I diritti di immagine sulle foto dei dipendenti si chiariscono spesso troppo tardi

C'è una domanda che in quasi ogni azienda viene posta troppo tardi. A chi appartiene davvero questa immagine e chi può farci cosa. Spunta raramente all'inizio, quando tutto è ancora rilassato e la foto è appena stata scattata. Spunta più tardi, quando qualcuno se n'è andato, quando un'immagine finisce all'improvviso in una pubblicità o quando un dipendente chiede di rimuovere finalmente il proprio volto. E a quel punto il chiarimento non è più rilassato, ma teso.

Lo schema è quasi sempre lo stesso. All'inizio regna l'entusiasmo, si scattano in fretta un paio di ritratti, ci si rallegra del risultato e lo si mette online. Nessuno pensa ai diritti di utilizzo, perché nessuno si aspetta un conflitto. È proprio questo l'errore. I diritti di immagine sono come un ombrello. Non servono quando splende il sole, e mancano amaramente quando all'improvviso si mette a piovere.

Il momento in cui diventa spiacevole

Immaginate una scena tipica. Una dipendente lascia l'azienda in modo conflittuale. Il suo ritratto è ancora appeso sulla pagina del team, continua a sorridere come se nulla fosse. Chiede la rimozione, comprensibilmente. Ora comincia la ricerca. Dov'è archiviata l'immagine. Chi l'ha scattata allora. Esiste per caso un accordo. In molte aziende a questo punto segue un silenzio imbarazzato, perché nessuno ha mai messo nulla per iscritto.

Questo silenzio è costoso. Non necessariamente in denaro, ma in nervi, tempo e fiducia. Un conflitto che con un accordo chiaro si risolverebbe in cinque minuti, senza di esso diventa uno scontro estenuante. E la cosa amara è che il chiarimento necessario all'inizio non avrebbe richiesto quasi alcuno sforzo. Sarebbero bastate un paio di frasi chiare al momento dello scatto. Invece la questione viene rimandata, finché non si ripropone da sola con forza.

Tre livelli che nessuno distingue

Parte del problema è che diritti diversi vengono allegramente confusi tra loro. C'è innanzitutto il diritto alla propria immagine, che appartiene alla persona ritratta. Poi c'è la questione di chi possa usare l'immagine e in quale ambito. E infine si pone la domanda di chi possieda e conservi tecnicamente il file. Questi tre livelli non sono la stessa cosa, e chi li mescola finisce inevitabilmente nella nebbia.

Un esempio rende chiara la differenza. Un fotografo può essere l'autore di un'immagine, mentre la persona ritratta ha comunque il diritto di decidere se e dove appare il suo volto. L'azienda, a sua volta, ha bisogno di un'autorizzazione all'uso per poter impiegare l'immagine. Se manca uno di questi livelli, l'intero impianto vacilla. Potete possedere il file e comunque non usarlo legittimamente, perché manca il consenso della persona. Chi pensa solo al file trascura i livelli decisivi che gli stanno sopra.

Perché la fine va pensata fin dall'inizio

La regolamentazione più intelligente pensa sempre già al giorno in cui qualcosa non va più bene. Le persone cambiano lavoro, cambiano idea, a un certo punto vogliono presentarsi diversamente. Un diritto di immagine che disciplina solo l'inizio ma non la fine è un diritto a metà. Per questo ogni accordo deve includere la domanda su cosa succede quando la persona lascia l'azienda o ritira il proprio consenso. Una revoca non deve essere uno stato d'emergenza, ma un caso previsto.

Questo, tra l'altro, rassicura anche le persone di cui usate l'immagine. Chi sa di poter ritirare in qualsiasi momento il proprio volto dalla circolazione dà il consenso molto più facilmente. La paura di restare appesi per sempre da qualche parte scompare. Così una rigida cessione di diritti diventa un accordo equo tra pari. E gli accordi equi durano di più e generano meno conflitti di quelli firmati da qualcuno sotto pressione.

Come chiarire la questione presto e con calma

La via d'uscita è poco spettacolare e proprio per questo efficace. Chiarite i diritti prima ancora che l'immagine venga creata, non dopo. Stabilite in un'atmosfera serena per cosa verrà usato il ritratto, per quanto tempo e come sparisce di nuovo in caso di revoca o uscita. Mettetelo per iscritto in un linguaggio chiaro, non in un gergo giuridico che tanto nessuno legge. La chiarezza all'inizio è la prevenzione dei conflitti più economica che esista.

Altrettanto importante è la visione d'insieme. Tenete traccia di quale immagine viene usata dove, così in caso di necessità non dovrete tirare a indovinare. Un volto di cui conoscete la collocazione lo potete anche rimuovere in fretta. È proprio qui che nella pratica si inciampa più spesso, perché le immagini migrano senza che nessuno prenda nota. Chi mantiene la visione d'insieme trasforma una potenziale controversia in una faccenda di pochi clic.

Alla fine la lezione è semplice. I diritti di immagine non sono un tema per il caso di conflitto, ma per l'inizio, quando tutti sono ancora ben disposti. Oggi esistono strade moderne e senza studio per generare ritratti a partire dai selfie, e quelle ben congegnate rendono trasparenti fin da subito utilizzo, revoca e cancellazione. Chi pone presto la domanda scomoda non dovrà mai rispondervi in seguito nel bel mezzo di una lite. E in fondo tutto il trucco sta qui.