مديرو المكاتب: تنسيق مواعيد التصوير أصبح من الماضي

توجد في عملكم مهام لا يراها أحد إلى أن تسير على نحو خاطئ. إعادة تعبئة القهوة، والطلبية التي يجب أن تصل في موعدها، وقاعة الاجتماعات المحجوزة فجأة مرتين. ثم توجد تلك المهمة الواحدة التي تلازمكم أسابيع، وتكلّف رسائل صغيرة لا تُحصى، ومع ذلك لا ينتبه إليها أحد في النهاية. إنها موعد التصوير للزملاء الجدد.

على الورق هذا أمر بسيط. أما في الواقع فهي من تلك المهام التي تشبه رعاية قطيع من القطط. يجب طلب مصوّر، وحجز قاعة، وإيجاد تاريخ يستطيع فيه أكبر عدد ممكن من الناس الحضور في الوقت نفسه. ثم يعتذر أحدهم قبل ثلاثة أيام لأن موعداً مع عميل تداخل مع الموعد، فتبدؤون من جديد. لنتحدث بصراحة عن سبب هذا العناء وعمّا يمكن تغييره فيه.

العمل غير المرئي خلف موعد واحد

اجلسوا مرة واحسبوا ما يلتهمه موعد تصوير جماعي تقليدي فعلاً. تطلبون ثلاثة عروض من مصورين وتقارنون بينها. توضّحون أي قاعة كبيرة بما يكفي وأين تكون الإضاءة مناسبة. ترسلون استبياناً لمعرفة من يستطيع الحضور في أي يوم، وتحلّلون الأجوبة. تذكّرون الناس قبل يومين وإلّا نسي نصفهم. في يوم الموعد نفسه تزيحون الطاولات بسرعة وتحرصون على أن يجد المصور موقفاً لسيارته.

كل خطوة على حدة لا تستغرق سوى دقائق. لكنها في المجموع ساعات لا تظهر في أي وصف وظيفي ومع ذلك تقع على عاتقكم بالتأكيد. والمرّ في الأمر أن هذا العمل يبقى غير مرئي طالما سار كل شيء على ما يُرام. أما إذا ساء لأن صورة ناقصة أو غير واضحة، فيصل السؤال إليكم فوراً. أنتم تتحملون المخاطرة، لكن نادراً ما تنالون التقدير.

ثم يأتي الجزء الذي قلّ من يخطّط له. الجولة الإضافية. اثنان كانا مريضين يوم الموعد، وواحد بدأ العمل بعده، وزميلة كانت تعمل من المنزل. أن تبذلوا كل هذا الجهد مرة ثانية من أجل هذه الحفنة من الناس أمر لا يستحق العناء، فيبقون ببساطة بلا صورة حديثة. هكذا ينشأ الخليط المرقّع على صفحة الفريق الذي يتعجب منه الجميع لاحقاً.

لماذا تفشل المواعيد الجماعية بنيوياً

المشكلة الحقيقية ليست في تنظيمكم. أنتم تفعلون ذلك جيداً، وإلّا لما سار شيء أصلاً. المشكلة أن الموعد الجماعي يقوم على افتراض لا يصحّ أبداً في مكتب نابض بالحياة. وهو أن كل الأشخاص المعنيين متاحون في الوقت نفسه وفي المكان نفسه. في شركة يكون فيها أحدهم دائماً في موعد مع عميل، أو في سفر، أو بدوام جزئي، أو يعمل من المنزل، لا يتحقق هذا عملياً أبداً.

لهذا يبقى كل موعد جماعي مجرد لقطة لحظية تصبح قديمة في اليوم التالي. ما إن تُلتقط الصور حتى يبدأ أحدهم الجديد، ويبدأ التباعد من جديد على الفور. أنتم تركضون خلف اكتمال لا يمكن أن يوجد أصلاً بحكم النظام. فلا عجب أن يشعر هذا كعمل سيزيفي لا ينتهي.

ما إن تروا الأمر هكذا حتى يزول تأنيب الضمير أيضاً. ليس ذنبكم أن لا أحد يملك دائماً صورة مناسبة. الذنب في صيغة الموعد الجماعي التي لم تُبنَ ببساطة لواقع مكتب حديث. والصيغة التي لا تعمل بنيوياً لا ينبغي تنظيمها على نحو أفضل، بل استبدالها.

الموعد الذي لم يعد يخصّكم

تخيّلوا لو أن الصورة لم تعد مهمة تقع على طاولتكم. يصل شخص جديد، ويحصل على إشارة قصيرة عن كيفية الحصول على صورته، ويُنجز ذلك بنفسه متى ناسبه. لا قاعة، ولا استبيان، ولا رسائل تذكير، ولا ترتيب. أنتم ترون النتيجة فقط حين تكون جاهزة، ولا يبقى عليكم سوى الموافقة عليها. كل التنسيق الذي يكلّفكم اليوم ساعات يختفي ببساطة.

هذا ليس حلماً بعيداً. في هذا الاتجاه بالضبط تتطور الحلول الحديثة التي تستغني عن الاستوديو، والتي تحوّل صورة ذاتية بسيطة إلى نتيجة احترافية، بلا مصوّر وبلا موعد. بالنسبة لكم يعني هذا شيئاً واحداً قبل كل شيء. واحدة من تلك المهام الدائمة الجاحدة التي لا تكتمل أبداً ولا يراها أحد تختفي من يومكم. لستم مضطرين إلى اتخاذ القرار اليوم. لكن في المرة القادمة حين تُعدّون استبيان المواعيد، يجوز لكم أن تسألوا أنفسكم بهدوء إن كان الأمر ما زال ضرورياً فعلاً.

وقت تستثمرونه على نحو أفضل

في النهاية الأمر لا يتعلق بالتصوير، بل بوقتكم. كل ساعة تقضونها في المناورة بين المفكرات تنقصكم في مكان آخر. عند الأمور التي تماسك مكان عملكم فعلاً. توفّركم حين يأتي أحدهم بمشكلة. نظرتكم الشاملة التي تمنع نشوء الفوضى. تلك الحركات الصغيرة الكثيرة التي تجعل الجميع في المكتب يشعرون بأنهم في أيدٍ أمينة.

لهذا فإن التخلص من مهمة لا تخدم أحداً ولا تكلّفكم سوى الأعصاب ليس رفاهية. إنه قيادة ذاتية جيدة. لستم مضطرين إلى إثبات أنكم تستطيعون تنسيق مواعيد التصوير ببراعة خاصة. بل يجوز لكم بدلاً من ذلك أن تسألوا أنفسكم أي من هذه المهام الصغيرة المتكررة لم يعد لها في الحقيقة داعٍ. موعد التصوير بداية جيدة.