Il coordinamento divora più budget del servizio fotografico vero e proprio

Quando il budget di un servizio fotografico va fuori controllo, tutti pensano subito al fotografo. Troppo caro, troppe ore extra, troppa attrezzatura. Quasi sempre si sbagliano. I soldi spariscono altrove, e precisamente nel coordinamento. Che però non compare in nessun preventivo.

Il coordinamento è il lavoro che nasce prima ancora che si tiri fuori la prima macchina fotografica e continua a lungo dopo che l'ultima è stata riposta. È invisibile perché si distribuisce su molte spalle e non finisce in nessuna voce di budget dedicata. Proprio per questo viene sottovalutato con tanta puntualità.

Il fotografo è la parte facile

Può sorprendervi, ma il fotografo è la voce più prevedibile dell'intero progetto. Indica un prezzo, arriva all'ora concordata, consegna un risultato. Contratto chiaro, prestazione chiara. Se solo tutto il resto fosse così semplice.

Attorno a quell'unico appuntamento chiaro cresce una montagna di piccole incombenze. Qualcuno deve concordare la giornata con tutti. Qualcuno costruisce una lista di slot e la aggiorna quando per la terza volta qualcosa slitta. Qualcuno prenota la sala, si occupa di luce e prese, chiarisce chi accoglie le persone. Qualcuno scrive a tutti cosa indossare e risponde alle venti domande che ne seguono. Qualcuno manda il promemoria il giorno prima, qualcuno la mattina intercetta i malati e sposta il piano. Nessuna di queste attività è grande. Insieme sono un secondo progetto.

Perché nessuno vede questi costi

Questo lavoro si nasconde così bene perché nessuno lo svolge tutto d'un fiato. Si sbriciola in decine di microattività che si infilano tra un impegno e l'altro. Una mail qui, una telefonata là, una breve verifica di sfuggita.

Poiché nessun singolo blocco è abbastanza grande da farsi notare, la somma non compare mai da nessuna parte. Nessuno scrive nei costi di progetto: trenta ore di coordinamento interno. Quelle trenta ore però esistono lo stesso. Sono nascoste nello stipendio di un'assistente, di una office manager, di una persona delle risorse umane che in realtà è lì per altro. E poiché queste persone sono comunque a libro paga, il loro tempo dedicato al servizio sembra gratis. Ma non lo è. Semplicemente manca da un'altra parte.

È questo il cuore del problema. I costi visibili vengono verificati e negoziati. I costi invisibili vengono semplicemente sostenuti. L'onorario del fotografo viene tirato al ribasso già in fase di preventivo. Il triplo di quella cifra in coordinamento interno passa senza un commento, perché nessuno lo riconosce come costo.

Più grande è l'azienda, peggio è

In una piccola azienda il coordinamento è fastidioso ma gestibile. Dieci persone in una mattinata: una sola persona lo tiene insieme come attività secondaria. Oltre una certa dimensione il rapporto vira nell'assurdo.

Con duecento persone su più sedi il coordinamento diventa un progetto a sé. Fusi orari diversi in calendario, disponibilità diverse, più giornate di scatto che richiedono ognuna una propria organizzazione. A questo punto non se ne occupa più una persona di passaggio, ma un piccolo team per settimane. E con ogni giornata aggiuntiva, ogni appuntamento di recupero, ogni trasferta la voce invisibile continua a gonfiarsi, mentre l'onorario del fotografo resta quasi identico.

È esattamente qui che il coordinamento sorpassa il servizio vero e proprio. Il fotografo fattura magari tre giorni. L'organizzazione interna, spalmata su settimane, in ore di lavoro ne divora un multiplo. Solo che nessuno lo vede, perché non esiste un documento contabile che lo attesti.

Cosa resta senza coordinamento

La domanda interessante non è come rendere il coordinamento più efficiente. La domanda interessante è se vi serva davvero. Perché è proprio qui che entrano in gioco le soluzioni senza studio, e questo punto nel dibattito sulla qualità delle immagini passa quasi sempre inosservato.

Se ogni persona crea la propria foto in autonomia e indipendentemente dal luogo, quasi tutta la montagna di coordinamento sparisce. Niente lista di slot, niente sala, niente mail di promemoria, niente gestione delle assenze, niente appuntamenti di recupero. Quel che resta è un breve avviso a tutti di creare la propria foto entro una certa data. Le trenta o cento ore di organizzazione interna semplicemente svaniscono. Non perché qualcuno lavori più in fretta, ma perché il compito non nasce nemmeno.

È questa la vera ragione per cui il calcolo onesto del budget sorprende così spesso. Non state confrontando l'onorario del fotografo con il prezzo di un abbonamento. State confrontando un onorario più una montagna invisibile di coordinamento con un prezzo quasi privo di quella montagna. Per l'unica immagine di alta qualità di un piccolo gruppo dirigente il coordinamento continua a valere la pena, lì l'impegno è contenuto e il risultato è speciale. Ma per l'intera forza lavoro il coordinamento è il divoratore silenzioso di budget. Chi lo rende visibile prende la decisione, all'improvviso, con numeri del tutto diversi.