أقسام الموارد البشرية توفّر الوقت حين تكون الصور موحّدة

هناك مهمة في قسم الموارد البشرية لا يجدها أحد مكتوبة في وصفه الوظيفي، ومع ذلك تلتهم الوقت بانتظام. إنها الصورة. يلتحق زميل جديد، ولا بد لأحدهم أن يحرص على وجود صورة شخصية له. للشبكة الداخلية، وللموقع الإلكتروني، وللبطاقة، وللهيكل التنظيمي. يبدو الأمر تفصيلاً صغيراً. لكنه في الواقع ورشة صغيرة دائمة لا تكتمل تماماً أبداً.

يتكرر النمط نفسه مع كل التحاق جديد. يُسأل عمّا إذا كانت هناك صورة جاهزة. غالباً لا توجد. فيرسل الموظف الجديد في وقت ما صورة كانت في متناول يده. قصاصة من صورة زفاف، أو صورة ذاتية داخل السيارة، أو لقطة عابرة من الصيف الماضي. ينظر إليها قسم الموارد البشرية، ويتنهّد بهدوء، ويطلب صورة أخرى. وهكذا تبدأ حلقة قد تمتد أسابيع.

لماذا تكلّفك الصورة الغائبة هذا القدر من الوقت

الجهد الحقيقي لا يكمن في الصورة نفسها، بل في الجري خلفها. كل طلب متابعة يكلّف رسالة وتذكيراً ومراجعة جديدة. مع التحاق واحد يكون الأمر محتملاً. لكن في شركة توظّف ثلاثين شخصاً في السنة، يتحوّل ذلك إلى ضجيج خلفي دائم. دائماً هناك شخص جديد، ودائماً تنقص صورة في مكان ما، ودائماً على أحدهم أن يتذكّر ذلك.

يُضاف إلى هذا سؤال الجودة. لأنه لا توجد قاعدة واضحة، يقدّم كل شخص شيئاً مختلفاً. هذا يرسل صورة عالية الدقة، وتلك قصاصة غير واضحة. الخلفية مرة بيضاء، ومرة هي غرفة المعيشة، ومرة يقف الشخص وسط حشد من الناس. فيتعيّن على قسم الموارد البشرية أن يقرّر ما إذا كانت الصورة كافية أم لا، وأن يتّخذ هذا القرار مراراً وتكراراً. هنا بالضبط يتبخّر الوقت، نقطة نقطة، لكن بلا توقّف.

والمُحبِط في الأمر أنه لا تنشأ في النهاية صورة موحّدة رغم كل ذلك. تبذل جهوداً صغيرة كثيرة، وتحصل مع ذلك على مزيج مرقّع. الجهد موجود، والنتيجة لا تقنع. وهذا أسوأ التركيبات على الإطلاق.

المعيار يُخرج القرار من كل حالة على حدة

الحل غير مثير للانتباه، ويؤتي أثره فوراً. ضع معياراً. قاعدة مكتوبة واضحة عن الشكل الذي ينبغي أن تكون عليه صورة الموظف. أي خلفية، وأي إطار للصورة، وأي دقة، وأي جو عام للصورة. ما إن توجد هذه القاعدة، حتى يختفي القرار اليومي في كل حالة على حدة. لن تضطر بعد الآن إلى التفكير من جديد في كل صورة لمعرفة إن كانت مناسبة. ستكتفي بمقارنتها بالمعيار.

الأثر أكبر مما يبدو. القرار الذي يُتّخذ مرة واحدة ويُثبّت كتابياً، لا يحتاج إلى نقاش بعد ذلك. الموظفون الجدد يعرفون منذ البداية ما هو المطلوب. تقلّ الأسئلة المتكرّرة، لأن التوقّع واضح. وإن لم تكن الصورة مناسبة رغم ذلك، فالسبب قابل للتسمية بوضوح. الصورة تطابق المعيار أو لا تطابقه. لا خلاف على الذوق، ولا شروحات طويلة.

وللمعيار أثر جانبي لطيف آخر. إنه يجعل الموضوع قابلاً للتسليم. فما دام كل شيء محفوظاً في رأس شخص واحد، تنهار العملية بمجرد أن يذهب هذا الشخص في إجازة. أما القاعدة المكتوبة فيستطيع أي أحد تطبيقها. وهكذا يتحوّل موضوع الصور من مسألة مرتبطة بشخص إلى إجراء، والإجراءات يمكن إدارتها بهدوء أكبر بكثير من القرارات الفردية المتواصلة.

ماذا تجلب الوحدة إلى جانب توفير الوقت

الصور الموحّدة لا توفّر الوقت فحسب، بل تحسّن أيضاً صورة الشركة في الداخل والخارج. الهيكل التنظيمي الذي تتشابه فيه كل الصور الشخصية يبدو مرتّباً ومهنياً. صفحة الفريق التي تشترك فيها كل الصور بالخلفية نفسها تشعّ بروح الانتماء المشترك. والشبكة الداخلية التي تظهر فيها الوجوه بشكل موحّد تسهّل الاهتداء، لأن لا شيء يصرف الانتباه عن الجوهري.

وهذا بالمناسبة إشارة مبخوسة القيمة بالنسبة إلى الموظفين الجدد. من يحصل في يومه الأول على صورة شخصية نظيفة ومهنية تبدو تماماً مثل صور الزملاء، يشعر بسرعة أكبر بأنه جزء من الكل. الصورة فعل صغير لكنه مرئي من أفعال الاستقبال. إنها تشير إلى الانتماء بشكل ظاهر ومتساوٍ. ولا تستطيع صورة خاصة مقصوصة أن تحقّق ذلك.

وعند حالات المغادرة والتنقّل أيضاً، يؤتي المعيار ثماره. حين ينتقل أحدهم إلى دور جديد أو يحتاج إلى صورة جديدة، تكون القاعدة موجودة منذ زمن. لا أحد مضطر إلى اختراع العجلة من جديد. تمضي العملية ببساطة، وهذا بالضبط هدف كل عمل جيد في الموارد البشرية. حالات استثنائية أقل، وإجراءات موثوقة أكثر.

هكذا ترسّخ المعيار في العمل اليومي

المعيار لا ينفع إلا إذا وصل إلى العمل اليومي. لذلك ادمجه حيث يمرّ الناس على أي حال. أدرج الصورة في مسار التعيين، إلى جانب العقد والوصول والتجهيزات مباشرة. هكذا تصبح جزءاً من الانطلاقة، لا شيئاً يُقدَّم لاحقاً ثم يُنسى. من يعرف في يومه الأول أن الصورة الشخصية جزء من الأمر، يقدّمها دون متابعة طويلة.

واحرص فوق ذلك على أن يبقى التنفيذ سهلاً. كلما كان الطريق إلى الصورة المناسبة أبسط، قلّت حاجتك إلى التذكير. وهنا بالضبط يتغيّر المشهد الآن. تتيح المقاربات التي لا تحتاج إلى استوديو الحصول من صورة ذاتية بسيطة على صورة شخصية موحّدة ومهنية تطابق المعيار من تلقاء نفسها. وبذلك تسقط أكبر عقبة، وهي الجهد الواقع على الشخص الفرد. وبالنسبة إليك في قسم الموارد البشرية، يعني هذا ما تتمنّاه منذ زمن طويل. موضوع صور يعمل من تلقاء نفسه دون أن تضطر إلى التفكير فيه باستمرار.