Team d'ufficio: apparire più professionali su Teams, Outlook e LinkedIn

Fate un calcolo approssimativo di quante volte oggi il vostro volto è già passato su uno schermo. Il collega vede il vostro piccolo avatar rotondo nella chat di Teams quando mandate una domanda. La cliente vede la vostra immagine accanto alla firma quando Outlook mostra la vostra mail. Un potenziale cliente che cerca il vostro nome su Google finisce sul vostro profilo LinkedIn e lì vede la foto che avete caricato quattro anni fa. Tre canali, tre situazioni, lo stesso volto. Solo che, purtroppo, spesso in tre versioni diverse, nessuna delle quali funziona davvero.

L'aspetto insidioso di queste immagini è che lavorano mentre voi siete assenti. Voi siete in un'altra riunione, in smart working, a fine giornata. Eppure questa foto in miniatura continua a rappresentarvi, in ogni finestra di chat, in ogni mail a più destinatari, in ogni elenco di risultati di ricerca. È la parte di voi che non fa mai pausa. E proprio per questo vale la pena dedicarle, una volta, la giusta attenzione.

L'avatar che nessuno ha preso sul serio conta comunque

In molti team d'ufficio la foto profilo è una di quelle cose sbrigate in fretta durante l'onboarding. Una foto col cellulare alla scrivania, ritagliata alla meglio perché l'IT chiedeva un'immagine. Dopodiché nessuno l'ha più toccata. Il risultato ora vi accompagna a ogni contatto digitale. Quando scrivete a una nuova cliente e lei guarda per la prima volta la vostra firma, questa immagine nata per caso è la sua prima impressione di voi. Nessuna stretta di mano, nessuna chiacchiera, solo questa foto e il vostro nome.

Il punto non è che una cattiva immagine vi svaluti come persone. Il punto è che genera attrito. Una foto scura e sgranata spinge inconsciamente il destinatario a controllare con più attenzione se qui è tutto in ordine. Un ritratto nitido e cordiale fa il contrario. Rassicura, segnala che sapete quello che fate e lascia scorrere lo sguardo verso il contenuto del vostro messaggio. Esattamente dove deve andare.

I tre canali vogliono la stessa cosa, ma perdonano cose diverse

Teams, Outlook e LinkedIn mostrano la vostra immagine in modo diverso. Su Teams è minuscola e rotonda, spesso solo un piccolo cerchio accanto al vostro nome. Lì non sopravvive nessuna foto in cui siete piccoli in un ampio paesaggio, perché resta solo una macchia colorata in cui il vostro volto è a malapena distinguibile. Outlook mostra l'immagine un po' più grande, ma nel dubbio accanto a molto testo, motivo per cui uno sfondo tranquillo aiuta a non contendere l'attenzione con la mail. E LinkedIn è il palco su cui un potenziale cliente guarda più da vicino, spesso con l'intenzione di valutarvi prima di mettersi in contatto.

Ciò che tutti e tre premiano è un'inquadratura ravvicinata, in cui il vostro volto ha il ruolo da protagonista. Testa e spalle, buon contrasto, un'espressione che risulti sveglia e aperta. Sembra banale, ma la maggior parte delle foto profilo fallisce proprio qui. Troppo lontane, troppo scure, troppa distrazione sullo sfondo. Se cambiate una sola cosa, avvicinatevi e fate in modo che la luce arrivi da davanti, non da dietro.

Perché un team vince tutto insieme quando tutti fanno lo stesso

Ora la parte che va oltre il singolo profilo. Immaginate un partner esterno che per la prima volta partecipa con voi a una riunione Teams più affollata. Dodici riquadri, dodici avatar. Cinque persone con un ritratto pulito, tre con una foto delle vacanze, due con solo le iniziali grigie perché non hanno mai caricato una foto. Questa impressione si trasferisce sull'intero gruppo. Un team che si presenta ordinato in digitale sembra organizzato, anche se la singola persona non ci ha nemmeno pensato.

Al contrario, un'immagine disomogenea trascina tutti verso il basso. La collega con la bella foto, nel muro di riquadri, non sembra migliore: sembra semplicemente un'eccezione in un insieme disordinato. Per questo vale la pena non trattare la foto profilo come una faccenda puramente privata, ma come qualcosa da affrontare, una volta, insieme come team. Se tutti tirano in una direzione simile, ne beneficia ogni singola persona, senza più fatica di prima.

Farlo bene una volta, invece di convivere per anni con il provvisorio

Il motivo sincero per cui queste immagini restano scadenti così a lungo è la fatica. Una sessione fotografica per tutti suona come organizzazione, budget, mezza giornata in cui tutto l'ufficio deve passare uno dopo l'altro davanti all'obiettivo. Così si rimanda, e dal provvisorio nasce una condizione permanente che, anno dopo anno, gira in ogni finestra di chat.

Eppure oggi la strada non deve più passare per lo studio. Esistono ormai possibilità senza studio per trasformare un normale selfie in un ritratto pulito e professionale, che funzioni allo stesso modo su Teams, Outlook e LinkedIn, per ogni persona del team nello stesso stile pacato. Il bello non è il trucco tecnico, ma il fatto che sistemate una buona volta questo tema fastidioso. Dopodiché la vostra immagine lavora per voi, su ogni canale, ogni giorno, senza che dobbiate più pensarci.