Los derechos de imagen de las fotos de empleados se aclaran demasiado tarde

Hay una pregunta que en casi todas las empresas se plantea demasiado tarde. A quién pertenece en realidad esta imagen y quién puede hacer qué con ella. Rara vez surge al principio, cuando todo está relajado y la foto acaba de tomarse. Surge después, cuando alguien se ha ido, cuando una imagen aparece de repente en un anuncio o cuando un empleado pide que por fin retiren su rostro. Y entonces la aclaración ya no es relajada, sino tensa.

El patrón es casi siempre el mismo. Al principio reina el entusiasmo, se toman rápidamente un par de retratos, se celebra el resultado y se publica en internet. Nadie piensa en los derechos de uso, porque nadie espera un conflicto. Justamente ese es el error. Los derechos de imagen son como un paraguas. No se necesitan cuando brilla el sol, y se echan amargamente de menos cuando de repente cae un aguacero.

El momento en que se vuelve incómodo

Imaginen una escena típica. Una empleada deja la empresa en malos términos. Su retrato sigue en la página del equipo, sonriendo como si nada hubiera pasado. Exige que lo retiren, y con razón. Ahora empieza la búsqueda. Dónde está la imagen almacenada. Quién la hizo en su momento. Existe siquiera algún acuerdo. En muchas empresas, en este punto sigue un silencio incómodo, porque nadie dejó nada por escrito.

Ese silencio sale caro. No necesariamente en dinero, pero sí en nervios, tiempo y confianza. Un conflicto que con un acuerdo claro se resolvería en cinco minutos se convierte, sin él, en una disputa interminable. Y lo amargo es que la aclaración necesaria al principio apenas habría supuesto esfuerzo. Un par de frases claras en el momento de la foto habrían bastado. En cambio, la pregunta se aplaza hasta que se plantea sola con toda su fuerza.

Tres niveles que nadie separa

Parte del problema es que se mezclan alegremente distintos derechos. Primero está el derecho a la propia imagen, que pertenece a la persona retratada. Luego está la cuestión de quién puede usar la imagen y en qué marco. Y por último, la pregunta de quién posee y almacena técnicamente el archivo. Estos tres niveles no son lo mismo, y quien los mezcla acaba irremediablemente en la niebla.

Un ejemplo deja clara la diferencia. Un fotógrafo puede ser el autor de una imagen, mientras que la persona retratada sigue teniendo la potestad de decidir si su rostro aparece y dónde. La empresa, a su vez, necesita una autorización de uso para poder emplear la imagen. Si falta uno de esos niveles, todo se tambalea. Ustedes pueden poseer el archivo y, aun así, no usarlo legítimamente, porque falta el consentimiento de la persona. Quien solo piensa en el archivo pasa por alto los niveles decisivos que hay por encima.

Por qué el final pertenece al principio

La regulación más inteligente piensa siempre desde ya en el día en que algo deja de encajar. Las personas cambian de trabajo, cambian de opinión, en algún momento quieren presentarse de otra manera. Un derecho de imagen que solo regula el principio, pero no el final, es un derecho a medias. Por eso todo acuerdo debe incluir la pregunta de qué ocurre cuando la persona deja la empresa o retira su consentimiento. Una revocación no debe ser un estado de excepción, sino un caso previsto.

Por cierto, eso también tranquiliza a las personas cuya imagen usan. Quien sabe que puede retirar su rostro de la circulación en cualquier momento consiente con mucha más facilidad. El miedo a quedar colgado para siempre en algún sitio desaparece. Así, una cesión de derechos rígida se convierte en un pacto justo entre iguales. Y los pactos justos duran más y generan menos conflictos que los que alguien firmó bajo presión.

Cómo aclarar la pregunta pronto y con calma

La salida no tiene nada de espectacular y precisamente por eso es eficaz. Aclaren los derechos antes de que la imagen exista siquiera, no después. Fijen en un ambiente tranquilo para qué se usará el retrato, durante cuánto tiempo y cómo desaparece en caso de revocación o salida. Déjenlo por escrito en lenguaje claro, no en jerga jurídica que de todos modos nadie lee. La claridad al principio es la forma más barata de evitar conflictos que existe.

Igual de importante es la visión de conjunto. Lleven un registro de qué imagen se usa dónde, para no tener que adivinar llegado el caso. Un rostro cuyo paradero conocen también pueden retirarlo rápido. Justamente en eso fracasa la práctica con más frecuencia, porque las imágenes migran sin que nadie lo anote. Quien mantiene la visión de conjunto convierte un posible conflicto en una cuestión de unos pocos clics.

Al final, la lección es sencilla. Los derechos de imagen no son un asunto para el momento del conflicto, sino para el principio, cuando todos aún tienen buena voluntad. Hoy existen vías modernas y sin estudio para crear retratos a partir de selfies, y las más pensadas hacen transparentes desde el inicio el uso, la revocación y el borrado. Quien plantea pronto la pregunta incómoda nunca tiene que responderla después en una disputa. Y ese es, al final, todo el truco.