Office managers: coordinar sesiones de fotos es cosa del pasado

Hay tareas en su trabajo que nadie ve hasta que salen mal. Rellenar el café, el pedido que tiene que llegar a tiempo, la sala de reuniones que de repente está reservada dos veces. Y luego está esa tarea que los acompaña durante semanas, cuesta incontables correos pequeños y al final aun así no le llama la atención a nadie. La sesión de fotos para las nuevas colegas y los nuevos colegas.

Sobre el papel es una nimiedad. En la realidad es una de esas tareas que se sienten como pastorear un rebaño de gatos. Hay que contactar a un fotógrafo, reservar una sala, encontrar una fecha en la que puedan a la vez el mayor número posible de personas. Y entonces, tres días antes, alguien cancela porque le surge una reunión con un cliente, y ustedes empiezan de nuevo. Hablemos con honestidad de por qué esto es tan penoso y de qué se puede cambiar.

El trabajo invisible detrás de una sola cita

Siéntense una vez y sumen lo que devora en realidad una sesión de fotos colectiva clásica. Piden tres presupuestos a fotógrafos y los comparan. Aclaran qué sala es lo bastante grande y dónde la luz es buena. Envían una encuesta sobre qué día puede cada quien y evalúan las respuestas. Recuerdan a la gente dos días antes, porque de lo contrario la mitad lo olvida. El día de la cita todavía retiran rápido las mesas y se aseguran de que el fotógrafo encuentre aparcamiento.

Cada paso por separado dura solo unos minutos. Pero en conjunto son horas que no figuran en ninguna descripción de puesto y que aun así les pertenecen con seguridad. Lo amargo es que este trabajo permanece invisible mientras todo funciona. En cambio, cuando algo sale mal porque falta una foto o está borrosa, la pregunta aterriza de inmediato en ustedes. Cargan con el riesgo, pero rara vez con el reconocimiento.

Y luego llega la parte que casi nadie planifica. La segunda ronda. Dos personas estaban enfermas el día de la cita, una empezó después, una colega estaba teletrabajando. Repetir todo el esfuerzo por segunda vez para ese puñado de personas no compensa, así que se quedan sin foto actual. Así nace el mosaico desparejo en la página del equipo, el mismo que después extraña a todo el mundo.

Por qué las citas colectivas no funcionan a nivel estructural

El problema real no es su organización. Ustedes lo hacen bien, de lo contrario no funcionaría nada. El problema es que una cita colectiva vive de una suposición que en una oficina viva nunca se cumple. Concretamente, que todas las personas relevantes están disponibles al mismo tiempo en el mismo lugar. En una empresa en la que constantemente alguien está en una reunión con un cliente, de viaje, en jornada parcial o teletrabajando, eso prácticamente nunca ocurre.

Por eso toda cita colectiva es siempre solo una instantánea que ya al día siguiente queda desactualizada. Apenas hechas las fotos, empieza alguien nuevo y la deriva vuelve a comenzar de inmediato. Ustedes persiguen una completitud que, por la propia naturaleza del sistema, no puede existir. No es de extrañar que se sienta como un trabajo de Sísifo.

En cuanto lo ven así, desaparece también la mala conciencia. No es culpa suya que nunca todos tengan una foto adecuada. Es culpa del formato de la cita colectiva, que sencillamente no está hecho para la realidad de una oficina moderna. Y un formato que no funciona a nivel estructural no hay que organizarlo aún mejor, sino sustituirlo.

La cita que ya no les pertenece

Imaginen que la foto ya no fuera una tarea que aterriza en su mesa. Una nueva persona llega, recibe una breve indicación de cómo conseguir su imagen y lo resuelve por su cuenta cuando le viene bien. Sin sala, sin encuesta, sin correos recordatorios, sin recoger nada. Ustedes ven el resultado solo cuando está listo y solo tienen que aprobarlo. Toda la coordinación que hoy les cuesta horas simplemente desaparece.

Esto no es ciencia ficción. Justo en esa dirección evolucionan las soluciones modernas sin estudio, que convierten un simple selfie en un resultado profesional, sin fotógrafo y sin cita. Para ustedes eso significa sobre todo una cosa. Una de esas tareas permanentes e ingratas que nunca se terminan y nunca se ven desaparece de su día a día. No tienen que decidirlo hoy. Pero la próxima vez que preparen la encuesta de fechas, bien pueden preguntarse si de verdad hace aún falta.

Tiempo que aprovechan mejor

Al final no se trata de fotografiar, sino de su tiempo. Cada hora que pasan haciendo malabares con calendarios les falta en otro lado. En las cosas que de verdad mantienen unido su lugar de trabajo. La disponibilidad cuando alguien llega con un problema. La visión de conjunto que evita que surja el caos. Los muchos pequeños gestos que hacen que todos en la oficina se sientan bien acompañados.

Deshacerse de una tarea que no sirve a nadie y solo les cuesta nervios no es, por tanto, un lujo. Es buen autoliderazgo. No tienen que demostrar que saben coordinar sesiones de fotos con especial destreza. En su lugar, pueden preguntarse cuáles de estas pequeñas tareas recurrentes en verdad ya no tienen por qué existir. La sesión de fotos es un buen comienzo.