فرق العمليات: فكّروا في صور الموظفين أخيراً كعملية قابلة للتوسع

أنتم تميّزون العملية السيئة من بعيد. تتعلق بشخص واحد، وتعيش على المناداة لا على القواعد، وتعمل جيداً بالضبط ما دام الحجم صغيراً. وما إن يكبر حتى تنهار تحت الحمل ولا يكون أحد قد توقّع ذلك، رغم أنه كان واضحاً. مثل هذه العملية بالضبط هي في كل مؤسسة تقريباً صورة الموظف.

مع اثني عشر شخصاً لا يُلحظ الأمر. تلتقط المساعدة بسرعة بعض الصور، وإن نقصت واحدة سُئل عنها بسرعة. أما مع مئتي شخص في ثلاثة مواقع مع دوران دائم، فتتحول حلّ المناداة هذا إلى مشكلة جودة بيانات تسري في كل نظام. لننظر إلى الأمر بالطريقة التي تنظرون بها إلى العمليات. بموضوعية، على امتداد الإنتاجية ومصادر الخطأ والتوحيد القياسي.

العملية الكلاسيكية غير القابلة للتوسع

العملية القابلة للتوسع لها بضع خصائص تعدّونها وأنتم نيام. إنها مستقلة عن الأفراد. تعطي المخرجات نفسها دائماً عند المدخلات نفسها. لا تصبح أغلى خطياً حين يرتفع الحجم. ولها نقاط تسليم محددة يكون فيها واضحاً من يفعل ماذا. صورة الموظف الكلاسيكية تنتهك كل خاصية من هذه الخصائص.

إنها تتعلق بشخص، غالباً ذاك الذي في المكتب ويصادف أنه يملك كاميرا. المخرجات تتذبذب حسب ضوء النهار والمزاج والخلفية. تصبح أغلى مع كل موقع، لأن عليكم التنظيم في كل مكان على حدة. والتسليم غير واضح، ولهذا تضيع الصور بانتظام بين الموارد البشرية وتقنية المعلومات والتواصل. من الذي سيرفع الصورة الحديثة إلى النظام، وبأي دقة أصلاً. غالباً لا يعرف أحد ذلك بدقة.

النتيجة تعرفونها من البيانات. صور ناقصة، وصيغ غير موحّدة، ولقطات قديمة لأناس صار شكلهم مختلفاً تماماً. كل واحدة منها جرح صغير في جودة البيانات، وهي في المجموع تعطي ظهوراً يبدو غير احترافي، رغم أن المؤسسة نفسها تعمل باحتراف عالٍ. هذا بالضبط نوع التناقض الذي يقفز إلى عيونكم فوراً في مراجعة العمليات.

أين تنكسر العملية تحديداً

إذا قِستم بصدق، تجدون دائماً نقاط الكسر نفسها. الأولى هي توقيت الالتحاق. الناس يبدؤون تباعاً لا دفعة واحدة، وطلب مصوّر لكل فرد على حدة لا يستحق العناء. فتجمّعون، وفي فترة الانتظار يتنقل الشخص بدائرة رمادية. أسابيع، وأحياناً أشهراً.

نقطة الكسر الثانية هي الاتساق عبر المواقع. زيورخ تصوّر بطريقة مختلفة عن جنيف، والفريق الخارجي في بلد آخر بطريقة مختلفة أيضاً. تحصلون في النهاية على ثلاثة عوالم صور تقف جنباً إلى جنب في الدليل المشترك وتتنافر. الثالثة هي التحديث. الصورة التي التُقطت مرة تتقادم، لكن لا يوجد محفّز يدفع إلى لقطة جديدة. فتبقى ببساطة إلى أن تصبح محرجة.

هذه النقاط الثلاث تشترك في شيء. إنها لا تنكسر بسبب أخطاء أفراد، بل لأن العملية يدوية ومرتبطة بالأحداث منذ البداية. العملية اليدوية التي تعيش على حملات جمع نادرة لا تستطيع أن تعكس التغيّر المستمر أصلاً. أنتم تعاملون مهمة جارية كمشروع لمرة واحدة، وهذا ينتقم منكم مع كل توظيف جديد.

التوحيد القياسي دون نزع الطابع الإنساني

الحل ليس في إخراج الإنسان من الصورة، بل في إخراج العشوائية من العملية. التوحيد القياسي يعني هنا أن الإطار والصيغة والدقة والجودة محددة، بينما يبقى الشخص نفسه حراً. المعيار الجيد يشبه قالباً مؤسسياً. يوفّر عليكم القرارات نفسها المتكررة ويترك مساحة لما ينبغي أن يكون فردياً.

المهم هو فكرة الخدمة الذاتية. العملية القابلة للتوسع تنقل الالتقاط إلى حيث يمكن أن يحدث دون تنسيق، أي إلى الشخص نفسه. هو يقدّم المدخلات، والنظام يتكفّل بجودة موحّدة، وأنتم تحتفظون بالموافقة. هكذا تفصلون الإنتاجية عن قدرتكم الخاصة. سواء بدأ الأسبوع القادم خمسة أو خمسون شخصاً، لم يعد ذلك يشكّل فرقاً للعملية.

العملية التي تنمو معكم

في النهاية الأمر يتعلق بالسؤال نفسه المطروح في كل نظام تبنونه. هل يتوسع مع نمو المؤسسة، أم يصبح كابحاً. عملية التصوير القائمة على المواعيد الجماعية والمناداة ستصبح كابحاً بالتأكيد، لأنها تصبح أغلى وأكثر جهداً خطياً. أما العملية التي يصل فيها كل شخص بنفسه إلى نتيجة متسقة فتنمو بسهولة معكم.

هنا بالضبط تدخل الحلول الحديثة التي تستغني عن الاستوديو، والتي تنتج من صورة ذاتية صورة احترافية موحّدة وتندمج بسلاسة في المسارات القائمة. لستم مضطرين إلى إعداد ذلك كمشروع كبير. يكفي أن تعاملوا الصورة مرة واحدة كأي عملية أخرى تتحملون مسؤوليتها. قِيسوا الجهد الحقيقي، وجِدوا نقاط الكسر، واستبدلوا ما لا يتوسع بنيوياً. الباقي يأتي من تلقاء نفسه.