Notion, Asana, HubSpot: Interne Tools brauchen auch gute Fotos

Es gibt eine merkwürdige Doppelmoral im Umgang mit Mitarbeiterfotos. Für die Webseite und für LinkedIn geben sich viele Firmen grosse Mühe. Dort soll alles glänzen. Sobald es aber um die Werkzeuge geht, in denen die eigentliche Arbeit passiert, hört die Sorgfalt schlagartig auf. In Notion, Asana oder HubSpot tummeln sich dieselben Leute, aber ihre Bilder sind plötzlich Nebensache. Das ergibt keinen Sinn, wenn man kurz darüber nachdenkt.

Denn wo verbringt euer Team eigentlich die meiste Zeit? Nicht auf der eigenen Über-uns-Seite. Nicht auf LinkedIn. Sondern in genau diesen internen Tools, in denen Aufgaben verteilt, Dokumente geschrieben und Kundenkontakte gepflegt werden. Dort begegnen sich Menschen den ganzen Tag über kleine Profilbilder. Und dort, wo die echte Zusammenarbeit stattfindet, sind die Gesichter am schlechtesten gepflegt. Das ist die eigentliche Ironie.

Der Ort, an dem Arbeit wirklich passiert

Nehmt ein Aufgaben-Tool wie Asana. Jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen, und neben jedem Namen steht ein kleines Bild. Ihr seht diese Bilder ständig, wenn ihr durch Projekte scrollt, Zuständigkeiten prüft oder eine Aufgabe zuweist. Sie sind die visuelle Sprache, in der Verantwortung im Team sichtbar wird. Ein Gesicht macht aus einer Zuweisung eine Person, die man kennt.

In Notion ist es ähnlich. Wer hat diese Seite zuletzt bearbeitet, wer hat den Kommentar hinterlassen, wer sitzt an dem Dokument. Überall winzige Avatare, die euch durch den Tag begleiten. Und in HubSpot geht es sogar noch einen Schritt weiter, denn dort tauchen eure Gesichter nicht nur intern auf. Sie stehen an Kontakten, an Deals, an der Kommunikation mit Kunden. Manche dieser Ansichten sehen auch Aussenstehende.

All diese Werkzeuge haben eines gemeinsam. Sie zeigen dauernd kleine Bilder von Menschen. Und weil sie so alltäglich sind, prägen sie das Gefühl von Zusammenarbeit stärker als jede Hochglanzseite, die man vielleicht einmal im Monat öffnet. Der Alltag formt die Kultur, nicht die Schaufenster.

Warum die Vernachlässigung teuer wird

Man könnte einwenden, dass interne Tools ja intern sind und es dort nicht so genau darauf ankommt. Dieser Gedanke unterschätzt zwei Dinge. Erstens ist die Grenze zwischen innen und aussen längst durchlässig. Kunden werden in Projekträume eingeladen, Partner erhalten Zugriff auf gemeinsame Boards, ein HubSpot-Kontaktverlauf wird im Kundengespräch geteilt. Was ihr für rein intern haltet, sehen überraschend oft auch Fremde.

Zweitens wirkt die Vernachlässigung auch nach innen. Ein Team, dessen Werkzeuge voller grauer Platzhalter und schiefer Selfies sind, sendet an jeden neuen Kollegen eine leise Botschaft. Hier nimmt man es nicht so genau. Diese Botschaft setzt sich fest, ohne dass sie je ausgesprochen wird. Sie senkt unmerklich den Anspruch an Sorgfalt, und zwar an einer Stelle, an der Sorgfalt eigentlich täglich sichtbar sein sollte.

Ich halte das für einen unterschätzten Punkt. Firmen investieren in aufwendige Prozesse und teure Software, um besser zusammenzuarbeiten, und vergessen dabei das Menschlichste überhaupt. Nämlich, dass Menschen leichter miteinander arbeiten, wenn sie ein Gesicht vor sich haben. Ein gepflegter Avatar ist kein Kosmetikthema. Er ist ein kleiner Baustein von Vertrauen im Alltag.

Ein Foto für viele Bühnen

Das Praktische ist, dass ihr diese Arbeit nur einmal machen müsst. Ein gutes Porträt funktioniert überall. Dasselbe Bild, das auf LinkedIn überzeugt, macht sich auch in Notion, Asana und HubSpot gut. Ihr braucht keine getrennten Bilder für jede Plattform. Ihr braucht ein starkes Foto, das ihr konsequent überall hinterlegt.

Genau hier liegt aber oft das Problem. Viele haben gar kein solches Bild. Sie haben ein Foto für den einen wichtigen Auftritt organisiert und für alles andere greifen sie zum nächstbesten Schnappschuss. Wenn aber alle im Team ein einziges, ordentliches Porträt besitzen, das sie überall verwenden, entsteht plötzlich Konsistenz über sämtliche Werkzeuge hinweg. Und diese Konsistenz ist es, die ein Team geschlossen wirken lässt, egal in welchem Tool man ihm begegnet.

Das ist auch eine Frage der Einfachheit. Ein Bild, das überall passt, spart jedem einzelnen Menschen im Team die immer gleiche kleine Entscheidung, welchen Ausschnitt man denn jetzt hochlädt. Man lädt einfach das eine gute Bild. Fertig.

Ein Standard, den ihr leicht setzen könnt

Meine Meinung dazu ist deutlich. Wenn ihr euch die Mühe macht, für die grosse Bühne gute Fotos zu erstellen, dann verwendet sie auch für die kleine. Es wäre schade, ein starkes Porträt zu haben und es ausgerechnet dort brachliegen zu lassen, wo euer Team die meiste Zeit verbringt. Macht das gute Bild zum Standard über alle Werkzeuge hinweg, nicht nur für den Aussenauftritt.

Am einfachsten gelingt das, wenn ihr beim Einrichten neuer Zugänge das Foto gleich mitdenkt. Ein neuer Kollege bekommt seinen Notion-Zugang, seinen Asana-Platz, sein HubSpot-Profil. In genau diesem Moment gehört das Bild dazu. So entsteht der Standard von selbst, ohne späteres Nachfassen und ohne peinliche Sammelaktionen Monate später.

Wenn euch bisher der Aufwand abgeschreckt hat, für alle ein anständiges einheitliches Bild zu beschaffen, lohnt ein Blick auf die heutigen studiofreien Möglichkeiten. Sie erzeugen aus einfachen Ausgangsfotos saubere, stimmige Porträts und machen es damit realistisch, dass wirklich jeder im Team ein gutes Bild hat. Genau das ist die Voraussetzung dafür, dass auch eure internen Werkzeuge endlich nach Team aussehen.