Microsoft Teams ohne gute Profilbilder wirkt unpersönlich

Es gibt einen Moment in fast jedem Arbeitstag, den kaum jemand bewusst wahrnimmt. Ein Meeting beginnt, die Kameras bleiben aus, und auf dem Bildschirm erscheint eine Kachelwand. Statt Gesichtern seht ihr Kreise. Manche zeigen ein Bild, viele nur zwei Buchstaben auf farbigem Grund. Willkommen in der Realität von Microsoft Teams, wie sie in den meisten Firmen tatsächlich aussieht.

Über diese Kacheln redet niemand, und trotzdem verbringt ihr einen erheblichen Teil eurer Woche damit, sie anzuschauen. Sie sind das Gesicht eurer Zusammenarbeit, wenn das echte Gesicht gerade nicht zu sehen ist. Und wenn dieses Ersatzgesicht nur aus Initialen besteht, dann fehlt etwas. Nicht dramatisch, aber spürbar. Die Runde wirkt kühler, anonymer, ein bisschen wie ein Telefonat mit Fremden.

Die Kamera bleibt öfter aus, als euch lieb ist

In der Theorie lösen Videobilder das Problem. In der Praxis bleibt die Kamera erstaunlich oft aus. Die Verbindung ist wackelig, das Homeoffice unaufgeräumt, der Tag lang, die Kaffeetasse noch halbleer. Es gibt tausend gute Gründe, das Bild ausgeschaltet zu lassen, und die Leute nutzen sie alle. Das ist völlig normal und wird sich nicht ändern.

Genau deshalb ist das Profilbild so wichtig. Es ist nicht der Ausnahmefall, es ist der Normalfall. In dem Moment, in dem die Kamera aus ist, übernimmt euer hinterlegtes Foto die Rolle eures Gesichts. Wenn dort ein klares, freundliches Porträt liegt, bleibt ihr ein Mensch im Raum. Wenn dort nur ein Kürzel steht, werdet ihr zu einer Zeile in einer Liste. Der Unterschied entscheidet mit, wie persönlich sich das ganze Gespräch anfühlt.

Und es trifft nicht nur euch selbst. Es trifft alle. Eine Konferenz, in der zwölf graue Kreise nebeneinander schweben, hat eine andere Temperatur als eine, in der zwölf Gesichter zu sehen sind. Im ersten Fall redet man zu Kacheln. Im zweiten Fall redet man zu Kollegen. Der Ton ändert sich, ohne dass jemand es benennt.

Wo euer Gesicht überall auftaucht

Viele unterschätzen, an wie vielen Stellen dieses eine Foto erscheint. Es ist nicht nur die Videokachel. Es steht neben jeder Chat-Nachricht, die ihr schreibt. Es taucht im Kalender auf, wenn ihr einen Termin annehmt. Es erscheint, wenn jemand euren Namen anklickt, um eure Kontaktdaten zu sehen. Es begleitet euch durch die geteilten Dateien, die Kommentare, die kleinen Statushinweise am Rand.

Ein einziges Bild leistet also enorm viel Arbeit im Hintergrund. Es ist eure Dauerpräsenz in einem Werkzeug, das ihr jeden Tag stundenlang benutzt. Und wenn dieses Bild ein verwackeltes Selfie aus dem Auto ist oder eben gar nichts, dann sendet ihr über all diese Kanäle dieselbe leise Botschaft. Nämlich, dass die Sache nicht so genau genommen wird. Das ist selten so gemeint. Es wirkt nur so.

Besonders heikel wird es bei geteilten Meetings mit Kunden oder Partnern. Die sehen genau dieselben Kacheln wie ihr intern. Ein Kunde, der einer Runde beitritt und lauter graue Kreise erblickt, gewinnt keinen souveränen Eindruck. Er sieht eine Firma, die sich nicht darum gekümmert hat, wie sie erscheint. Und der erste Eindruck in einem Videocall ist genauso hartnäckig wie im echten Raum.

Der Aufwand ist kleiner als der Effekt

Das Verblüffende an diesem Thema ist das Verhältnis von Aufwand und Wirkung. Ein gutes Profilbild ist einmal hinterlegt und arbeitet danach jahrelang für euch. Es kostet keine laufende Mühe, keine tägliche Entscheidung, keine Vorbereitung vor jedem Call. Es liegt einfach da und macht euch bei jeder Gelegenheit ein Stück nahbarer.

Trotzdem bleibt dieser eine Schritt bei vielen liegen. Nicht aus Faulheit, sondern weil er nie eingefordert wird. Niemand fragt beim Start nach einem Bild, also lädt niemand eines hoch. Dabei wäre es eine der günstigsten Investitionen in die Wirkung eines Teams überhaupt. Wenn ihr wollt, dass eure interne Kommunikation wärmer und professioneller wirkt, ist das hinterlegte Foto der Hebel mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Ergebnis.

Ein guter Zeitpunkt, das anzugehen, ist jeder Neuzugang. Wer neu startet, richtet ohnehin alles frisch ein. Das Foto gehört einfach dazu, so selbstverständlich wie das Passwort. Und für alle anderen reicht ein freundlicher Anstoss, verbunden mit dem Vorbild der Führung.

Was ein gutes Kachelbild leisten muss

Ein Bild, das in einer kleinen runden Kachel funktioniert, folgt anderen Regeln als ein grosses Porträt. Es ist winzig. Deshalb zählt vor allem das Gesicht. Der Kopf sollte den Kreis gut ausfüllen, der Blick zur Kamera gehen, das Licht das Gesicht klar zeigen. Ein weiter Bildausschnitt mit viel Umgebung verschwindet in dieser Grösse zu einem Brei aus Farben, aus dem man nichts mehr erkennt.

Ausserdem hilft eine gewisse Einheitlichkeit im Team. Wenn alle Porträts einen ruhigen, ähnlichen Charakter haben, wirkt die Kachelwand geschlossen statt zerrissen. Das ist der Unterschied zwischen einem Team, das zusammengehört, und einer Ansammlung von Einzelbildern, die zufällig im selben Fenster gelandet sind.

Wer für sein ganzes Team saubere, stimmige Bilder braucht und dafür keinen aufwendigen Fototermin organisieren möchte, findet inzwischen moderne, studiofreie Wege. Sie liefern erstaunlich gute Ergebnisse aus einfachen Ausgangsfotos und nehmen dem Thema genau die Hürde, an der es sonst so oft scheitert.