Gemeinden: Verwaltung persönlicher und moderner zeigen

Öffnet einmal die Website eurer Gemeinde und klickt auf Verwaltung. Was seht ihr? In den allermeisten Fällen eine Tabelle. Abteilung, Name, Telefonnummer, vielleicht eine Mailadresse. Die Bauverwalterin, die seit zwölf Jahren jede noch so knifflige Baugesuch-Frage geduldig erklärt, steht dort als eine Zeile zwischen zwei Linien. Kein Gesicht, kein Mensch, nur Text. Und die Einwohnerin, die zum ersten Mal wegen einer Umbaubewilligung anruft, weiss nicht, ob am anderen Ende jemand Freundliches sitzt oder eine Behörde, die sie am liebsten wegschicken würde.

Dabei ist genau das die grosse Chance, die viele Gemeinden verschenken. Eine Verwaltung hat den Ruf, anonym und amtlich zu sein. Sträflich unterschätzt wird, wie leicht sich dieser Eindruck drehen lässt. Wer den Menschen hinter dem Schalter ein Gesicht gibt, verändert die ganze Beziehung zwischen Bürgerin und Amt. Aus einer Instanz, die man fürchtet, wird ein Team, das man kennt.

Warum die Verwaltung ein Gesicht braucht

Für die meisten Menschen ist die Gemeinde die einzige Behörde, mit der sie regelmässig zu tun haben. Ummeldung, Pass, Hundemarke, Baubewilligung, Kita-Platz. All das läuft über euch. Und trotzdem bleibt die Verwaltung für viele ein diffuses Etwas, ein Amt, an das man denkt wie an eine Wand. Das führt zu unnötiger Distanz. Wer sich vor dem Anruf schon fürchtet, kommt gereizt ins Gespräch, und aus einer simplen Frage wird ein zäher Termin.

Ein Foto der zuständigen Person nimmt dieser Distanz die Spitze. Wenn die Einwohnerin vor dem Anruf sieht, mit wem sie es zu tun bekommt, ein freundliches, offenes Gesicht, dann ruft sie anders an. Zugewandter, weniger abwehrbereit. Sie hat schon eine kleine Beziehung aufgebaut, bevor das Telefon überhaupt klingelt. Das erleichtert nicht nur ihr den Kontakt, es macht auch euren Arbeitsalltag angenehmer.

Es geht dabei um Nähe, nicht um Hochglanz. Eine Gemeindeverwaltung muss nicht aussehen wie eine Werbeagentur. Sie soll nahbar wirken, kompetent und menschlich. Ein warmes, ehrliches Portrait der Sachbearbeiterin sagt mehr über die Kultur eurer Gemeinde als jedes Leitbild auf der Startseite.

Vertrauen entsteht am Schalter und online

Vertrauen in Behörden ist ein hohes Gut, und es bröckelt vielerorts. Menschen misstrauen dem Amtlichen, dem Undurchschaubaren, dem Anonymen. Genau hier könnt ihr als Gemeinde gegensteuern, ganz konkret und ohne grosses Budget. Transparenz beginnt damit, dass die Verwaltung zeigt, wer sie eigentlich ist. Nicht als abstrakter Apparat, sondern als konkrete Menschen, die in derselben Gemeinde wohnen, die man vielleicht vom Dorffest kennt.

Denkt an eine Neuzuzügerin, die frisch in eure Gemeinde gezogen ist. Sie kennt niemanden, sie muss zehn Dinge erledigen, und die Verwaltung ist ihre erste Anlaufstelle. Findet sie auf der Website echte Gesichter mit Namen, fühlt sie sich willkommen. Findet sie nur eine Tabelle, fühlt sie sich wie eine Nummer. Der erste Eindruck einer Gemeinde entsteht heute selten am Empfang, sondern auf dem Bildschirm, abends um zehn, wenn das Amt längst geschlossen ist.

