Офис-менеджерам: согласование фотосессий осталось в прошлом

В вашей работе есть задачи, которых никто не замечает, пока всё не пойдёт наперекосяк. Пополнение кофе, заказ, который должен прийти вовремя, переговорная, вдруг забронированная дважды. А ещё есть та самая задача, которая тянется неделями, стоит бесчисленных мелких писем и в итоге всё равно никому не бросается в глаза. Это фотосессия для новых коллег.

На бумаге это мелочь. На деле это одна из тех задач, что напоминают попытку пасти стадо кошек. Нужно найти фотографа, забронировать помещение, подобрать дату, на которую сможет прийти как можно больше людей. А потом за три дня кто-то отменяет, потому что вклинилась встреча с клиентом, и вы начинаете всё сначала. Давайте честно поговорим о том, почему это так утомительно и что тут можно изменить.

Невидимая работа за одной-единственной встречей

Сядьте как-нибудь и сложите вместе всё, что на деле требует классическая общая фотосессия. Вы запрашиваете три предложения от фотографов и сравниваете их. Вы выясняете, какое помещение достаточно большое и где хороший свет. Вы рассылаете опрос, кто в какой день сможет, и разбираете ответы. Вы напоминаете людям за два дня, иначе половина забудет. Вы в день съёмки ещё и быстро отодвигаете столы и следите, чтобы фотограф нашёл парковку.

Каждый отдельный шаг занимает всего пару минут. Но в сумме это часы, которых нет ни в одной должностной инструкции и которые всё равно достаются именно вам. Обидно то, что эта работа остаётся невидимой, пока всё складывается. А вот если что-то пойдёт не так, потому что снимка нет или он размыт, вопрос тут же прилетает к вам. Вы несёте риск, но признание достаётся редко.

А потом наступает часть, которую почти никто не закладывает. Добор. Двое во время съёмки болели, один вышел на работу позже, коллега была на удалёнке. Ради этой горстки людей затевать всё заново невыгодно, и они так и остаются без актуального снимка. Так и рождается то самое лоскутное одеяло на странице команды, которому потом все удивляются.

Почему общие фотосессии не работают в принципе

Настоящая проблема не в вашей организации. Вы делаете это хорошо, иначе вообще ничего бы не двигалось. Проблема в том, что общая фотосессия держится на допущении, которое в живом офисе никогда не соответствует действительности. А именно, что все нужные люди одновременно доступны в одном месте. В компании, где постоянно кто-то на встрече с клиентом, в поездке, работает неполный день или из дома, такое не случается практически никогда.

Поэтому любая общая фотосессия это всегда лишь снимок момента, который устаревает уже на следующий день. Не успели сделать снимки, как приходит кто-то новый, и расхождение начинается тут же снова. Вы гонитесь за полнотой, которой в принципе не может быть по устройству системы. Неудивительно, что это ощущается как сизифов труд.

Стоит один раз увидеть это так, и чувство вины тоже исчезает. Не вы виноваты в том, что подходящего снимка нет у всех сразу. Дело в самом формате общей фотосессии, который просто не создан для реальности современного офиса. А формат, который не работает по своей сути, нужно не улучшать ещё сильнее, а заменять.

Задача, которая больше не ваша

Представьте, что фотография больше не задача, которая приземляется на ваш стол. Приходит новый человек, получает короткую подсказку, как ему сделать свой снимок, и делает это сам, когда ему удобно. Ни помещения, ни опроса, ни писем-напоминаний, ни уборки. Вы видите результат, только когда он готов, и вам остаётся лишь его утвердить. Вся координация, которая сегодня стоит вам часов, просто отпадает.

Это не музыка далёкого будущего. Именно в эту сторону развиваются современные решения без студии, которые превращают обычное селфи в профессиональный результат, без фотографа и без назначенной встречи. Для вас это означает прежде всего одно. Одна из тех неблагодарных бесконечных задач, которая никогда не завершается и которую никто не замечает, уходит из вашего рабочего дня. Решать это сегодня не обязательно. Но в следующий раз, когда вы будете составлять опрос по датам, спокойно спросите себя, действительно ли это ещё нужно.

Время, которое вы потратите с большей пользой

В конечном счёте дело не в съёмке, а в вашем времени. Каждый час, который вы проводите за жонглированием календарями, недостаёт вам в другом месте. Там, где по-настоящему держится ваш офис. В готовности помочь, когда кто-то приходит с проблемой. В общем обзоре, который не даёт разрастись хаосу. В десятках мелких действий, благодаря которым все в офисе чувствуют себя как дома.

Избавиться от задачи, которая никому не служит и только стоит вам нервов, поэтому не роскошь. Это хорошее управление собой. Вам не нужно доказывать, что вы особенно ловко умеете согласовывать фотосессии. Лучше спросите себя, какие из этих повторяющихся мелких задач на самом деле уже не должны существовать. Фотосессия хорошее начало.