Office-Manager:innen: Fototermine koordinieren war gestern

Es gibt Aufgaben in eurem Job, die niemand sieht, bis sie schieflaufen. Das Nachfüllen des Kaffees, die Bestellung, die pünktlich da sein muss, der Besprechungsraum, der plötzlich doppelt gebucht ist. Und dann gibt es diese eine Aufgabe, die euch über Wochen begleitet, unzählige kleine Mails kostet und am Ende trotzdem niemandem auffällt. Der Fototermin für die neuen Kolleginnen und Kollegen.

Auf dem Papier ist das eine Kleinigkeit. In der Realität ist es eine dieser Aufgaben, die sich anfühlen wie das Hüten einer Katzenherde. Ein Fotograf muss angefragt werden, ein Raum reserviert, ein Datum gefunden, an dem möglichst viele Leute gleichzeitig können. Und dann sagt drei Tage vorher jemand ab, weil ein Kundentermin dazwischenkommt, und ihr fangt von vorne an. Reden wir ehrlich darüber, warum das so mühsam ist und was sich daran ändern lässt.

Die unsichtbare Arbeit hinter einem einzigen Termin

Setzt euch einmal hin und zählt zusammen, was ein klassischer Sammel-Fototermin wirklich verschlingt. Ihr holt drei Offerten von Fotografen ein und vergleicht sie. Ihr klärt, welcher Raum gross genug ist und wo das Licht stimmt. Ihr schickt eine Umfrage herum, an welchem Tag wer kann, und wertet die Antworten aus. Ihr erinnert die Leute zwei Tage vorher, weil es sonst die Hälfte vergisst. Ihr räumt am Termin selbst noch schnell die Tische zur Seite und sorgt dafür, dass der Fotograf einen Parkplatz findet.

Jeder einzelne Schritt dauert nur ein paar Minuten. Aber in Summe sind es Stunden, die in keiner Stellenbeschreibung stehen und die euch trotzdem sicher gehören. Das Bittere daran ist, dass diese Arbeit unsichtbar bleibt, solange alles klappt. Läuft es dagegen schief, weil ein Bild fehlt oder unscharf ist, landet die Frage sofort bei euch. Ihr tragt das Risiko, aber selten die Anerkennung.

Und dann kommt der Teil, den kaum jemand einplant. Der Nachschlag. Zwei Leute waren am Termin krank, einer fing erst danach an, eine Kollegin war im Homeoffice. Für diese Handvoll Menschen den ganzen Aufwand ein zweites Mal zu betreiben, lohnt sich nicht, also bleiben sie eben ohne aktuelles Bild. So entsteht der Flickenteppich auf der Teamseite, über den sich später alle wundern.

Warum Sammeltermine strukturell nicht funktionieren

Das eigentliche Problem ist nicht eure Organisation. Ihr macht das gut, sonst würde gar nichts laufen. Das Problem ist, dass ein Sammeltermin von einer Annahme lebt, die in einem lebendigen Büro nie stimmt. Nämlich dass alle relevanten Leute zur gleichen Zeit am gleichen Ort verfügbar sind. In einer Firma, in der ständig jemand im Kundentermin, auf Reisen, in Teilzeit oder im Homeoffice ist, trifft das praktisch nie zu.

Deshalb ist jeder Sammeltermin immer nur eine Momentaufnahme, die schon am nächsten Tag veraltet. Kaum sind die Bilder gemacht, fängt jemand Neues an, und das Auseinanderdriften beginnt sofort wieder. Ihr rennt einer Vollständigkeit hinterher, die es systembedingt gar nicht geben kann. Kein Wunder, dass sich das nach Sisyphusarbeit anfühlt.

Wenn ihr das einmal so seht, verschwindet auch das schlechte Gewissen. Es liegt nicht an euch, dass nie alle ein passendes Bild haben. Es liegt am Format des Sammeltermins, das für die Wirklichkeit eines modernen Büros einfach nicht gebaut ist. Und ein Format, das strukturell nicht funktioniert, sollte man nicht noch besser organisieren, sondern ersetzen.

Der Termin, der nicht mehr euch gehört

Stellt euch vor, das Foto wäre keine Aufgabe mehr, die auf eurem Tisch landet. Eine neue Person kommt an, bekommt einen kurzen Hinweis, wie sie zu ihrem Bild kommt, und erledigt das selbst, wann es ihr passt. Kein Raum, keine Umfrage, keine Erinnerungsmails, kein Aufräumen. Ihr seht das Ergebnis erst, wenn es fertig ist, und müsst es nur noch freigeben. Die ganze Koordination, die euch heute Stunden kostet, fällt einfach weg.

Das ist keine Zukunftsmusik. Genau in diese Richtung entwickeln sich moderne, studiofreie Lösungen, die aus einem einfachen Selfie ein professionelles Ergebnis machen, ohne Fotograf und ohne Termin. Für euch heisst das vor allem eins. Eine dieser undankbaren Daueraufgaben, die nie fertig wird und nie gesehen wird, verschwindet aus eurem Alltag. Ihr müsst das nicht heute entscheiden. Aber beim nächsten Mal, wenn ihr die Terminumfrage aufsetzt, dürft ihr euch ruhig fragen, ob es das wirklich noch braucht.

Zeit, die ihr besser einsetzt

Am Ende geht es nicht ums Fotografieren, sondern um eure Zeit. Jede Stunde, die ihr mit dem Jonglieren von Kalendern verbringt, fehlt euch an anderer Stelle. Bei den Dingen, die euren Arbeitsplatz wirklich zusammenhalten. Der Ansprechbarkeit, wenn jemand mit einem Problem kommt. Dem Überblick, der verhindert, dass Chaos entsteht. Den vielen kleinen Handgriffen, die dafür sorgen, dass sich alle im Büro gut aufgehoben fühlen.

Eine Aufgabe loszuwerden, die niemandem dient und euch nur Nerven kostet, ist deshalb kein Luxus. Es ist gute Selbstführung. Ihr müsst nicht beweisen, dass ihr Fototermine besonders geschickt koordinieren könnt. Ihr dürft euch stattdessen fragen, welche dieser wiederkehrenden Kleinaufgaben in Wahrheit gar nicht mehr sein müssen. Der Fototermin ist ein guter Anfang.