Koordination frisst mehr Budget als das eigentliche Shooting

Wenn ein Fotoshooting im Budget aus dem Ruder laeuft, denken alle zuerst an den Fotografen. Zu teuer, zu viele Zusatzstunden, zu grosse Ausstattung. Fast immer liegen sie damit falsch. Das Geld verschwindet woanders, naemlich in der Koordination. Und die steht auf keinem Angebot.

Koordination ist die Arbeit, die entsteht, bevor die erste Kamera ausgepackt wird und noch lange nachdem die letzte eingepackt ist. Sie ist unsichtbar, weil sie sich auf viele Schultern verteilt und in keinem eigenen Budgetposten landet. Genau deshalb wird sie so verlaesslich unterschaetzt.

Der Fotograf ist der einfache Teil

Das mag ueberraschen, aber der Fotograf ist der planbarste Posten am ganzen Projekt. Er nennt einen Preis, kommt zur abgemachten Zeit, liefert ein Ergebnis. Klarer Vertrag, klare Leistung. Wenn nur alles andere so einfach waere.

Um diesen einen klaren Termin herum wächst ein Berg aus kleiner Arbeit. Jemand muss den Tag mit allen abstimmen. Jemand baut eine Slot-Liste und pflegt sie, wenn sich zum dritten Mal etwas verschiebt. Jemand bucht den Raum, sorgt fuer Licht und Steckdosen, klärt, wer die Leute empfaengt. Jemand schreibt allen, was sie anziehen sollen, und beantwortet die zwanzig Rueckfragen dazu. Jemand erinnert am Vortag, jemand faengt am Morgen die Kranken ab und schiebt den Plan um. Keine dieser Aufgaben ist gross. Zusammen sind sie ein Zweitprojekt.

Warum niemand diese Kosten sieht

Diese Arbeit versteckt sich so gut, weil sie niemand am Stueck erledigt. Sie zerfaellt in Dutzende Mini-Aufgaben, die zwischen der eigentlichen Arbeit hindurchlaufen. Eine Mail hier, ein Anruf da, ein kurzes Nachhaken im Vorbeigehen.

Weil kein einziger Block gross genug ist, um aufzufallen, taucht die Summe nie irgendwo auf. Niemand schreibt in die Projektkosten: dreissig Stunden interne Koordination. Diese dreissig Stunden existieren trotzdem. Sie stecken im Loohn einer Assistenz, einer Office-Managerin, einer HR-Person, die eigentlich fuer anderes da ist. Und weil diese Menschen ohnehin auf der Gehaltsliste stehen, fuehlt sich ihre Zeit fuer das Shooting kostenlos an. Ist sie aber nicht. Sie fehlt einfach an anderer Stelle.

Das ist der Kern des Problems. Sichtbare Kosten werden geprueft und verhandelt. Unsichtbare Kosten werden schlicht getragen. Das Fotohonorar wird beim Angebot noch gedrueckt. Die dreifache Summe an interner Koordination laeuft kommentarlos durch, weil sie niemand als Kosten erkennt.

Je grösser die Firma, desto schlimmer

Bei einer kleinen Firma ist die Koordination laestig, aber ueberschaubar. Zehn Leute an einem Vormittag, das haelt eine Person nebenbei zusammen. Ab einer gewissen Grösse kippt das Verhaeltnis ins Absurde.

Bei zweihundert Menschen ueber mehrere Standorte wird aus der Koordination ein eigenes Vorhaben. Verschiedene Zeitzonen im Kalender, verschiedene Verfuegbarkeiten, mehrere Shooting-Tage, die alle wieder eigene Abstimmung brauchen. Jetzt kuemmert sich nicht mehr eine Person nebenbei darum, sondern ein kleines Team über Wochen. Und mit jedem zusaetzlichen Tag, jedem Nachtermin, jeder Standortreise wächst der unsichtbare Posten weiter, waehrend das eigentliche Fotohonorar fast gleich bleibt.

Genau hier zieht die Koordination am eigentlichen Shooting vorbei. Der Fotograf berechnet vielleicht drei Tage. Die interne Abstimmung ueber Wochen verschlingt in Arbeitsstunden ein Vielfaches davon. Nur sieht es niemand, weil es kein Rechnungsdokument dafuer gibt.

Was ohne Koordination uebrig bleibt

Die spannende Frage ist nicht, wie ihr die Koordination effizienter macht. Die spannende Frage ist, ob ihr sie ueberhaupt braucht. Denn genau hier setzen die studiofreien Loesungen an, und dieser Punkt geht in der Debatte um Bildqualitaet fast immer unter.

Wenn jede Person ihr Bild selbststaendig und ortsunabhaengig erstellt, verschwindet fast der ganze Koordinationsberg. Keine Slot-Liste, kein Raum, keine Erinnerungsmails, kein Abfangen von Ausfaellen, keine Nachtermine. Was bleibt, ist ein kurzer Hinweis an alle, ihr Bild bis zu einem Datum zu erstellen. Die dreissig oder hundert Stunden interne Abstimmung fallen einfach weg. Nicht weil jemand schneller arbeitet, sondern weil die Aufgabe gar nicht erst entsteht.

Das ist der eigentliche Grund, warum die ehrliche Budgetrechnung so oft ueberrascht. Ihr vergleicht nicht Fotohonorar gegen Abopreis. Ihr vergleicht ein Honorar plus einen unsichtbaren Berg Koordination gegen einen Preis fast ohne diesen Berg. Für das eine, hochwertige Bild einer kleinen Fuehrungsgruppe lohnt sich die Koordination weiterhin, da ist der Aufwand ueberschaubar und das Ergebnis besonders. Für die breite Belegschaft aber ist die Koordination der stille Budgetfresser. Wer ihn sichtbar macht, trifft die Entscheidung ploetzlich mit ganz anderen Zahlen.