Manajer kantor: mengoordinasi jadwal foto adalah masa lalu

Ada tugas di pekerjaan Anda yang tak seorang pun lihat, sampai ia berjalan miring. Pengisian ulang kopinya, pesanan yang harus ada tepat waktu, ruang rapat yang mendadak dipesan ganda. Dan lalu ada tugas yang satu ini, yang mendampingi Anda selama berminggu-minggu, memakan tak terhitung surel kecil, dan pada akhirnya toh tak menarik perhatian siapa pun. Jadwal foto untuk rekan wanita dan rekan baru.

Di atas kertas itu sebuah perkara kecil. Dalam kenyataan ia salah satu dari tugas yang terasa seperti menggembalakan sekawanan kucing. Seorang fotografer harus dimintai, sebuah ruang direservasi, sebuah tanggal ditemukan yang padanya sebanyak mungkin orang sekaligus bisa. Dan lalu tiga hari sebelumnya seseorang membatalkan, karena sebuah jadwal pelanggan datang di antaranya, dan Anda mulai dari awal. Mari berbicara dengan jujur tentang mengapa itu begitu menyusahkan dan apa yang bisa diubah padanya.

Kerja tak tampak di balik sebuah jadwal tunggal

Duduklah sekali dan hitunglah, apa yang benar-benar dilahap sebuah jadwal foto kumpul klasik. Anda mengumpulkan tiga penawaran dari fotografer dan membandingkannya. Anda menjelaskan, ruang mana yang cukup besar dan di mana cahayanya benar. Anda mengirim edaran sebuah survei, di hari mana siapa yang bisa, dan menilai jawabannya. Anda mengingatkan orang dua hari sebelumnya, karena jika tidak separuhnya melupakannya. Anda merapikan pada jadwalnya sendiri masih cepat-cepat mejanya ke samping dan memastikan bahwa fotografernya menemukan sebuah tempat parkir.

Setiap langkah tunggal hanya berlangsung beberapa menit. Tetapi dalam jumlah ia berjam-jam, yang tak berdiri di deskripsi jabatan mana pun dan yang toh pasti milik Anda. Yang pahit padanya adalah bahwa kerja ini tinggal tak tampak, selama semuanya berjalan. Jika ia sebaliknya berjalan miring, karena sebuah gambar hilang atau buram, pertanyaannya langsung mendarat pada Anda. Anda mengusung risikonya, tetapi jarang penghargaannya.

Dan lalu datang bagian yang nyaris tak seorang pun rencanakan. Susulannya. Dua orang sakit pada jadwalnya, satu baru mulai sesudahnya, seorang rekan wanita di kerja rumah. Untuk segenggam manusia ini menjalankan seluruh kesusahannya kedua kalinya, tak sepadan, jadi mereka justru tinggal tanpa gambar yang mutakhir. Dengan begitu muncul tambal sulam di halaman tim, yang tentangnya kelak semua heran.

Mengapa jadwal kumpul secara struktural tak berfungsi

Masalah yang sebenarnya bukan organisasi Anda. Anda melakukannya dengan baik, jika tidak sama sekali tak ada yang berjalan. Masalahnya adalah bahwa sebuah jadwal kumpul hidup dari sebuah asumsi, yang di sebuah kantor yang hidup tak pernah benar. Yaitu bahwa semua orang yang relevan tersedia pada waktu yang sama di tempat yang sama. Di sebuah perusahaan yang di dalamnya terus-menerus seseorang di jadwal pelanggan, di perjalanan, di paruh waktu, atau di kerja rumah, itu secara praktis tak pernah berlaku.

Karena itu setiap jadwal kumpul selalu hanya sebuah rekaman momen, yang sudah usang di hari berikutnya. Baru gambarnya dibuat, seseorang yang baru mulai, dan penjauhannya bermula seketika lagi. Anda mengejar sebuah kelengkapan yang karena sistemnya sama sekali tak bisa ada. Tak heran bahwa itu terasa seperti kerja Sisifus.

Jika Anda melihatnya sekali begitu, hilang pula suara hati yang buruk. Ia terletak bukan pada Anda, bahwa tak pernah semua punya sebuah gambar yang cocok. Ia terletak pada format jadwal kumpulnya, yang untuk kenyataan sebuah kantor modern sekadar tak dibangun. Dan sebuah format yang secara struktural tak berfungsi, seharusnya orang tak mengaturnya lebih baik lagi, melainkan menggantinya.

Jadwal yang tak lagi milik Anda

Bayangkan, fotonya tak lagi sebuah tugas yang mendarat di meja Anda. Sebuah pribadi baru tiba, mendapat sebuah petunjuk singkat, bagaimana ia sampai ke gambarnya, dan menyelesaikannya sendiri, kapan ia pas baginya. Tak ada ruang, tak ada survei, tak ada surel pengingat, tak ada perapian. Anda melihat hasilnya baru jika ia selesai, dan hanya harus melepaskannya. Seluruh koordinasinya, yang hari ini memakan berjam-jam dari Anda, sekadar lenyap.

Itu bukan musik masa depan. Justru ke arah ini berkembang solusi modern tanpa studio, yang membuat dari sebuah selfie yang sederhana sebuah hasil yang profesional, tanpa fotografer dan tanpa jadwal. Untuk Anda itu berarti terutama satu hal. Salah satu dari tugas tetap yang tak berterima kasih ini, yang tak pernah selesai dan tak pernah dilihat, lenyap dari keseharian Anda. Anda tak harus memutuskannya hari ini. Tetapi kelak, jika Anda menyusun survei jadwalnya, Anda boleh dengan tenang bertanya pada diri, apakah ia benar-benar masih dibutuhkan.

Waktu yang lebih baik Anda gunakan

Pada akhirnya ini bukan soal memotret, melainkan soal waktu Anda. Setiap jam yang Anda habiskan dengan menyulap kalender, kurang pada Anda di tempat lain. Pada hal yang benar-benar menyatukan tempat kerja Anda. Keterjangkauan, jika seseorang datang dengan sebuah masalah. Gambaran menyeluruh yang mencegah bahwa kekacauan muncul. Banyak gerakan tangan kecil yang memastikan bahwa semua di kantor merasa terjaga baik.

Melepaskan sebuah tugas yang tak melayani siapa pun dan hanya memakan saraf dari Anda, karena itu bukan sebuah kemewahan. Ia adalah pemimpinan diri yang baik. Anda tak harus membuktikan bahwa Anda bisa mengoordinasi jadwal foto secara sangat cekatan. Anda boleh alih-alih bertanya pada diri, mana dari tugas kecil yang berulang ini yang sesungguhnya sama sekali tak lagi harus ada. Jadwal fotonya adalah sebuah awal yang baik.