People-&-Culture-Teams: Mitarbeiterfotos als Teil der Employee Experience

Ihr denkt in Journeys. Vom ersten Kontakt im Bewerbungsprozess über den ersten Tag bis zum Moment, in dem jemand nach Jahren geht und trotzdem gut über euch spricht. Jeder Touchpoint zählt, jeder wird gemessen, jeder taucht irgendwann in einer Retrospektive auf. Und dann gibt es diesen einen Punkt, der in fast keiner Journey Map sauber auftaucht, obwohl ihn wirklich jede und jeder durchläuft. Das Mitarbeiterfoto.

In den meisten Firmen ist es ein Formularfeld. Irgendwann in der ersten Woche kommt eine Mail, bringt bitte ein Foto mit oder stellt euch kurz an die weisse Wand im dritten Stock. Was für euch ein Verwaltungsschritt ist, ist für die Person am anderen Ende ein kleiner Test. Nämlich die Frage, ob dieser Ort ernst nimmt, wie man hier auftaucht und gesehen wird. Genau darum lohnt es sich, das Foto einmal aus der Perspektive der Employee Experience anzuschauen und nicht aus der des Prozesshandbuchs.

Der erste Eindruck geht in beide Richtungen

Ihr wisst, wie viel Arbeit in den ersten Tagen steckt. Der Arbeitsplatz ist vorbereitet, die Patin steht bereit, das Willkommenspaket liegt auf dem Tisch. Und dann sagt jemand am Nachmittag, ach ja, für die Teamseite brauchen wir noch schnell ein Bild, stell dich mal da vorne hin. Kein Licht, keine Vorbereitung, der frisch angekommene Mensch noch nervös und übermüdet vom vielen Neuen. Dieses Bild begleitet die Person danach jahrelang. Im Intranet, in der Signatur, in jeder Präsentation, in der das Team vorgestellt wird.

Was hier passiert, ist subtil, aber wichtig. Die neue Kollegin liest aus dem Umgang mit ihrem Bild heraus, wie sorgfältig hier mit Menschen umgegangen wird. Ein liebloser Schnappschuss sagt leise, so genau nehmen wir es mit dir nicht. Ein Bild, bei dem sich jemand Gedanken gemacht hat, sagt das Gegenteil. Und weil ihr genau diese leisen Signale zu eurem Handwerk gemacht habt, solltet ihr das Foto nicht der Zufälligkeit überlassen.

Der Eindruck geht übrigens in beide Richtungen. Auch ihr seht die Person zum ersten Mal so, wie sie im System auftaucht. Wenn das Bild schlecht ist, entsteht unbewusst ein schiefes Gefühl, das mit der eigentlichen Kompetenz gar nichts zu tun hat. Ein sauberes Foto ist also nicht Kosmetik. Es ist die faire Grundlage, auf der ein Mensch bei euch startet.

Zugehörigkeit entsteht im Detail

Ihr redet in euren Konzepten viel über Belonging. Über das Gefühl, dazuzugehören, gesehen zu werden, Teil von etwas zu sein. Und dann schaut euch einmal eine typische Teamseite an. Die Hälfte der Bilder stammt aus einem alten Fotoshooting, die andere Hälfte sind Handyfotos in wechselnder Qualität, ein paar Leute haben gar keins und werden durch graue Platzhalter dargestellt. Wer als grauer Kreis erscheint, während die Nachbarin professionell abgelichtet ist, spürt genau, dass hier etwas nicht rund ist.

Das klingt nach Kleinigkeit. Aber Zugehörigkeit entsteht nicht in den grossen Kick-off-Events, sondern in genau solchen Details, die täglich sichtbar sind. Ein Team, auf dessen Übersichtsseite alle im gleichen Licht, im gleichen Stil und mit der gleichen Sorgfalt erscheinen, wirkt wie eine Einheit. Ein Flickenteppich aus Bildern wirkt wie eine Ansammlung von Einzelkämpfern. Ihr wollt das Erste, nicht das Zweite.

Es geht dabei nicht um Gleichmacherei. Persönlichkeit darf und soll sichtbar bleiben. Aber der Rahmen sollte gleich sein, so wie in einem gut gestalteten Familienalbum jedes Bild anders ist und trotzdem zusammengehört. Sobald ihr das Foto als Teil des Zugehörigkeitsgefühls begreift, verschiebt sich eure ganze Haltung dazu. Es ist dann kein Häkchen mehr auf einer Liste, sondern ein bewusst gestalteter Moment.

Vom Pflichtpunkt zum bewussten Moment

Stellt euch vor, das Foto wäre nicht der lästige Rest am Ende der Checkliste, sondern ein eingeplanter, angenehmer Teil des Ankommens. Die neue Person weiss vorher Bescheid, muss nichts organisieren, hat keinen Stress mit Kamera und Wand. Sie bekommt ein Ergebnis, mit dem sie sich wohlfühlt, und darf sogar mitreden, welches Bild sie am Ende repräsentiert. Aus einem Moment der Fremdbestimmung wird ein Moment der Wertschätzung.

Für euch als People-&-Culture-Team hat das einen doppelten Nutzen. Ihr entlastet euch von der ewigen Jagd nach fehlenden Bildern, und ihr gewinnt einen Touchpoint, der positiv besetzt ist. Menschen erinnern sich an solche Kleinigkeiten. Nicht an die Zugangsdaten, die reibungslos funktioniert haben, aber an das Gefühl, dass ihr Auftritt hier ernst genommen wurde. Genau solche Erinnerungen tragen später eine Weiterempfehlung.

Der Auftritt wächst mit dem Team

Ein letzter Punkt, den ihr aus eurer Rolle heraus wie kaum jemand sonst versteht. Eine Organisation ist nie fertig. Es kommen Leute dazu, andere gehen, Teams werden umgebaut, jemand wechselt die Abteilung und braucht plötzlich ein passendes Bild für den neuen Bereich. Ein einmaliges Fotoshooting löst dieses Problem nur für einen einzigen Tag. Danach beginnt das Auseinanderdriften sofort wieder.

Deshalb lohnt es sich, das Mitarbeiterfoto nicht als Projekt zu denken, sondern als laufenden Prozess, der mit dem Team atmet. Wer heute anfängt, hat morgen ein Bild in derselben Qualität, ohne dass jemand einen Termin koordinieren, einen Raum buchen oder auf schönes Wetter warten muss. Moderne, studiofreie Lösungen machen genau das inzwischen möglich, ganz ohne dass ein Mensch stundenlang vor einer Wand stehen muss. Ihr müsst das nicht heute umsetzen. Aber wenn ihr das Foto das nächste Mal als Formularfeld behandelt, denkt kurz daran, was für ein Moment darin eigentlich steckt.