continua a não surgir uma imagem uniforme. Investem imensos pequenos esforços e obtêm, mesmo assim, uma manta de retalhos. O trabalho está lá, o resultado não convence. Esta é a pior de todas as combinações.

Um padrão retira a decisão de cada caso individual

A solução é pouco espetacular e produz efeito de imediato. Definam um padrão. Uma orientação clara e escrita sobre o aspeto que uma fotografia de colaborador deve ter. Que fundo, que enquadramento, que resolução, que atmosfera geral da imagem. Assim que esta regra existe, desaparece a decisão diária caso a caso. Já não têm de ponderar de novo, para cada imagem, se serve. Apenas a comparam com o padrão.

O efeito é maior do que parece. Uma decisão tomada uma vez e depois fixada por escrito já não precisa de ser discutida. Os novos colaboradores sabem, desde o início, o que é preciso. As perguntas de esclarecimento diminuem, porque a expetativa é clara. E, se ainda assim algo não servir, o motivo é indicável de forma inequívoca. A imagem corresponde ao padrão ou não. Nada de discussões de gosto, nada de longas explicações.

Um padrão tem ainda um efeito secundário agradável. Torna o tema transferível. Enquanto tudo estiver na cabeça de uma única pessoa, o processo desmorona-se assim que essa pessoa vai de férias. Uma regra escrita, pelo contrário, pode ser aplicada por qualquer um. O tema da fotografia deixa assim de ser uma questão de pessoa para se tornar um procedimento, e os procedimentos conduzem-se com muito mais tranquilidade do que decisões individuais constantes.

O que a uniformidade traz para além da poupança de tempo

As fotografias padronizadas não poupam apenas tempo, melhoram também a imagem da empresa por dentro e por fora. Um organograma em que todos os retratos têm o mesmo aspeto parece arrumado e profissional. Uma página de equipa em que todos partilham o mesmo fundo transmite coesão. E uma intranet em que os rostos surgem de forma uniforme facilita a orientação, porque nada distrai do essencial.

Para os novos colaboradores, isto é, aliás, um sinal subestimado. Quem, no primeiro dia, recebe um retrato limpo e profissional, com o mesmo aspeto do dos colegas, sente-se mais depressa parte do todo. A fotografia é um pequeno mas visível ato de acolhimento. Sinaliza pertença, e fá-lo de forma visível e em pé de igualdade. Uma imagem privada recortada não consegue fazer isso.

Também nas saídas e nas mudanças o padrão compensa. Quando alguém muda de função ou precisa de uma nova imagem, a orientação já existe há muito. Ninguém tem de reinventar a roda. O processo simplesmente continua a correr, e é precisamente esse o objetivo de qualquer bom trabalho de recursos humanos. Menos casos especiais, mais procedimentos fiáveis.

Como ancorar o padrão no dia a dia

Um padrão só serve de algo se chegar ao dia a dia. Por isso, integrem-no onde as pessoas passam de qualquer forma. Incluam a fotografia no processo de integração, logo ao lado do contrato, dos acessos e do equipamento. Assim, passa a fazer parte do arranque e não algo que se entrega mais tarde e depois se esquece. Quem sabe, no primeiro dia, que um retrato faz parte do processo, entrega-o sem que seja preciso insistir.

Garantam, além disso, que a execução se mantém simples. Quanto mais fácil for o caminho até à imagem adequada, menos vezes terão de recordar. É precisamente aqui que o campo está a mudar neste momento. As abordagens sem estúdio permitem obter, a partir de uma simples selfie, um retrato uniforme e profissional que corresponde ao padrão por si só. Com isso, cai o maior obstáculo, ou seja, o esforço exigido a cada pessoa. E, para vocês no departamento de recursos humanos, significa aquilo que há muito desejam. Um tema de fotografias que corre sem que tenham de pensar constantemente nele.