Büroteams: Professioneller wirken in Teams, Outlook und LinkedIn

Rechnet einmal grob nach, wie oft euer Gesicht heute schon über einen Bildschirm gelaufen ist. Der Kollege sieht euren kleinen runden Avatar im Teams-Chat, wenn ihr eine Frage schickt. Die Kundin sieht euer Bild neben der Signatur, wenn Outlook eure Mail anzeigt. Ein Interessent, der euren Namen googelt, landet auf eurem LinkedIn-Profil und sieht dort das Foto, das ihr vor vier Jahren mal hochgeladen habt. Drei Kanäle, drei Situationen, dasselbe Gesicht. Nur leider oft in drei verschiedenen Varianten, von denen keine so recht sitzt.

Das Tückische an diesen Bildern ist, dass sie arbeiten, während ihr abwesend seid. Ihr sitzt in einer anderen Besprechung, seid im Homeoffice, im Feierabend. Trotzdem repräsentiert euch dieses Miniaturfoto weiter, in jedem Chatfenster, in jeder Verteilermail, in jeder Suchtrefferliste. Es ist der Teil von euch, der nie Pause macht. Und genau deshalb lohnt es sich, ihm einmal richtig Aufmerksamkeit zu schenken.

Der Avatar, den niemand ernst genommen hat, entscheidet trotzdem mit

In vielen Büroteams ist das Profilbild eine Sache, die man irgendwann beim Onboarding schnell erledigt hat. Ein Handyfoto vom Schreibtisch, notdürftig zugeschnitten, weil die IT nach einem Bild fragte. Danach hat es niemand mehr angefasst. Das Ergebnis begleitet euch nun bei jedem digitalen Kontakt. Wenn ihr einer neuen Kundin schreibt und sie das erste Mal auf eure Signatur schaut, ist dieses beiläufig entstandene Bild ihr erster Eindruck von euch. Kein Händedruck, kein Small Talk, nur dieses Foto und euer Name.

Der Punkt ist nicht, dass ein schlechtes Bild euch als Person abwertet. Der Punkt ist, dass es Reibung erzeugt. Ein dunkles, körniges Foto lässt den Empfänger unbewusst genauer hinschauen, ob hier alles seine Ordnung hat. Ein klares, freundliches Porträt tut das Gegenteil. Es beruhigt, es signalisiert, dass ihr wisst, was ihr tut, und es lässt den Blick weiterwandern zum Inhalt eurer Nachricht. Genau dorthin, wo er hingehört.

Die drei Kanäle wollen dasselbe, verzeihen aber Unterschiedliches

Teams, Outlook und LinkedIn zeigen euer Bild jeweils anders. In Teams ist es winzig und rund, oft nur ein kleiner Kreis neben eurem Namen. Da überlebt kein Bild, auf dem ihr klein in einer weiten Landschaft steht, denn übrig bleibt ein bunter Fleck, in dem euer Gesicht kaum auszumachen ist. Outlook zeigt das Bild etwas grösser, aber im Zweifel neben viel Text, weshalb ein ruhiger Hintergrund hilft, damit ihr nicht mit der Mail um Aufmerksamkeit ringt. Und LinkedIn ist die Bühne, auf der ein Interessent genauer hinsieht, oft mit dem Vorsatz, euch einzuschätzen, bevor er Kontakt aufnimmt.

Was alle drei belohnen, ist ein enger Bildausschnitt, in dem euer Gesicht die Hauptrolle spielt. Kopf und Schultern, guter Kontrast, ein Ausdruck, der wach und zugewandt wirkt. Das klingt banal, aber die meisten Profilbilder scheitern genau daran. Zu weit weg, zu dunkel, zu viel Ablenkung im Hintergrund. Wenn ihr nur eine Sache ändert, dann rückt näher heran und sorgt für Licht von vorn, nicht von hinten.

Warum ein Team gemeinsam gewinnt, wenn alle das Gleiche tun

Jetzt kommt der Teil, der über das einzelne Profil hinausgeht. Stellt euch einen externen Partner vor, der zum ersten Mal in einem grösseren Teams-Meeting mit euch sitzt. Zwölf Kacheln, zwölf Avatare. Bei fünf Leuten ein sauberes Porträt, bei dreien ein Urlaubsbild, bei zweien nur die grauen Initialen, weil sie nie ein Foto hinterlegt haben. Dieser Eindruck überträgt sich auf die ganze Runde. Ein Team, das digital aufgeräumt auftritt, wirkt organisiert, auch wenn die einzelne Person daran gar nicht gedacht hat.

Umgekehrt zieht ein uneinheitlicher Auftritt alle mit nach unten. Die Kollegin mit dem guten Foto wirkt in der Kachelwand nicht besser, sie wirkt einfach als Ausnahme in einem unordentlichen Ganzen. Deshalb lohnt es sich, das Profilbild nicht als reine Privatsache zu behandeln, sondern als etwas, das ihr als Team einmal gemeinsam angeht. Wenn alle in eine ähnliche Richtung ziehen, gewinnt jeder Einzelne mit, ohne mehr Aufwand als vorher.

Einmal richtig, statt jahrelang mit dem Provisorium leben

Der ehrliche Grund, warum diese Bilder so lange schlecht bleiben, ist Aufwand. Ein Fototermin für alle klingt nach Organisation, nach Budget, nach einem halben Tag, an dem das ganze Büro nacheinander vor die Kamera muss. Also verschiebt man es, und aus dem Provisorium wird ein Dauerzustand, der Jahr für Jahr in jedem Chatfenster mitläuft.

Dabei muss der Weg heute nicht mehr über das Studio führen. Es gibt inzwischen studiofreie Möglichkeiten, aus einem gewöhnlichen Selfie ein sauberes, professionelles Porträt zu machen, das in Teams, Outlook und LinkedIn gleichermassen sitzt, für jede Person im Team im selben ruhigen Stil. Das Schöne daran ist nicht der technische Kniff, sondern dass ihr das leidige Thema ein einziges Mal ordentlich erledigt. Danach arbeitet euer Bild für euch, in jedem Kanal, jeden Tag, ohne dass ihr je wieder darüber nachdenken müsst.