行政经理：协调拍摄约期是过去式了

你们的工作里有一些任务，没有人看得见，直到它们出岔子。续咖啡，那份必须准时到的订购，那个突然被重复预订的会议室。然后有这么一个任务，它伴随你们数周，花掉无数封小邮件，而到最后照样没人注意。给新同事的拍摄约期。

纸面上这是一件小事。现实里它是那种感觉像放牧一群猫的任务之一。得约一位摄影师，订一个房间，找一个尽可能多的人同时都有空的日期。然后前三天有人取消了，因为插进来一个客户约定，你们又从头再来。我们诚实地谈一谈，为什么这么费事，以及有什么能改变它。

一个单独约期背后那些看不见的工作

坐下来数一数，一次传统的集中拍摄约期到底吞掉了什么。你们要来三位摄影师的报价并作比较。你们弄清楚哪个房间够大、哪里光对。你们发一份问卷，问谁哪天有空，并整理答案。你们前两天提醒众人，否则一半人会忘。你们在约期当天还要快把桌子挪到一边，并确保摄影师找得到停车位。

每一个单独的步骤只花几分钟。可加起来是好几个小时，它们不写在任何职位说明里，却照样稳稳归你们。苦涩之处在于，只要一切顺利，这份工作就一直看不见。相反，一旦出岔子，因为一张照片缺了或者模糊了，问题就立刻落到你们头上。你们承担风险，却很少得到认可。

然后来了那个几乎没人计划的部分。补拍。约期时两个人生病，一个之后才入职，一位女同事在居家办公。为这几个人把整套功夫再做一遍不划算，于是他们就没有当下的照片。团队页面上的那块拼布就是这么产生的，后来所有人都对它纳闷。

为什么集中约期在结构上就行不通

真正的问题不是你们的组织。你们做得好，否则什么都跑不起来。问题在于，一次集中约期靠一个在活生生的办公室里从不成立的假设为生。也就是所有相关的人同时、同地有空。在一家总有人在客户约定、在出差、在兼职或者在居家办公的公司里，这实际上从不成立。

因此，每一次集中约期都只是一个瞬间定格，第二天就过时了。照片刚拍好，就有新人入职，散开立刻又开始了。你们在追一个系统上根本不可能存在的完整。难怪它感觉像西西弗斯的苦役。

一旦你们这样看它，那份内疚也就消失了。不是你们的错，让从来没有所有人都有一张合适照片。是集中约期这种形式的错，它压根就不是为一个现代办公室的现实而造的。而一个结构上就行不通的形式，人不该把它组织得更好，而该替换它。

那个不再属于你们的约期

设想一下，照片不再是一个落到你们桌上的任务。一个新人到了，得到一条简短的提示，说明如何拿到自己的照片，然后自己在合适的时候办完。没有房间，没有问卷，没有提醒邮件，没有收拾。你们只在结果做好时才看到它，然后只需批准。今天花你们好几个小时的整套协调，就这么没了。

这不是遥不可及的未来幻想。现代的、无需影棚的方案，恰恰朝这个方向发展，能从一张简单的自拍做出一个专业的结果，没有摄影师，没有约期。对你们来说，这首先意味着一件事。一件这样吃力不讨好、永远做不完、永远没人看见的长期任务，从你们的日常里消失了。你们不必今天就决定。可下一次当你们设起那份约期问卷时，你们大可问问自己，它是不是真的还有必要。

你们用得更好的时间

说到底，这无关拍照，而关乎你们的时间。你们花在腾挪日历上的每一个小时，都在别处缺席。缺在那些真正把你们工作场所拢在一起的事上。缺在有人带着问题来时的可搭话上。缺在防止混乱产生的那份统观上。缺在那许多让办公室里所有人都感到妥善的小小动作上。

因此，摆脱一个不为任何人服务、只让你们耗神的任务，不是奢侈。它是良好的自我管理。你们不必证明自己能特别巧妙地协调拍摄约期。你们大可转而问自己，这些反复出现的小任务里，哪些其实根本不必再有。拍摄约期是一个好的开始。