Equipos de eventos: fotos de ponentes que no se buscan a última hora

Faltan diez días para su conferencia. El programa está cerrado, el recinto reservado, el catering confirmado. Solo falta una cosa: ocho retratos de ponentes para la web, el folleto del programa y los anuncios en redes sociales. Ya han insistido tres veces. Ahora empiezan a llegar las primeras imágenes. Una es una captura de un vídeo antiguo de una charla, borrosa y oscura. Otra la envía el ponente desde el taxi, en horizontal, con las gafas de sol en la cabeza. Y otra es tan pequeña que en la impresión se deshace en una masa de píxeles. Conocen este juego, y lo detestan.

Un evento vive de sus caras. Los ponentes son la razón por la que alguien compra una entrada, por la que las asistentes se toman el día libre, por la que la prensa se digna a mirar. Y las imágenes de esas caras son lo primero que ven los invitados potenciales, mucho antes de que empiece la primera charla. Si esas imágenes son un mosaico deslavazado, sufre la percepción de todo su evento, por muy bueno que sea el programa en contenido.

Las fotos de ponentes venden sus entradas

La página de ponentes es una de las más visitadas de cualquier web de eventos. Quien se plantea comprar una entrada mira quién sube al escenario. Un retrato potente transmite: aquí habla alguien de nivel, esto merece la pena. Una imagen floja y desenfocada, en cambio, siembra dudas, con total independencia de lo brillante que sea la persona en realidad. El interesado lee la calidad de la imagen como calidad del evento.

Y ahora llega el efecto que muchos equipos de eventos subestiman. Las fotos de ponentes nunca aparecen solas. Aparecen en galería, unas al lado de otras, en la web, en el folleto del programa, en la imagen para compartir. Y en esa fila, cada elemento discordante salta a la vista de inmediato. Nueve retratos profesionales y una captura pixelada en medio, eso arrastra hacia abajo toda la cuadrícula. El ojo se queda enganchado en la imagen más débil, no en la más fuerte.

Para una conferencia especializada de precio alto, esto es un problema real. Quizá cobran varios cientos de francos por una entrada. El interesado espera a cambio profesionalidad en cada detalle, y la galería de ponentes es su primera prueba. Si no la superan, el cursor se va hacia la equis de cerrar más rápido de lo que les gustaría.

La coherencia es especialmente difícil en su caso

Aquí está el verdadero quid del sector de los eventos. Sus ponentes no forman parte de su equipo. Vienen de empresas distintas, de países distintos, de mundos distintos. Cada uno envía la imagen que tiene a mano, en cualquier calidad imaginable y en cualquier formato. Uno tiene una foto profesional de agencia, otra solo una imagen de vacaciones, el tercero nada en absoluto y hay que presionarlo primero.

Una sesión de fotos centralizada queda completamente descartada. No pueden citar en el estudio a una ponente de Estocolmo y a un keynote de Silicon Valley sin más. A menudo ven el escenario por primera vez el mismo día del evento. Todo lo que tienen son los archivos que llegan por correo, y esos son, por naturaleza, un caos.

Precisamente por eso, una web de eventos en la que todos los ponentes se ven igualmente homogéneos parece un pequeño milagro. Transmite organización y exigencia al máximo nivel. El invitado piensa de forma inconsciente, si ya tienen las imágenes tan bien controladas, seguro que sobre el terreno todo saldrá sin fricciones. Ese anticipo de confianza vale oro.

La presión de tiempo es su compañera constante

Todo equipo de eventos conoce la cuenta atrás. Cuanto más cerca está la fecha, más se llena la agenda y menos tiempo queda para los rezagados. Las fotos de ponentes que faltan aparecen casi siempre en las últimas dos semanas, cuando ustedes ya están haciendo malabares con el montaje de stands, el guion del evento y otras mil cosas. Y justo entonces tienen que perseguir fotos, revisarlas y ponerlas en forma.

Y no termina cuando pasa el plazo de cancelaciones. Un ponente se cae a última hora, entra un sustituto, y de repente vuelve a faltar una imagen, tres días antes del cierre de imprenta del folleto. Estos cambios de última hora son la regla en el sector de los eventos, no la excepción. Un set de imágenes rígido, producido una sola vez, les ayuda poco, porque la plantilla cambia hasta el final.

Lo que necesitan es una vía para convertir rápidamente lo que entregan los ponentes en algo homogéneo. No en una producción fotográfica costosa semanas antes, sino de forma flexible, a corto plazo, incluso tres días antes de cerrar.

Así se quitan el estrés de encima

El mejor momento para aclarar las fotos de los ponentes es el momento de la confirmación, no el momento del pánico. Pidan a cada ponente una imagen directamente al confirmar y dejen claro qué necesitan. Así tendrán margen por si hay que insistir. Pero incluso con la mejor planificación queda el problema de fondo: lo que llega es dispar y la calidad varía enormemente.

Aquí conviene mirar hacia soluciones modernas y sin estudio. Hoy se puede generar, a partir de un simple selfie que un ponente hace en dos minutos con el móvil, un retrato profesional y homogéneo con el estilo de su evento. Sin estudio, sin desplazamiento, sin que la ponente de Estocolmo tenga que viajar a ningún sitio. Así consiguen también para el ponente sustituto de última hora, en muy poco tiempo, una imagen que encaja con la galería. La cuenta atrás sigue corriendo, pero las fotos de ponentes ya no les hacen sudar la gota gorda.