Auch nach innen wirkt das. Eine Verwaltung, die ihre Leute sichtbar macht, signalisiert Wertschätzung. Der Werkhofmitarbeiter, die Finanzverwalterin, der Gemeindeschreiber, sie alle tragen dazu bei, dass das Dorf funktioniert. Ihnen ein Gesicht zu geben, ist auch ein Zeichen an sie selbst, dass ihre Arbeit gesehen wird.

Ein einheitliches Bild trotz gewachsener Strukturen

Jetzt kommt die Realität. Eine Gemeindeverwaltung ist selten aus einem Guss. Da arbeitet die langjährige Kanzleimitarbeiterin neben dem jungen Lernenden, der Bauverwalter teilt sich sein Pensum mit der Nachbargemeinde, die Sozialberaterin ist nur an drei Tagen da. Manche sitzen im Gemeindehaus, andere im Werkhof, wieder andere im Schulhaus. Wollte man alle für ein einheitliches Fotoshooting an einem Tag zusammentrommeln, scheiterte das schon an den Dienstplänen.

Das Ergebnis sieht man auf vielen Gemeindeseiten, sobald überhaupt Bilder vorhanden sind. Ein Portrait wurde vor acht Jahren gemacht, ein anderes ist ein Handyfoto vom letzten Sommer, ein drittes fehlt ganz, weil die Person erst kürzlich angefangen hat. Dieser Flickenteppich wirkt unbeabsichtigt liederlich, obwohl niemand etwas dafür kann. Für eine Institution, die Ordnung und Verlässlichkeit verkörpern soll, ist das ein unglücklicher Eindruck.

Ein gemeinsamer Bildstil über die ganze Verwaltung hinweg löst das Problem. Gleiche Anmutung, gleicher Ausschnitt, egal ob jemand seit zwanzig Jahren im Amt ist oder seit zwei Wochen. Das wirkt wie ein Team, das zusammengehört, und genau das ist eine Gemeindeverwaltung ja auch. Die Einheitlichkeit erzählt nebenbei eine Botschaft von Sorgfalt, und Sorgfalt ist genau das, was Bürgerinnen von ihrer Verwaltung erwarten.

Kleine Gemeinde, begrenztes Budget, was tun

Der ehrliche Einwand vieler Gemeinden lautet: Wir haben weder Geld noch Zeit für so etwas. Das Budget ist knapp, jeder Franken muss vor dem Gemeinderat gerechtfertigt werden, und einen Fotografen für einen halben Tag ins Haus zu holen, um zwölf Leute abzulichten, fühlt sich nach Luxus an. Verständlich. Aber die Alternative, gar keine oder schlechte Bilder, kostet auf andere Weise, nämlich an Nähe und Vertrauen.

Erschwerend kommt hinzu, dass klassische Shootings schlecht zur Fluktuation passen. Kaum wart ihr beim Fotografen, geht die Kanzleileiterin in Pension, ein neuer Lernender beginnt, die Bauverwaltung wird neu besetzt. Und schon habt ihr wieder Lücken, für die sich der nächste Sammeltermin kaum lohnt. So bleibt das Bildverzeichnis dauerhaft unvollständig.

Deshalb lohnt für Gemeinden ein Blick auf moderne, studiofreie Wege. Heute lässt sich aus einem einfachen Selfie, das jede Mitarbeiterin in zwei Minuten am Arbeitsplatz aufnimmt, ein professionelles, einheitliches Portrait erzeugen, ohne Fototermin, ohne Anreise, ohne dass jemand seinen Dienst unterbrechen muss. So bekommt auch der neue Werkhofmitarbeiter in seiner ersten Woche ein Bild, das zu dem der Kolleginnen passt. Am Ende geht es nur um eines. Die Bürgerin öffnet eure Website, sieht echte, freundliche Gesichter und denkt, das ist keine ferne Behörde, das sind Menschen aus meiner Gemeinde, die mir helfen.