Departemen SDM menghemat waktu bila foto distandarkan

Ada satu tugas di departemen personalia yang tak ada dalam deskripsi jabatan siapa pun dan yang meski begitu secara rutin memakan waktu. Foto. Seorang rekan baru mulai, dan seseorang harus memastikan bahwa sebuah potret ada. Untuk intranet, untuk situs web, untuk kartu identitas, untuk bagan organisasi. Terdengar seperti hal kecil. Dalam praktik ia adalah proyek kecil berkelanjutan yang tak pernah benar-benar selesai.

Pola ini berulang pada setiap penerimaan. Ditanyakan apakah sudah ada gambar. Kebanyakan tidak. Jadi orang baru pada suatu waktu mengirim foto yang kebetulan ada. Potongan dari foto pernikahan, swafoto di dalam mobil, jepretan dari musim panas lalu. SDM melihatnya, mendesah pelan, dan meminta yang lain. Dan begitu bermula sebuah putaran yang bisa berlarut berminggu-minggu.

Mengapa foto yang hilang memakan begitu banyak waktu

Tenaga yang sebenarnya bukan terletak pada foto, melainkan pada mengejar-ngejar. Setiap penagihan tunggal memakan sebuah pesan, sebuah pengingat, sebuah pemeriksaan ulang. Pada satu penerimaan itu tertahankan. Pada perusahaan yang setahun merekrut tiga puluh orang, dari situ lahir dengung dasar yang terus-menerus. Selalu ada yang baru, selalu di suatu tempat kurang gambar, selalu seseorang harus mengingatnya.

Ditambah soal kualitas. Karena tak ada ketentuan yang jelas, setiap orang menyerahkan sesuatu yang berbeda. Yang satu mengirim gambar beresolusi tinggi, yang lain potongan yang tak tajam. Kadang latar belakangnya putih, kadang ruang keluarga, kadang orangnya berdiri di tengah kerumunan. SDM lalu harus memutuskan apakah gambarnya cukup atau tidak, dan mengambil keputusan itu berulang-ulang. Justru di sinilah waktu menghilang, setetes demi setetes, tetapi tak henti.

Yang membuat frustrasi adalah bahwa pada akhirnya tetap tak lahir gambar yang seragam. Anda mencurahkan sekian banyak tenaga kecil dan tetap mendapat tambal sulam. Tenaganya ada, hasilnya tak meyakinkan. Itu kombinasi terburuk dari semuanya.

Sebuah standar mengambil keputusan dari setiap kasus tunggal

Solusinya tak spektakuler dan berpengaruh seketika. Tetapkan sebuah standar. Ketentuan yang jelas dan tertulis, bagaimana foto karyawan harus tampak. Latar belakang mana, bingkai mana, resolusi mana, suasana gambar kasar mana. Begitu aturan ini ada, keputusan kasus tunggal harian menghilang. Anda tak perlu lagi memikirkan ulang untuk setiap gambar apakah ia pas. Anda hanya memeriksanya terhadap standar.

Efeknya lebih besar daripada kedengarannya. Sebuah keputusan yang sekali diambil lalu dituliskan tetap, tak perlu lagi didiskusikan. Karyawan baru tahu sejak awal apa yang dibutuhkan. Pertanyaan balik menjadi lebih sedikit, karena harapannya jelas. Dan jika toh ada yang tak pas, alasannya dapat disebut dengan gamblang. Gambar sesuai standar atau memang tidak. Tak ada perselisihan selera, tak ada penjelasan panjang.

Sebuah standar punya satu efek sampingan yang menyenangkan lagi. Ia membuat tema ini dapat diserahterimakan. Selama semuanya tersimpan di kepala satu orang, prosesnya runtuh begitu orang ini berlibur. Aturan tertulis sebaliknya bisa diterapkan siapa saja. Tema foto dengan begitu berubah dari soal orang menjadi sebuah alur, dan alur bisa dijalankan jauh lebih tenang daripada keputusan tunggal yang terus-menerus.

Apa yang dibawa keseragaman melampaui penghematan waktu

Foto yang distandarkan menghemat bukan hanya waktu, mereka juga memperbaiki gambaran perusahaan ke dalam dan ke luar. Bagan organisasi yang di dalamnya semua potret tampak sama terasa rapi dan profesional. Halaman tim yang padanya setiap orang berbagi latar belakang yang sama memancarkan kebersamaan. Dan intranet yang di dalamnya wajah-wajah tampil seragam membuat orientasi lebih mudah, karena tak ada yang mengalihkan dari yang esensial.

Untuk karyawan baru, omong-omong, itu sinyal yang diremehkan. Siapa yang pada hari pertama mendapat potret yang bersih dan profesional, yang tampak persis seperti milik para rekan, lebih cepat merasa menjadi bagian dari keseluruhan. Foto adalah tindakan penerimaan yang kecil, tetapi tampak. Ia memberi sinyal keanggotaan, secara tampak dan setara. Gambar pribadi yang dipotong tak bisa mewujudkan itu.

Pada kepergian dan pergantian pun standar itu terbayar. Ketika seseorang berganti peran atau butuh gambar baru, ketentuannya sudah lama ada. Tak seorang pun harus menemukan kembali roda. Prosesnya begitu saja berjalan terus, dan justru itulah tujuan setiap kerja personalia yang baik. Lebih sedikit kasus khusus, lebih banyak alur yang andal.

Begini cara Anda menancapkan standar dalam keseharian

Sebuah standar hanya berguna jika ia tiba dalam keseharian. Karena itu bangun ia di tempat yang toh dilalui orang. Masukkan foto ke dalam alur orientasi, tepat di sebelah kontrak, akses, dan perlengkapan. Dengan begitu ia menjadi bagian dari awal dan bukan sesuatu yang disusulkan belakangan lalu dilupakan. Siapa yang pada hari pertama tahu bahwa sebuah potret termasuk, menyerahkannya tanpa penagihan panjang.

Pastikan pula pelaksanaannya tetap mudah. Semakin sederhana jalan menuju gambar yang pas, semakin jarang Anda harus mengingatkan. Justru di sinilah bidang ini sedang berubah. Pendekatan tanpa studio memungkinkan memperoleh dari swafoto sederhana sebuah potret yang seragam dan profesional, yang sesuai standar dengan sendirinya. Dengan begitu kendala terbesar hilang, yaitu tenaga bagi orang per orang. Dan bagi Anda di departemen personalia itu berarti apa yang sudah lama Anda idamkan. Sebuah tema foto yang berjalan, tanpa Anda harus terus-menerus mengingatnya.